tax compliance – „modernes englischsprachiges Modewort“ oder „nur was für Große“?
„Modernes englischsprachiges Modewort“ oder „nur was für Große“ sind längst überholte Vorurteile. Tax compliance wird immer wichtiger und rückt in den Mittelpunkt des Interesses vieler Unternehmen. Tax compliance sollte im Mittelpunkt des Interesses jedes Unternehmens stehen: Unternehmensgewinne langfristig sichern, saubere, gradlinige Strukturen, Imagepflege, und Schutz der Organe und verantwortlich arbeitenden Führungskräfte sind wichtige Erfolgsbausteine jedes Unternehmens. Gleichgültig ob groß oder klein, ob Handelsbetrieb, Hersteller, Zulieferer, Versorger, Gaststätte, (Groß-) Bäckerei mit Filialen, Hotelkette, Dienstleister usw. Tax Compliance ist die Sicherstellung der Einhaltung der steuerlichen Regeln, insbesondere der Erklärungs- und Zahlungspflichten bei gleichzeitiger Vermeidung von Haftungsrisiken, der Risiken- und Gefahrenabwehr. Dies bedeutet bei gleichzeitiger Steuerminimierung der Steuerabteilung des Unternehmens einerseits die Kontrolle der Einhaltung der steuerlichen Gesetze und die Implementierung eines internen Kontroll- und Sicherungssystems für das Unternehmen und dessen Organe.
Nur was für die großen Konzerne? Keineswegs. Je nach Größe kann und muss jedes Unternehmen sich gegen steuerliche Fehler absichern, den Geschäftsführer und Leiter der Steuerabteilung schützen und gegenläufig dem Schlendrian, Unachtsamkeiten und Fehlern entgegenwirken, die sich teuer oder gar ordnungswidrigkeitenrechtlich oder gar (steuer-)strafrechtlich oder haftungsrechtlich auswirken können. Je nach Größe wird die tax compliance Abteilung größer oder kleiner ausfallen – in Kleineren Betrieben ggf. nur aus einer Person bestehen oder nur aus einem hin und wieder hinzugezogenen externen Berater. Ist der Betrieb groß genug, um einen tax compliance officer einzustellen, darf -um aber die gegenläufige Kontrolle effektiv zu gewährleisten, aber Geschäftsführer und Leiter der Steuerabteilung nicht personenidentisch mit dem tax compliance officer sein. In Kleinbetrieben, in denen ein weiterer Angestellter als tax compliance officer nicht dauerhaft darstellbar ist, sollte externer Rat und externe Kontrolle zumindest in epochal wiederkehrenden Checks durchgeführt werden. Derartige Kontrollen helfen eigene Fehler und bis dahin unentdeckte Risiken zu erkennen und abzustellen, so dass der Bestand des Unternehmens trotz dieser Zusatzkosten (besser) gewährleistet ist. Die Rechnung ist einfach: ein tax compliance officer oder ein epochal wiederkehrende Check durch einen externen tax compliance officer ist billiger, als Verzögerungsgelder, Zinsen, Haftungsrisiken, verdeckte Selbstanzeigen mit der Folge des Eintretens von Problemen bei späteren weiteren Berichtigungen wegen des Vollständigkeitsgebots, usw.
Der tax compliance officer muss in Steuersachen umfassende Kontroll- und Einsichtsrechte haben und muss seine Erkenntnisse dokumentieren und seine Anordnungen müssen umgesetzt werden. Seine Berichte über Probleme und Risiken sind Chefsache.
Die einfachen Aufgaben bestehen in der Erfassung der Erklärungs- und Anmeldepflichten und der Zahlungspflichten und vor allem deren Überwachung der fristgemäßen Erledigung. Klingt bei nur in Deutschland ansässigen Unternehmen recht überschaubar und einfach. Ist bei einem Betrieb mit im Ausland gelegenen Betriebsstätten und dortigen Erklärungs- und Zahlungspflichten schon schwieriger und bei international tätigen Firmen eine hohe und wichtige Kontrollaufgabe. Hier gilt es Verspätungszuschläge nach § 152 AO einerseits und Säumniszuschläge nach § 240 AO zu vermeiden. Weiter sind natürlich Zwangsgeldandrohungen und Zwangsgeldfestsetzung nach §§ 328 ff AO wegen Nichtabgabe von Erklärungen bzw. Anmeldungen zu vermeiden. Bei einigen Staaten kann die unpünktliche Zahlung bzw. Nicht-Anmeldung und verspätete Erklärungen zur Versagung des Erhalts von öffentlich-rechtlichen Aufträgen führen. Auch in Deutschland kann das Bestehen von Steuerschulden zur Versagung öffentlich-rechtlicher Aufträge führen. Auch werden in Bescheinigungen in Steuersachen (ehemals Unbedenklichkeitsbescheinigung) unpünktliche Erklärungen/Anmeldungen erfasst, wie Zahlungsrückstände bzw. unpünktliche Zahlungen und können schließlich in der Krise zur Versagung der steuerlichen Zuverlässigkeit führen.
Bei den Haftungsnormen sind natürlich die §§ 191, 69 ff. AO zu vermeiden, wie die Einhaltung der elektronischen Kommunikation nach § 87 a AO, die Erfüllung der Mitwirkungspflichten, § 90 AO, insbesondere während Betriebsprüfungen und bei etwaigen Umsatzsteuer- oder Lohnsteuernachschauen, §§ 193 ff. AO. Weiter wird seitens der tax compliance die Aufnahme der Anmeldungen bei Personenstands- und Betriebsaufnahmen überwacht, §§ 134-136 AO sowie die Erfassung und Meldung der Identifikationsmerkmal nach §§ 139 a-139 d AO, die korrekte Führung der Bücher, §§ 140-148 AO., sowie die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten. Schließlich gehört auch zum Aufgabenkreis des tax compliance officers die Aufstellung von Regeln während der Betriebsprüfung oder einer Steuerfahndungsprüfung. Weiter hat er bei Betriebsprüfungen für die Funktionsfähigkeit der Hard-und Software, gerade schon ausgesonderter Geräte und Programme zu wachen, so dass alte Programme und Rechner für Prüfungszwecke funktionsfähig zur Verfügung stehen, Sicherungskopien zu ziehen und vorzuhalten und immer wieder in Zeitabschnitten die Funktionsfähigkeit zu prüfen. Auch hat der Tax Compliance Officer die Vernichtung von Altunterlagen zu überwachen – also auf die Aufbewahrungsfristen zu achten und auch ggf. für noch laufende Altverfahren trotz Ablaufs der Aufbewahrungsfristen für das Aufbewahren alter Unterlagen und Daten die Altverfahren noch betreffenden Unterlagen zu wachen. mehr: (0049)0611-890910 oder www.streitiges-steuerrecht-burkhard-steuerstrafrecht.de