Flexible Arbeitsplatzkonzepte sind nicht nur seit Corona die „neue Normalität“. Desksharing, im Prinzip nicht neu, gehört zu jenen Konzepten, die offene Kommunikation und Management von Veränderungen (Change-Management) frühzeitig fördern. Die Pandemie hat diesen Trend verstärkt, wobei es sich klar herausstellte, dass Home-Office in vollem Ausmaß (100 %) ein zu hoch gegriffener Ansatz sein dürfte. Desksharing in Verbindung mit Remotearbeit allerdings ist in der Lage beide Welten optimal zu verbinden.
Bedeutung und Begriff
Desksharing (© Halfpoint – stock.adobe.com)Es handelt sich dabei um den Wegfall des personalisierten Arbeitsplatzes im Unternehmen. Stattdessen teilen sich mehrere Beschäftigte zu unterschiedlichen Zeiten einen Arbeitsplatz. Diese Form ist nicht unbedingt neu. Viele Schichtarbeiter verrichten „Desksharing“ an ihren Maschinenarbeitsplätzen zu unterschiedlichen Zeiten. Im administrativen Bereich allerdings ist Desksharing erst vor weniger als 20 Jahren in die Abteilungen eingezogen. Gekennzeichnet ist es dadurch, dass weniger Arbeitsplätze vorhanden sind als Beschäftigte (besetzte Stellen laut Stellenplan).
In dieser Organisationsform wählen die Mitarbeiter an jedem Tag der Anwesenheit ihren Arbeitsplatz aus oder er wird durch eine Zeit-/Raumeinteilung zugewiesen. Die Effekte sind in mehr Flexibilität und geringeren Kosten zu messen, bisher ungenutzte Flächen erhalten u.U. eine neue Bestimmung.
Vor- und Nachteile
Insgesamt können die Vorteile von Desksharing überwiegen. Die Voraussetzungen sind:
- Klare Regeln über Zeiten und Nutzung (auch darüber, wie der Arbeitsplatz am Ende der Nutzungszeit verlassen wird).
- Klares Commitment durch das ganze Team, sich diesen Regeln zu verpflichten.
- Persönliche Vorteile: Wenn alle auch die individuellen Vorteile erkennen, ist die erfolgreiche Umsetzung wahrscheinlicher (Führungsaufgabe).
Vorteile
Hier ein Überblick über die Vorteile des Desksharing:
- Geringere Kosten (Energie, Raumflächen).
- Steigerung der Arbeitsleistung (bessere Konzentration, weniger Ablenkung durch Wegfall persönlicher Anmutung).
- Optimale Nutzung der Raum- und Energieressourcen.
- Verbesserte Kommunikationsleistung durch Konzentration auf das Wesentliche.
- Gleich ausgestattete Arbeitsplätze für alle.
Nachteile
Hier ein Überblick über die Nachteile des Desksharing:
- Wenn sich nur einige nicht an die Regeln halten, leidet die Produktivität (Blockade von Arbeitsplätzen).
- Die tägliche „Suche“ nach dem Arbeitsplatz kann belastend sein.
- Störung des Teamgefüges (soziale Interaktion vs. störungsfreies Arbeiten).
- Mangelnder Erfahrungs-/Wissensaustausch.
- Ev. die Notwendigkeit der Schaffung von Ausweich-Arbeitsplätzen für Fälle, bei denen mit vermehrtem Arbeitseinsatz zu rechnen ist (Projekte, Notfälle, etc.).
Branchenbeispiele
Seinen Siegeszug hat „New Work Desksharing“ ausgehend vom Silicon Valley, dem amerikanische Mekka der Computerindustrie genommen. Microsoft, Facebook, Google und Co. haben von Beginn an auf dieses Konzept gesetzt.
Daten (© Looker_Studio – stock.adobe.com)Mediaagentur Mindshare: Aufgabe ist es, den Menschen die Angst zu nehmen und auch die Nachteile offen darzulegen.- M.O.O.CON: Mobiles Arbeiten verlangt mobile Räume. Die steigende Vielfalt der Tätigkeiten braucht flexible Arbeitswelten.
- Brose: Neue Arbeitswelten nach Zusammenlegung von 40 Betriebsgebäuden an Zentralstandorte (Coburg, Hallstadt).
- e-Place bei IBM: Untersuchungen zufolge waren nur 65 % der Arbeitsplätze in der IBM-Hauptverwaltung ständig belegt. Entwickelt wurde ein non-territoriales Raum- und Bürokonzept auf Basis Desksharing. Insgesamt standen nach Abschluss den 3500 Mitarbeitern 2500 Arbeitsplätze zur Verfügung.
- Siemens – flexible Offices: Verbesserung der abteilungs- und funktionsübergreifenden Projektarbeit durch neue Raumstrukturen. Förderung schneller und direkter Kommunikation und mobilem Arbeiten.
Allgemeine Ziele von Desksharing Konzepten
Die Entwicklung (global, wirtschaftlich, sozial) stellen neue, bisher weniger im Vordergrund stehende Anforderungen an Kommunikation und Kooperation. Räume und Strukturen müssen sich an der Notwendigkeit orientieren, dass Teams sich schnell kunden- und aufgabenspezifisch zu bilden haben. Kurze Entscheidungswege entstehen, eine neue Begegnungsqualität drückt sich in spontanen Meetings und Besprechungen aus.
Smart Spaces
Der nächste Schritt sind „Smart Spaces“. Das sind Desksharing-Konzepte, bei denen sich der Raum an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anpasst. Das beginnt bei den Eigenschaften der Räume (Licht, Heizung, Kühlung) und geht bis zum individuellen Tracking freier Ressourcen mittels Smartphone. Letzterer Aspekt bewegt sich noch in einer rechtlichen Grauzone.
Rechtliche Aspekte
Arbeitnehmer haben kein Recht auf einen eigenen, festen Arbeitsplatz. Es ist demnach individualrechtlich möglich, Desksharing einseitig anzuordnen und einzuführen. Die Einführung von Desksharing-Modellen basiert im Regelfall auf einer Betriebsvereinbarung oder einer Richtlinie Gefährdungsbeurteilung.
Für die Ausstattung der Arbeitsplätze ist § 31 Abs. ArbStättV heranzuziehen. Vor allem die Vermeidung von Gesundheitsgefährdungen steht dabei Mittelpunkt. Für den Arbeitgeber ist damit die Notwendigkeit einer Gefährdungsbeurteilung gegeben.
Weiters schreibt § 4 Abs.2 ArbStättV vor, ausreichend für Hygiene zu sorgen und vor allem dabei auf die Corona Schutzverordnungen (SARV-CoV-2 Arbeitsschutzregel) zu beachten.
Zustimmung / Mitbestimmung des Betriebsrates
Der Arbeitgeber ist aufgrund seines Direktionsrechts (§ 106 GewO) ermächtigt, in seinem Betrieb (voll oder nur in bestimmten Abteilungen) Desksharing einzuführen. Nach § 111 Satz 3,4,5 BetrVG kann es sich dabei um eine zustimmungspflichtige Betriebsänderung handeln. In dem Fall muss der Betriebsrat dieser Änderung zustimmen. Derzeit gibt es von den Landesarbeitsgerichten unterschiedliche Betrachtungsweisen, wie sich aus ergangenen Urteilen ableiten lässt.
Betriebsrat (© Marco2811 – stock.adobe.com)Ebenso kann er nach § 87 Abs. 1.1 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein. Es fehlt an der klaren Zuordnung zwischen mitbestimmtem und mitbestimmungsfreiem Arbeitsverhalten. Beim Konzept des Desksharing spricht die Anordnung (Art und Weise) und die Gestaltung für das Mitbestimmungsrecht. Nach der Aufnahme der Tätigkeit am Arbeitsplatz spricht man von einer Arbeitspflicht, der mitbestimmungsfrei nachzukommen ist. Weitere Möglichkeiten der Mitbestimmung nach § 87 BetrVG können sich ergeben:
- Aus den Regelwerken zum Platzieren und Verwenden privater Gegenstände und deren Anordnung (bspw. Blumen / Pflanzen, die zu gießen sind). Sie betreffen das in der Regel mitbestimmungspflichtige Ordnungsverhalten.
- Wird ein elektronisches Buchungstool eingesetzt, so ist dessen Einsatz ebenfalls mitbestimmungspflichtig (Leistungs- und Verhaltenskontrolle).
- Weiters ist die Zustimmung des Betriebsrates erforderlich, wenn Umstände eintreten, die eine konkrete Gefährdung der Mitarbeiter darstellen. Vor allem in Zeiten von Corona hat sich dieser Komplex verschärft, wenn es sich um Reinigung und Desinfektion der eingesetzten Betriebsmittel dreht. Dabei kann sich ein Mangel durchaus auf die Gesundheit der betroffenen Beschäftigten auswirken.
In Betrieben, in denen kein Betriebsrat installiert ist, sollte eine unternehmensweite Richtlinie gelten, in der die Vorgaben zur Gefährdungsbeurteilung zu definieren sind. Zusätzlich ist eine Unterrichtung der Mitarbeiter vorzusehen, die diese über alle Sicherheitsvorgaben und Regeln informiert.
Regeln für den erfolgreichen Einsatz von Desksharing
Ein reibungsloser Ablauf ist an eine gute Planung und Umsetzung gebunden. Die Organisation und entsprechende Regeln sind im Vorfeld zu entwickeln:
- Identischer Aufbau und gleiche Ausstattung aller Arbeitsplätze. Die Grundelemente (Anschlüsse, EDV-Ausstattung, Beleuchtung, Ergonomie) sind auf allen Arbeitsplätzen gleich. Das ist erforderlich, um einen sofortigen Arbeitsbeginn zu ermöglichen.
- Privater Raum ist vorzusehen. Für die Aufbewahrung persönlicher Gegenstände (Geldbörse. Handy, usw.) ist Raum erforderlich. In aller Regel sind dies mobile Rollcontainer oder Spinde, die am Ende der Arbeitszeit an einem zentralen Ort Platz finden. Eine wichtige Regel ist, dass der Desk nach getaner Arbeit tatsächlich frei ist (Clean-Desk-Policy).
- Beachtung der Ergonomie: Der Wechsel der Mitarbeiter bedingt, dass an die Ausstattung andere Maßstäbe zu legen sind. Tische und Stühle sollten leicht höhenverstellbar sein, ebenso die technischen Geräte (Monitor, PC, Telefon). Dabei ist das Expertenwissen eines Sicherheitsbeauftragten hilfreich.
- Datenschutz hat Priorität: Nicht nur vertrauliche Unterlagen, die je nach Tätigkeit unterschiedliche Sicherheitsstufen aufweisen können, sondern auch die personenbezogenen Daten, wie sie die DSGVO definiert sind vor unbefugtem Zugriff besonders zu schützen. Beispielsweise kann das die Anordnung sein, dass alle Mitarbeiter sich am Ende der Arbeitszeit von den EDV-Geräten (Computer, Terminals) abzumelden haben. Es kann aber auch die Beistellung von Sicherheitsschränken oder Safes mit besonders konfigurierten Schließsystemen sein.
- Förderung der Selbstorganisation: Es kann für manche Mitarbeiter eine Herausforderung darstellen, sich an jedem Arbeitstag neu zu organisieren. Eine entsprechende Schulung und Begleitung (Coaching) ist eine langfristige Investition.
Fazit und Zusammenfassung
Ein flexibler Arbeitsplatz ist immer auch gut dafür, um althergebrachte Strukturen zu sprengen und Platz für Neues zu schaffen. Desksharing kann Einfluss auf viele Bereiche nehmen. Das beginnt schon bei der Planung der Arbeitsplätze und -räume, schon in der Errichtungs- oder Umbauphase eines Büro- oder Geschäftsgebäudes. Das Konzept hat aber auch die Kraft, das individuelle Denken zur Arbeit im Allgemeinen und zur individuellen Organisation im Besonderen zu ändern. Zwar wird es den idealen Arbeitsort nicht geben, doch ist klar, dass sich die Arbeitswelten in großen Schritten (und immer kleineren Zeitabständen) oft dramatisch verändern. Desksharing ist eine mögliche Antwort darauf.
