Abmahnung erhalten – was tun? Wie Sie jetzt am besten reagieren

Sie haben eine Abmahnung erhalten – was tun? So eine "Warnung" vom Arbeitgeber kommt oft überraschend und verunsichert. Was steckt dahinter, welche Folgen kann sie haben, und wie sollten Sie sich als Arbeitnehmer verhalten? Dieser Ratgeber gibt Antworten.

Was ist eine Abmahnung und welche Funktion hat sie?

Abmahnung im Arbeitsrecht (Symbolbild)Eine Abmahnung im Arbeitsrecht ist die Rüge eines Vertragsverstoßes durch den Arbeitgeber, verbunden mit der Warnung vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen im Wiederholungsfall. Sie erfüllt zwei Hauptfunktionen: Zum einen weist sie den Arbeitnehmer deutlich auf ein Fehlverhalten hin (Rügefunktion), zum anderen spricht sie die Androhung einer Kündigung für den Fall weiterer ähnlicher Pflichtverletzungen aus (Warnfunktion). Mit anderen Worten: Die Abmahnung gibt Ihnen eine zweite Chance – gleichzeitig macht sie klar, dass bei erneutem Verstoß das Arbeitsverhältnis enden kann.

Im deutschen Arbeitsrecht ist die Abmahnung von großer Bedeutung für den Kündigungsschutz. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist vor einer verhaltensbedingten ordentlichen Kündigung in aller Regel mindestens eine einschlägige Abmahnung erforderlich, sofern es um ein steuerbares Verhalten geht. Die Abmahnung dokumentiert also für einen möglichen Kündigungsschutzprozess, dass der Arbeitgeber dem Mitarbeiter bereits eine letzte Warnung erteilt hat und eine Kündigung als letztes Mittel (Ultima Ratio) erst dann in Betracht kommt, wenn der Arbeitnehmer sein Verhalten trotz Abmahnung nicht ändert.

Fachanwalt.de-Tipp: Nehmen Sie eine Abmahnung immer ernst. Sie ist zwar noch keine Kündigung, kann aber die Vorstufe dazu sein. Ein unbedachtes Verhalten oder Ignorieren der Abmahnung kann schnell zu einer Kündigung führen. Handeln Sie also überlegt und informieren Sie sich über Ihre Rechte, statt impulsiv zu reagieren.

Typische Gründe für eine Abmahnung

Ein Arbeitgeber darf eine Abmahnung aussprechen, wenn ein vertragswidriges Verhalten des Arbeitnehmers vorliegt. Alle Gründe, die eine verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen könnten, kommen grundsätzlich auch für eine Abmahnung in Betracht. Häufige Beispiele sind:

• Unpünktlichkeit und Fehlzeiten: Wiederholtes Zuspätkommen, unentschuldigtes Fehlen oder verspätete Krankmeldungen.
• Verstöße gegen Weisungen: Arbeitsverweigerung, Nichteinhaltung von Arbeitsanweisungen oder betrieblichen Regeln (z. B. Hygienevorschriften).
• Leistungspflichtverletzungen: Anhaltende Schlechtleistung (Low Performance), sofern sie dem Arbeitnehmer vorwerfbar ist.
• Fehlverhalten am Arbeitsplatz: Unerlaubte private Internetnutzung während der Arbeitszeit, Alkohol- oder Drogenkonsum während der Arbeit, Störung des Betriebsfriedens.
• Respektlosigkeit und Mobbing: Beleidigungen von Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden, oder sonstiges ungehöriges Verhalten im Betrieb.
• Diebstahl und Vertrauensbruch: Entwenden von Firmeneigentum, Betrug, Kassendifferenzen oder ähnlich schwere Vertrauensverstöße.

All diese Gründe setzen voraus, dass der Arbeitnehmer schuldhaft gegen seine Pflichten verstoßen hat (mindestens fahrlässig). Handelt es sich dagegen um Umstände, die der Arbeitnehmer nicht zu vertreten hat (z. B. Krankheit als Grund für Fehlzeiten mit ordnungsgemäßer Krankmeldung), darf dafür keine Abmahnung erteilt werden.

Zu beachten ist, dass eine Abmahnung in der Regel bei nicht gravierenden Verstößen zum Einsatz kommt, um dem Arbeitnehmer eine Verhaltensänderung zu ermöglichen.

Bei sehr schwerwiegenden Pflichtverletzungen, insbesondere im Vertrauensbereich – etwa Diebstahl, Unterschlagung, tätliche Angriffe oder grobe Beleidigungen – kann der Arbeitgeber auch sofort kündigen, ohne vorher abzumahnen.

Eine Abmahnung ist in solchen Extremfällen entbehrlich, weil der Arbeitnehmer wissen muss, dass ein derartiges Verhalten absolut inakzeptabel ist. (Beispiel: Eine tätliche sexuelle Belästigung einer Führungskraft rechtfertigt in aller Regel die fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung.) In weniger klaren Fällen gilt jedoch: Lieber erst abmahnen. Insbesondere wenn das Vertrauen möglicherweise wiederhergestellt werden kann oder ein Missverständnis vorliegen könnte, ist die Abmahnung das geeignete Mittel.

Form und Inhalt einer rechtswirksamen Abmahnung

Gesetzliche Formvorschriften:

Anders als bei einer Kündigung (die gemäß § 623 BGB schriftlich sein muss) gibt es für die Abmahnung keine gesetzlich zwingende Form. Theoretisch kann eine Abmahnung mündlich ausgesprochen werden. In der Praxis wird sie allerdings fast immer schriftlich erteilt und in der Personalakte abgelegt. Das hat Gründe: Zum einen dient eine schriftliche Abmahnung als Beweismittel, zum anderen kann sich der genaue Inhalt einer mündlichen Abmahnung später schwer nachweisen lassen. Für den Arbeitgeber wäre eine mündliche Abmahnung riskant, da er im Streitfall beweisen muss, was abgemahnt wurde. Aus Arbeitnehmersicht ist eine schriftliche Form ebenfalls vorteilhaft, weil Sie genau sehen, was Ihnen vorgeworfen wird.

Inhaltliche Anforderungen:

Damit eine Abmahnung wirksam ist und ihren Zweck erfüllt, muss sie bestimmte Bestandteile enthalten:

• Konkrete Schilderung des Fehlverhaltens: Das beanstandete Verhalten muss möglichst genau benannt werden (Datum, Uhrzeit, Ort und Sachverhalt). Pauschale Vorwürfe reichen nicht aus – es muss klar hervorgehen, was Sie genau falsch gemacht haben.
• Verweis auf die Pflichtverletzung: Es sollte deutlich gemacht werden, gegen welche arbeitsvertragliche Pflicht oder Anweisung Sie verstoßen haben. Damit wird die Rüge begründet.
• Aufforderung zur Verhaltensänderung: Der Arbeitgeber muss unmissverständlich erklären, dass er dieses Verhalten nicht duldet und von Ihnen erwarten, dass Sie künftig vertragsgemäß handeln.
• Androhung von Konsequenzen: Ganz wesentlich ist die Warnung, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Schritte bis hin zur Kündigung folgen. Diese Kündigungsandrohung macht aus einer einfachen Rüge erst eine echte Abmahnung.

Fehlt einer dieser Punkte – insbesondere die ausdrückliche Kündigungsandrohung – handelt es sich rechtlich nicht um eine Abmahnung, sondern lediglich um eine Ermahnung oder Verwarnung. Eine solche Ermahnung wird zwar ebenfalls in der Personalakte vermerkt, reicht aber im Kündigungsfall nicht aus, um eine verhaltensbedingte Kündigung zu begründen. Der Arbeitgeber hätte in diesem Fall nämlich immer noch das mildere Mittel der Abmahnung zur Verfügung.

Wer darf eine Abmahnung aussprechen?

Abmahnungsberechtigt ist grundsätzlich der Arbeitgeber selbst oder Personen, denen er entsprechende Weisungsbefugnis übertragen hat. Das kann je nach Betrieb auch der direkte Vorgesetzte oder die Personalabteilung sein. Wichtig ist, dass die Abmahnung von einer Person unterschrieben ist, die befugt ist, Anweisungen zu erteilen. Eine Abmahnung durch einen Kollegen ohne Führungsfunktion wäre unwirksam.

Anhörung des Arbeitnehmers:

Anders als bei einer Kündigung muss der Arbeitgeber den Betriebsrat nicht vorab anhören und auch den Arbeitnehmer nicht vorher zu dem Vorwurf befragen, bevor er abmahnt. In der Praxis kommt es zwar vor, dass der Arbeitgeber ein klärendes Gespräch sucht, um Missverständnisse auszuräumen – verpflichtet ist er dazu aber nicht. Sie können also eine Abmahnung auch überraschend ohne vorherige Diskussion erhalten.

Unterschrift des Arbeitnehmers:

Oft wird der Arbeitnehmer gebeten, die Abmahnung gegenzuzeichnen, meist mit Formulierungen wie „Abmahnung erhalten am …, Unterschrift“. Damit soll lediglich der Empfang bestätigt werden. Sie sind nicht verpflichtet, hier zu unterschreiben – die Abmahnung ist auch ohne Ihre Unterschrift gültig, sofern sie Ihnen zugegangen ist. Allerdings empfiehlt es sich in der Regel, den Erhalt zu bestätigen, um weitere Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Fachanwalt.de-Tipp: Achten Sie aber unbedingt darauf, nichts zu unterschreiben, was als inhaltliche Zustimmung oder Schuldeingeständnis gewertet werden könnte. Unterschreiben Sie nur für den Empfang, nicht etwa eine Erklärung wie „Ich akzeptiere die Abmahnung und erkenne die Vorwürfe an“. Solche Formulierungen sollten Sie niemals unterzeichnen. Falls der Arbeitgeber mehr als die Empfangsbestätigung verlangt, dürfen Sie die Unterschrift verweigern oder das Dokument entsprechend einschränken (z. B. handschriftlich ergänzen: „Empfang am … bestätigt, inhaltlich keine Anerkenntnis“).

Vermeiden Sie übereilte Rechtfertigungen oder Diskussionen unmittelbar bei Übergabe der Abmahnung. Ihr Arbeitgeber hat sich bereits entschieden, Sie abzumahnen, und lässt sich in dem Moment meist nicht umstimmen. Alles, was Sie spontan äußern, könnte falsch verstanden oder später gegen Sie verwendet werden. Unterschreiben Sie den Erhalt, nehmen Sie das Schreiben mit und suchen Sie erst in Ruhe (ggf. mit fachkundiger Hilfe) nach der besten Reaktion.

Berechtigte Abmahnung erhalten: Wie sollten Sie sich verhalten?

Abmahnung berechtig?Nicht jede Abmahnung ist falsch oder ungerechtfertigt – manchmal hat der Arbeitgeber mit seiner Rüge leider Recht. Erkennen Sie an, dass Sie einen Fehler gemacht haben, und betrachten Sie die Abmahnung als Chance, Ihr Verhalten zu verbessern.

In diesem Fall ist der wichtigste Schritt: Vermeiden Sie in Zukunft strikt das abgemahnte Verhalten. Eine berechtigte Abmahnung bedeutet, dass beim nächsten ähnlichen Verstoß ernsthaft Ihre Kündigung droht. Lernen Sie also aus dem Fehler und zeigen Sie, dass Sie gewillt sind, sich an die Regeln zu halten.

Es kann sinnvoll sein, das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten zu suchen, um zu zeigen, dass Sie die Kritik verstanden haben. Ein ehrliches Entschuldigen (wenn angebracht) und das Signalisieren von Besserung können helfen, das Vertrauen wiederherzustellen. Zwar besteht keine Pflicht, auf eine Abmahnung zu reagieren – Sie müssen nichts Schriftliches erwidern – aber gerade wenn das Verhältnis zu Ihrem Arbeitgeber bislang gut war, kann proaktives Verhalten das Klima verbessern.

Wichtig ist, keine Ausreden oder Beschönigungen vorzubringen, sondern glaubhaft zu zeigen, dass Sie den Vorfall bedauern und künftig vermeiden werden.

Falls in der Abmahnung konkrete Anforderungen an Sie gestellt werden (z. B. Einhalten bestimmter Regeln, Führen von Gesprächen etc.), kommen Sie diesen unbedingt nach. Lesen Sie das Schreiben genau durch und beherzigen Sie die Punkte. Legen Sie sich auch Beweise oder Dokumentationen zurecht, falls Sie in Zukunft Ihr korrektes Verhalten nachweisen müssen (z. B. Arbeitszeiterfassung bei zuvor gerügter Unpünktlichkeit).

Wenn die Abmahnung zwar formal in Ordnung ist, Sie aber das Gefühl haben, sie sei unnötig scharf formuliert oder die Konsequenzen übertrieben dargestellt, sollten Sie sich trotzdem gut überlegen, ob Sie dagegen vorgehen. Rein formal könnte man auch bei berechtigtem Grund versuchen, eine formale Unwirksamkeit der Abmahnung herauszustellen – beispielsweise wenn Details fehlen. Doch hierbei ist Vorsicht geboten: Rügen Sie eine „Kleinigkeit“ nicht unnötig, denn der Arbeitgeber könnte daraufhin einfach eine neue, formal korrekte Abmahnung aussprechen. Dann wäre nichts gewonnen – im Gegenteil, Sie haben die Beziehung weiter belastet. In vielen Fällen ist es klüger, eine berechtigte Abmahnung stillschweigend hinzunehmen und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen.

Nach einer berechtigten Abmahnung sollten Sie in den kommenden Monaten besonders umsichtig sein. Zeigen Sie, dass Sie zuverlässig und regelkonform arbeiten. Häufig „vergisst“ ein Arbeitgeber eine einmalige Verfehlung wieder, wenn Sie sich danach bewähren. Die Abmahnung bleibt zwar vorerst in der Akte, verliert aber an Bedeutung, wenn keine weiteren Vorfälle folgen.

Fachanwalt.de-Tipp: Bei berechtigter Kritik lohnt es sich oft, aktiv an einer Verbesserung zu arbeiten. Fragen Sie im Zweifel nach Feedback: Was erwartet der Arbeitgeber konkret von Ihnen? Indem Sie Bereitschaft zur Veränderung zeigen, verbessern Sie Ihre Position. Halten Sie sich strikt an Vereinbarungen und betrieblichen Regeln – nach einer Abmahnung werden Ihr Verhalten und Ihre Leistung besonders aufmerksam beobachtet.

Unberechtigte Abmahnung: Wie können Sie sich wehren?

Halten Sie die Abmahnung für ungerechtfertigt, überzogen oder inhaltlich falsch, müssen Sie das nicht einfach hinnehmen. Auch als Arbeitnehmer haben Sie Rechte, um sich gegen eine Abmahnung zur Wehr zu setzen. Wichtig ist ein überlegtes Vorgehen:

1. Inhalt prüfen:

Analysieren Sie das Abmahnungsschreiben sorgfältig. Welche Vorwürfe werden erhoben? Stimmen die Fakten aus Ihrer Sicht nicht, oder wird Ihnen etwas angelastet, das gar kein Pflichtverstoß war? Notieren Sie sich zu jedem Punkt Ihre Gegendarstellung, solange die Ereignisse noch frisch sind. Überlegen Sie, ob es Beweismittel gibt (Zeugen, E-Mails, Unterlagen), die Ihre Sicht stützen.

2. Rechtsrat einholen (optional, aber empfohlen):

Gerade wenn die Angelegenheit kompliziert ist oder Sie sicher gehen wollen, sollten Sie einen Fachanwalt für Arbeitsrecht konsultieren. In einer kurzen Beratung kann der Anwalt einschätzen, ob die Abmahnung wirksam ist und welche Erfolgsaussichten ein Widerspruch hat. Oft erkennen Juristen auch formale Fehler oder Unverhältnismäßigkeiten, die Laien übersehen.

3. Gegendarstellung verfassen:

Sie haben das Recht, zu einer Abmahnung eine schriftliche Stellungnahme – eine sogenannte Gegendarstellung – abzugeben (s. unten als Muster). Darin schildern Sie aus Ihrer Perspektive den Sachverhalt und legen dar, warum Sie die Abmahnung für unberechtigt halten. Bleiben Sie dabei sachlich und konkret: Führen Sie Fakten und eventuelle Entlastungsbeweise an. Vermeiden Sie polemische Angriffe oder emotionale Ausbrüche im Schreiben. Ihr Ziel ist, den Arbeitgeber von Ihrer Sicht zu überzeugen oder zumindest Ihre Sicht dokumentiert zu haben.

Verlangen Sie in Ihrer Gegendarstellung ausdrücklich, dass diese zu Ihrer Personalakte genommen wird. Nach § 83 Abs. 2 BetrVG haben Arbeitnehmer ein Recht darauf, dass eine eigene Stellungnahme zu Personalakten hinzugefügt wird. So ist sichergestellt, dass künftig neben der Abmahnung auch Ihre Sichtweise im Personalakt vermerkt ist.

4. Entfernung der Abmahnung fordern:

Halten Sie die Abmahnung für völlig unbegründet oder inhaltlich falsch, können Sie den Arbeitgeber auffordern, die Abmahnung zurückzunehmen und aus der Personalakte zu entfernen. Dies sollten Sie schriftlich tun – entweder im Rahmen der Gegendarstellung oder in einem separaten Brief. Begründen Sie, warum die Abmahnung Ihrer Meinung nach rechtswidrig ist (z. B. falsche Tatsachenbehauptungen, keine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten, unverhältnismäßige Reaktion). Setzen Sie dem Arbeitgeber ggf. eine angemessene Frist, um zu reagieren.

5. Beschwerde beim Betriebsrat:

Sofern es einen Betriebsrat in Ihrem Unternehmen gibt, können Sie sich parallel nach § 84 Abs. 1 BetrVG bei ihm beschweren. Schildern Sie dem Betriebsrat, warum Sie die Abmahnung für ungerecht halten. Hält der Betriebsrat Ihre Beschwerde für berechtigt, muss er gemäß § 85 BetrVG beim Arbeitgeber auf Abhilfe hinwirken. Zwar hat der Betriebsrat kein Vetorecht gegen Abmahnungen (anders als bei Kündigungen, wo er zumindest angehört werden muss), aber seine Intervention kann Druck erzeugen. Mitunter gelingt es, dass der Arbeitgeber auf Bitten des Betriebsrats die Abmahnung zurücknimmt oder mildert. Zumindest kann der Betriebsrat in Gesprächen vermitteln.

6. Klage vor dem Arbeitsgericht:

Zeigt der Arbeitgeber keine Einsicht und bleibt die Abmahnung trotz Widerspruch bestehen, haben Sie die Möglichkeit, vor dem Arbeitsgericht auf Entfernung der Abmahnung zu klagen. Eine solche Klage ist kein Muss – Sie könnten theoretisch auch abwarten, bis im Falle einer Kündigung die Abmahnung im Kündigungsschutzprozess überprüft wird. Doch viele Arbeitnehmer möchten eine ungerechtfertigte Rüge nicht in ihrer Personalakte stehen lassen. Die Klage auf Entfernung kann Erfolg haben, wenn die Abmahnung objektiv rechtswidrig war (z. B. erwiesenermaßen falsche Vorwürfe enthält oder unverhältnismäßig ist). Bedenken Sie aber: Ein Gerichtsprozess belastet das Arbeitsverhältnis erheblich. Überlegen Sie gut, ob der Streitpunkt Abmahnung diesen Schritt wert ist oder ob sich das Problem nicht auch anders lösen lässt.

Oft hilft es bereits, wenn der Arbeitgeber merkt, dass Sie sich wehren und sachlich gute Argumente vorbringen. Manche Arbeitgeber lenken ein und entfernen eine fragwürdige Abmahnung freiwillig aus der Akte, um den Betriebsfrieden zu wahren – gerade wenn Sie ein ansonsten geschätzter Mitarbeiter sind. In anderen Fällen wird man sich vielleicht darauf einigen, dass die Abmahnung zwar in der Akte bleibt, aber keine weiteren Konsequenzen entstehen, solange kein weiterer Vorfall passiert.

Wichtig: Es gibt keine gesetzliche Frist, innerhalb derer Sie gegen eine Abmahnung vorgehen müssen. Anders als bei einer Kündigung (dort müssen Sie innerhalb von 3 Wochen Kündigungsschutzklage erheben), sind Abmahnungen zeitlich nicht so streng befristet. Sie können also auch Wochen nach Erhalt noch einen Widerspruch oder eine Klage einreichen. Allerdings empfiehlt es sich, nicht zu lange zu warten: Je zeitnäher Sie reagieren, desto glaubwürdiger wirkt Ihr Widerspruch und desto eher lässt sich der Sachverhalt noch aufklären (Zeugen erinnern sich besser, Beweise sind verfügbar etc.). Warten Sie Jahre, kann der Arbeitgeber argumentieren, Sie hätten die Abmahnung stillschweigend akzeptiert.

Fachanwalt.de-Tipp: Dokumentieren Sie alles! Wenn Sie eine Abmahnung erhalten, die Sie für falsch halten, schreiben Sie sofort eine Gedächtnisnotiz: Was ist wirklich passiert? Wer hat was gesehen oder gehört? Sammeln Sie E-Mails, Fotos oder sonstige Belege, die Ihre Darstellung stützen. Solche Unterlagen sind goldwert, falls Sie die Abmahnung anfechten. Ein Fachanwalt kann anhand Ihrer Dokumentation viel gezielter vorgehen und Ihre Rechte durchsetzen.

Folgen einer Abmahnung – Kündigungsgefahr und weitere Konsequenzen

Was tun als Arbeitnehmer?Eine Abmahnung ist zunächst „nur“ eine Verwarnung – sie hat keine unmittelbare Kürzung von Gehalt oder ähnliches zur Folge. Doch ihre Signalwirkung und rechtliche Bedeutung im Arbeitsverhältnis sind erheblich. Folgende Punkte sollten Sie kennen:

Kündigung nur nach vorheriger Abmahnung?

In Betrieben, die dem allgemeinen Kündigungsschutz unterfallen (mehr als 10 Mitarbeiter regelmäßig beschäftigt und Arbeitsverhältnis länger als 6 Monate, vgl. § 23 KSchG), gilt: Eine verhaltensbedingte ordentliche Kündigung ist meistens nur dann sozial gerechtfertigt (§ 1 KSchG), wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor abgemahnt hat. Die Abmahnung ist hier praktisch Voraussetzung für die Kündigung. Ohne Abmahnung wäre eine Kündigung wegen vergleichbaren Fehlverhaltens in der Regel unwirksam – es sei denn, es handelt sich um einen so gravierenden Vertrauensbruch, dass eine Abmahnung ausnahmsweise entbehrlich ist. Die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung verlangt also vom Arbeitgeber, zunächst das mildere Mittel (die Abmahnung) auszuschöpfen, bevor er zur Kündigung greift.

Dennoch gibt es Situationen, in denen eine fristlose Kündigung ohne Abmahnung möglich und rechtmäßig ist. Nach § 626 BGB kann der Arbeitgeber aus wichtigem Grund fristlos kündigen, wenn ihm die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses selbst bis zum Ablauf der Kündigungsfrist unzumutbar ist. Bei schweren Verfehlungen – etwa Straftaten zum Nachteil des Arbeitgebers, tätliche Angriffe oder grobe Pflichtverletzungen – darf der Arbeitgeber sofort handeln. In solchen Fällen wird angenommen, dass dem Arbeitnehmer das Fehlverhalten derart obviously als Kündigungsgrund bewusst sein musste, dass eine Abmahnung keinen zusätzlichen Warn-Effekt gehabt hätte.

Beispiele: Die klassische „Kassen-Dame“-Rechtsprechung (Diebstahl von geringen Beträgen kann fristlos kündigungsrelevant sein, obwohl es ein Bagatelldelikt ist), körperliche Angriffe, massive Beleidigungen oder das beharrliche und bewusste Verweigern von Arbeit trotz Hinweis. Hier ist eine Abmahnung oft entbehrlich, weil die Vertrauensgrundlage sofort zerstört ist.

In Kleinbetrieben (maximal 10 Mitarbeiter) und während der Probezeit (in der Regel die ersten 6 Monate) greift das Kündigungsschutzgesetz nicht. Das bedeutet: Der Arbeitgeber kann dort eine ordentliche Kündigung auch ohne Angabe von Gründen aussprechen – rechtlich benötigt er also keine Abmahnung vorab. Praktisch sprechen manche Arbeitgeber dennoch Abmahnungen aus, um dem Mitarbeiter eine Chance zu geben oder um ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen, aber ein einklagbarer Anspruch darauf besteht in diesen Fällen nicht. Wichtig: Selbst in Kleinbetrieben oder in der Probezeit muss für eine außerordentliche (fristlose) Kündigung ein wichtiger Grund vorliegen. Auch dort gilt der allgemeine Grundsatz, dass – wenn es sich nicht um ein extremes Fehlverhalten handelt – eine Abmahnung als milderes Mittel geboten sein kann, bevor man fristlos kündigt.

Fazit: In den meisten gewöhnlichen Fällen schützt Sie eine fehlende Abmahnung davor, sofort gekündigt zu werden. Haben Sie aber bereits eine einschlägige Abmahnung erhalten und begehen den gleichen Verstoß erneut, stehen die Chancen schlecht: Dann gilt die Kündigung als verhältnismäßig. Der Arbeitgeber muss bei einer verhaltensbedingten Kündigung nämlich nachweisen, dass trotz Abmahnung keine Besserung eingetreten ist. Genau deshalb ist es so gefährlich, eine Abmahnung zu ignorieren. Sie ist praktisch der letzte Warnschuss.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Oft hört man die Faustregel „Drei Abmahnungen und dann folgt die Kündigung“. Einen festen Gesetzeswortlaut gibt es hierfür jedoch nicht. Entscheidend ist vielmehr die Schwere des Verstoßes und seine Gleichartigkeit:

• Bei einem erheblichen Fehlverhalten kann schon eine einzige Abmahnung ausreichend sein, um beim nächsten gleichartigen Vorfall kündigen zu dürfen. Beispiel: Sie werden wegen wiederholter Unpünktlichkeit abgemahnt; kommen Sie erneut unentschuldigt zu spät, könnte der Arbeitgeber schon kündigen, da er Sie genau davor gewarnt hat.
• Kleinere Verfehlungen erfordern nach der Rechtsprechung häufig mehrere Abmahnungen, bevor eine Kündigung gerechtfertigt ist. Bei sehr geringfügigen Pflichtverletzungen (z. B. einmalig wenige Minuten verspätet) werden teilweise 3–4 Abmahnungen verlangt, um die Warnfunktion zu erfüllen. Die Gerichte argumentieren, dass ein einmaliger Verstoß hier noch nicht die Prognose zulässt, dass der Arbeitnehmer unbelehrbar ist. Jede weitere Abmahnung zeigt dann, dass das Verhalten fortgesetzt wird.
• Wurden unterschiedliche Pflichtverletzungen begangen, können Abmahnungen nicht ohne Weiteres „aufaddiert“ werden, um eine Kündigung zu rechtfertigen. Eine Abmahnung wirkt sich in erster Linie auf gleichartige Verstöße aus. Verschiedene Sachverhalte erfordern meist separate Abmahnungen. (Beispiel: Eine Abmahnung wegen Zuspätkommens hilft dem Arbeitgeber wenig, wenn er später wegen beleidigenden Verhaltens kündigen will – das sind unterschiedliche Pflichtverletzungen.)

Es gibt also keine starre Zahl. Der Arbeitgeber sollte auch nicht zu häufig abmahnen, ohne Konsequenzen zu ziehen – denn wenn er ständig Abmahnungen ausspricht, aber nie kündigt, könnte ein Gericht daraus schließen, dass die Verstöße offenbar doch nicht so gravierend waren (Verlust der Ernsthaftigkeit der Drohung).

Dauer der Wirkung und Entfernung aus der Personalakte

Eine Abmahnung verfällt nicht automatisch nach einer bestimmten Zeit. Gesetzlich ist keine bestimmte Frist vorgesehen, nach der eine Abmahnung ungültig würde. Theoretisch kann ein Verstoß auch nach Jahren noch im Personalakt stehen und beim nächsten ähnlichen Vorfall herangezogen werden. Allerdings verliert eine Abmahnung mit zunehmendem Zeitablauf an Wirksamkeit, wenn der Arbeitnehmer sich in der Zwischenzeit tadellos verhält.

In der Praxis gilt oft: Nach 2 Jahren ohne weitere Auffälligkeiten hat eine ältere Abmahnung nur noch geringes Gewicht. Bei sehr leichten Verstößen kann sogar schon nach 6–12 Monaten ohne Wiederholung die Warnfunktion als „verbraucht“ angesehen werden. Dann müsste der Arbeitgeber Sie im Zweifel erneut abmahnen, bevor er kündigt.

Einen automatischen Löschanspruch gibt es jedoch nicht. Nach einem verbreiteten Personalwesen-Grundsatz werden Abmahnungen in manchen Unternehmen nach einigen Jahren aus der Akte entfernt, aber das ist freiwillig.

Rechtlich gesehen dürfen zutreffende, gerechtfertigte Abmahnungen so lange in der Personalakte bleiben, wie sie für das Arbeitsverhältnis relevant sein können. Das BAG hat entschieden, dass ein Arbeitnehmer die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung erst verlangen kann, wenn diese für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist (BAG, Urteil vom 19.07.2012, Az. 2 AZR 782/11). Solange die Abmahnung z. B. noch für zukünftige Personalentscheidungen (Versetzung, Beförderung) oder als Hinweis auf mögliches Fehlverhalten Bedeutung haben kann, darf sie in der Akte verbleiben.

Im Klartext: Eine berechtigte Abmahnung bleibt so lange bestehen, bis wirklich keinerlei berechtigtes Interesse des Arbeitgebers mehr daran existiert. In vielen Fällen wird man nach einigen Jahren ohne weitere Vorfälle zu dem Schluss kommen, dass die Sache erledigt ist – und dann können Sie höflich um Entfernung der alten Abmahnung bitten. Ein Rechtsanspruch besteht aber nur, wenn die Abmahnung entweder von Anfang an unberechtigt war oder über die Zeit jede Relevanz verloren hat.

Weitere Auswirkungen

Neben der drohenden Kündigung kann eine Abmahnung indirekt noch andere Auswirkungen haben. So kann sie beispielsweise das Verhältnis zu Vorgesetzten belasten oder im Extremfall bei Beförderungen und Gehaltsentwicklungen berücksichtigt werden (wenn auch nicht offiziell). Ein Arbeitnehmer mit Abmahnung in der Akte wird möglicherweise bei der Vergabe von Führungsaufgaben kritischer betrachtet. Ein unmittelbarer Einfluss auf Ihr Arbeitszeugnis darf eine Abmahnung jedoch nicht haben – im Zeugnis selbst werden Abmahnungen nicht erwähnt. Dennoch: Wenn es später um wohlwollende Formulierungen geht, kann eine noch im Raum stehende Abmahnung die Bewertung Ihrer Führung oder Zuverlässigkeit negativ einfärben. Deshalb ist es verständlich, dass viele Beschäftigte daran interessiert sind, ungerechtfertigte Abmahnungen so schnell wie möglich aus der Welt zu schaffen.

Checkliste: Verhalten nach Erhalt einer Abmahnung

Typische Fehler und bessere Lösungen

Muster: Gegendarstellung zur Abmahnung

Wenn Sie der Abmahnung widersprechen möchten, können Sie sich an folgender Vorlage orientieren. Passen Sie das Schreiben an Ihren Fall an und bleiben Sie stets höflich und sachlich.

Hinweise zur Verwendung: Senden Sie dieses Schreiben zeitnah an Ihren Arbeitgeber – per Einschreiben oder übergeben Sie es persönlich gegen Empfangsbestätigung, damit der Zugang belegbar ist. Bewahren Sie eine Kopie der Gegendarstellung und den Nachweis des Zugangs auf. Falls ein Betriebsrat existiert, können Sie ihm eine Kopie zur Kenntnis geben.

Warum ein Fachanwalt für Arbeitsrecht sinnvoll ist

Eine Abmahnung kann der Auftakt zu einer Kündigung sein – und oft stehen für Arbeitnehmer Existenz und Ruf auf dem Spiel. In dieser Situation ist fachkundiger Rat Gold wert. Ein Fachanwalt für Arbeitsrecht kann Ihre Abmahnung im Detail prüfen und juristisch bewerten: Ist sie formal korrekt? Ist der Vorwurf berechtigt und ausreichend konkret? Welche Risiken bestehen, wenn Sie nichts unternehmen, und welche Chancen haben Sie mit einem Widerspruch?

Ein erfahrener Anwalt erkennt schnell, ob die Abmahnung angreifbar ist. Er kann Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen geben – von einer wohlformulierten Gegendarstellung bis hin zur Einleitung einer Klage auf Entfernung. Der Anwalt wird dabei stets Ihre individuellen Interessen berücksichtigen: In manchen Fällen ist es klüger, die Wogen zu glätten, in anderen Fällen muss man sich klar zur Wehr setzen.

Zudem unterstützt ein Fachanwalt bei der Kommunikation mit dem Arbeitgeber. Er kann ein Schreiben aufsetzen, das rechtlich auf den Punkt ist und dem Arbeitgeber zeigt, dass Sie Ihre Rechte kennen. Oft führen schon anwaltliche Schreiben dazu, dass Arbeitgeber vorsichtiger agieren oder entgegenkommen, um einen Rechtsstreit zu vermeiden. Sollte es doch zur Kündigung kommen, haben Sie mit einem Fachanwalt bereits frühzeitig alle Weichen gestellt (Beweissicherung, Dokumentation der Abmahnung etc.), um in einem Kündigungsschutzprozess optimal vorbereitet zu sein.

Kurzum: Ein Fachanwalt für Arbeitsrecht hilft Ihnen, Fehler zu vermeiden, Ihre Ansprüche durchzusetzen und die für Sie beste Lösung zu finden – sei es die Entfernung einer unberechtigten Abmahnung oder die erfolgreiche Abwehr einer drohenden Kündigung. Die Investition in rechtliche Beratung lohnt sich gerade bei solchen Weichenstellungen im Berufsleben.

FAQ

Ist eine mündliche Abmahnung gültig?

Ja, auch eine mündliche Abmahnung ist grundsätzlich wirksam. Das Gesetz schreibt keine Schriftform vor. In der Praxis sind mündliche Abmahnungen aber problematisch, weil der Inhalt später nicht bewiesen werden kann. Für Sie als Arbeitnehmer gilt eine mündliche Abmahnung ebenso als ernste Warnung. Bitten Sie im Zweifel den Arbeitgeber um eine schriftliche Bestätigung der Abmahnung, damit Klarheit über den Vorwurf herrscht. Wenn Ihr Chef Ihnen etwas mündlich vorhält und mit Konsequenzen droht, sollten Sie sich Notizen machen (wann, was wurde gesagt) und ggf. den Betriebsrat informieren. Bedenken Sie: Im Wiederholungsfall könnte der Arbeitgeber behaupten, er habe Sie bereits abgemahnt. Dann stehen Aussage gegen Aussage. Deshalb werden wichtige Abmahnungen fast immer schriftlich erteilt. Eine „flüchtige“ mündliche Rüge ohne Dokumentation hat in einem Kündigungsverfahren kaum Beweiskraft – zu Ihrem Vorteil. Verlassen sollten Sie sich darauf aber nicht: Nehmen Sie auch mündliche Abmahnungen ernst und reagieren Sie darauf genauso überlegt wie auf ein Schreiben.

Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?

Nein – Sie sind nicht verpflichtet, den Inhalt einer Abmahnung durch Ihre Unterschrift anzuerkennen. Oft wird lediglich verlangt, den Erhalt zu bestätigen. Diese Empfangsbestätigung können Sie unterschreiben, da sie nur dokumentiert, dass Sie das Schreiben erhalten haben. Vergewissern Sie sich, dass kein Satz enthalten ist wie „Ich bin mit dem Inhalt einverstanden“. Unterschreiben Sie nichts dergleichen. Wenn der Arbeitgeber mehr als die Empfangsbestätigung möchte, dürfen Sie die Unterschrift verweigern. Die Abmahnung ist auch ohne Ihre Unterschrift gültig, sobald sie Ihnen zugegangen ist.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Grundsätzlich verbleibt eine Abmahnung unbegrenzt in Ihrer Personalakte, sofern der Arbeitgeber sie nicht freiwillig entfernt. Es gibt keine automatische Löschfrist. Allerdings verliert eine Abmahnung nach längerer Zeit ohne weitere Vorfälle an Bedeutung. Viele Arbeitgeber handhaben es so, dass sie eine Abmahnung nach 1–3 Jahren aus der Akte nehmen, wenn der Mitarbeiter sich seitdem tadellos verhalten hat. Ein Recht darauf haben Sie aber nur, wenn die Abmahnung unberechtigt war oder nachweislich keine Rolle mehr für das Arbeitsverhältnis spielt. Sie können nach einigen Jahren höflich nachfragen, ob die alte Abmahnung entfernt wird – verbindlich verlangen können Sie es erst, wenn wirklich keinerlei Relevanz mehr besteht.

Kann mir ohne vorherige Abmahnung gekündigt werden?

Ja, das ist möglich, aber nur unter bestimmten Umständen. Bei schwerwiegenden Verstößen kann der Arbeitgeber sofort kündigen (insbesondere fristlos), ohne zuvor abzumahnen – etwa bei Diebstahl, Vertrauensbruch oder Tätlichkeiten. Auch in Kleinbetrieben (nicht vom KSchG erfasst) oder während der Probezeit braucht es keine Abmahnung vor einer ordentlichen Kündigung, da hier kein Kündigungsschutz besteht. In den meisten anderen Fällen einer verhaltensbedingten Kündigung ist jedoch eine einschlägige Abmahnung erforderlich. Fehlt diese, wäre eine ordentliche Kündigung vor Gericht in der Regel unwirksam. Kurz gesagt: Bei normalen Pflichtverstößen muss zuerst abgemahnt werden; nur bei gravierenden Ausnahmefällen oder fehlendem Kündigungsschutz kann direkt gekündigt werden.

Kann ich meinen Arbeitgeber abmahnen?

Tatsächlich können auch Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber abmahnen, wenn der Arbeitgeber seine Pflichten verletzt. Dieses Mittel wird selten so genannt, läuft aber auf dasselbe hinaus: Man fordert den Arbeitgeber schriftlich auf, ein vertragswidriges Verhalten zu unterlassen, und droht Konsequenzen an. Ein typisches Beispiel ist das Ausbleiben von Gehaltszahlungen. Hier kann der Arbeitnehmer den Arbeitgeber förmlich auffordern, den Lohn zu zahlen, und bei weiterer Weigerung etwa Schadensersatz oder die Eigenkündigung ankündigen. Eine solche Abmahnung des Arbeitgebers ist häufig Vorstufe zu einer fristlosen Eigenkündigung gemäß § 626 BGB durch den Arbeitnehmer – auch dabei gilt das Prinzip, dass zunächst das mildere Mittel (Abmahnung) genutzt werden soll, bevor man den Vertrag beendet. In der Praxis spricht man eher von einer „schriftlichen Beschwerde“ oder „Aufforderung“, aber rechtlich erfüllt dies den Zweck einer Abmahnung. Wichtig: Auch hier sollte man Belege haben und idealerweise rechtlichen Rat einholen, bevor man den Arbeitgeber abmahnt.

Welche Frist habe ich für einen Widerspruch gegen die Abmahnung?

Es gibt keine starre Frist. Anders als bei Kündigungen (dort 3 Wochen für die Klage) kennt das Gesetz für Abmahnungen keine Widerspruchsfrist. Theoretisch können Sie auch Monate später noch reagieren. Allerdings ist es empfehlenswert, nicht zu lange zu warten. Zum einen werden Ihre Einwände ernster genommen, wenn Sie zeitnah vorgebracht werden. Zum anderen lassen sich Sachverhalte nach langer Zeit schwerer aufklären. Viele Anwälte raten, innerhalb von zwei bis vier Wochen nach Erhalt der Abmahnung eine Gegendarstellung einzureichen oder die Entfernung zu verlangen. Warten Sie deutlich länger, könnte der Arbeitgeber argumentieren, Sie hätten die Abmahnung akzeptiert. Also: Keine Eile wie bei Kündigungsschutzklagen, aber unnötiges Zögern hilft auch nicht.