Wer als Arbeitnehmer erkrankte, musste dies bislang durch einen sogenannten Krankenschein nachweisen. Dieser Schein wurde vom Arzt ausgestellt und vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber weitergeleitet. Seit dem 01. Januar 2023 gibt es dazu jedoch Änderungen. Arbeitnehmer müssen sich nun nicht mehr selber um die Abgabe des Scheins beim Arbeitgeber kümmern – dank des sogenannten „digitalen gelben Scheins“.
- 1. Ist der Krankenschein passé?
- 1.1. Wann braucht man eine Krankschreibung?
- 1.2. Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
- 1.3. Was steht in der AU?
- 1.4. In diesen Fällen brauchen Sie immer noch einen Krankenschein
- 1.5. Wann muss der Arbeitgeber von der Krankmeldung erfahren?
- 2. Keine AU eingereicht? - diese Folgen drohen
Ist der Krankenschein passé?
Krankenschein (© Stockfotos-MG / stock.adobe.com)Der Krankenschein ist eine Bescheinigung durch einen Arzt, die nachweist, dass ein Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen nicht dazu in der Lage ist, die Arbeit anzutreten. Derartige Bescheinigungen sind an die Krankenkasse und an den Arbeitgeber zu leiten. Gesetzlich sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, spätestens ab dem vierten Krankheitstag eine Krankschreibung vom Arzt einzuholen. Abweichende Regelungen dürfen jedoch vereinbart werden.
Wann braucht man eine Krankschreibung?
Die Krankschreibung ist die Voraussetzung, um auch während der Krankheitstage weiter Gehalt zu bekommen. Geregelt ist dies im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). § 5 Absatz 1 EntgFG sieht vor, dass Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung vorlegen müssen, wenn ihre Krankheit länger als drei Kalendertage anhält. Wer hingegen nur ein bis drei Tage lang arbeitsunfähig ist, muss dies nicht ärztlich nachweisen. Natürlich muss dennoch eine Abmeldung beim Arbeitgeber erfolgen. Dies reicht jedoch telefonisch.
Arbeitgeber dürfen abweichende Regelungen vornehmen. So ist es ihnen grundsätzlich auch möglich, bereits ab dem ersten Tag eine Krankschreibung vom Arzt zu verlangen. Derartige Vereinbarungen können beispielsweise durch Betriebsvereinbarungen und Verträge vorgenommen werden. Sind keine derartigen Vereinbarungen getroffen worden, gelten die gesetzlichen Regelungen.
Seit dem 01. Januar 2023 gibt es den sogenannten „gelben Schein“ in digitaler Form. Diesen sendet die Arztpraxis direkt an die Krankenkasse. Ob dies funktioniert hängt jedoch ganz davon ab, ob Arbeitgeber und Arztpraxis bereits auf digital umgestellt haben.
Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Arbeitgeber müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) seit der Änderung nicht mehr vom Arbeitnehmer verlangen, sondern können sie einfach bei der jeweiligen Gesundheitsversicherung abrufen. Zunächst gilt dies jedoch nur für gesetzlich Krankenversicherte. Privatversicherte sowie auch Beihilfeberechtigte können den digitalen Schein noch nicht nutzen. Wer in diese Kategorie fällt, erhält seinen Schein wie gewohnt in Papierform und muss ihn an Arbeitgeber und Krankenversicherung bzw. Beihilfestelle senden.
Die AU erhält jeder Arbeitnehmer wie gewohnt beim Hausarzt. Nach einem Besuch stellt der Arzt die Arbeitsunfähigkeit fest und stellt ein Dokument aus. Für die eigenen Unterlagen ist es immer noch möglich, einen Papierausdruck zu erhalten. Für den Arbeitgeber wird eine digitale Bescheinigung erstellt. Zukünftig soll es außerdem möglich sein, eine AU auch in die elektronische Patientenakte einspeichern zu lassen.
Was steht in der AU?
Krankschreibung vom Arzt (© monet / stock.adobe.com)Die Informationen der digitalen AU sind denen der bisherigen AU grundsätzlich gleich. Die von der Krankenversicherung an den Arbeitgeber übermittelten Daten lauten:
- Name der versicherten Person
- Beginn der Arbeitsunfähigkeit
- Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
Nicht weitergeleitet werden hingegen persönliche und vertrauliche Daten wie Diagnose oder ärztlicher Befund des Patienten. Der Arbeitgeber erfährt außerdem nicht, von welchem Arzt die Krankmeldung erfolgte.
In diesen Fällen brauchen Sie immer noch einen Krankenschein
Auch für gesetzlich Versicherte gibt es Ausnahmen, in denen immer noch ein Krankenschein in Papierform benötigt wird. Zu diesen Ausnahmen gehören insbesondere:
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aufgrund von erkrankten Kindern
- Krankschreibungen von Privatärzten, Reha-Kliniken und bestimmten Therapeuten
- Krankschreibungen im Urlaub
- Technische Probleme
Kann ein Angestellter aufgrund von erkrankten Kindern nicht zur Arbeit kommen, muss die entsprechende Bescheinigung vom Arzt in Papierform eingeholt und selber eingereicht werden.
Außerdem müssen Arbeitnehmer auch dann eine AU in Papierform einreichen, wenn sie von Privatärzten, Reha-Kliniken, Physio- und Psychotherapeuten krankgeschrieben werden. Diese ist dann wie gewohnt beim Arbeitgeber einzureichen. Zudem müssen Bescheinigungen auch dann in Papierform eingereicht werden, wenn der Arbeitnehmer im Urlaub erkrankt und deshalb länger im Ausland verweilen muss. Der Krankenschein muss dann umgehend per Post an den Arbeitgeber geschickt werden. Das liegt daran, dass die Übermittlung einer elektronischen AU aus dem Ausland noch nicht möglich ist.
Letztlich muss die AU in Papierform erfolgen, wenn technische Probleme auftreten. Dann erfolgt sie nach altem Muster, wird ausgedruckt und von den Arbeitnehmern an die Krankenkasse geschickt. Für spätere Dokumentationen werden die Daten der AU durch einen ausgedruckten Barcode von den Gesundheitsversicherungen eingescannt. So werden sie digitalisiert und den Arbeitgebern auch digital bereitgestellt.
Wann muss der Arbeitgeber von der Krankmeldung erfahren?
Die Krankmeldung an sich sollte stets so früh wie möglich eingereicht werden. Idealerweise ruft der Arbeitnehmer den Arbeitgeber vor Beginn der üblichen Arbeitszeit an. Im Gesetz wird festgehalten, dass der Arbeitgeber „unverzüglich“ Bescheid bekommen soll. „Unverzüglich“ bedeutet in der juristischen Fachsprache „ohne schuldhaftes Zögern“. Dies soll gewährleisten, dass der Arbeitgeber zeitnah Ersatz finden kann, sofern dies benötigt wird.
Bescheinigungen vom Arzt müssen spätestens an dem Tag eingereicht werden, ab dem sie benötigt werden. Wer beispielsweise am ersten Tag der Krankheit zum Arzt geht und eine Krankschreibung für die gesamte Woche erhält, muss diese spätestens am vierten Tag einreichen (bzw. früher, wenn dies mit dem Arbeitgeber anders vereinbart wurde). Wenn die Bescheinigung digital erfolgte, kümmert sich die Arztpraxis noch am selben Tag um die Übermittlung.
Keine AU eingereicht? - diese Folgen drohen
Wer keine AU eingereicht hat, obwohl er dazu verpflichtet ist, muss mit Konsequenzen rechnen. Arbeitgeber haben das Recht, einen Arbeitnehmer abzumahnen, wenn dieser seiner Pflicht zum Einreichen einer AU nicht nachkommt. Kommt dies häufiger vor, kann die Folge sogar eine Kündigung sein.
Sollten Unstimmigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vorliegen, kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht Klarheit über die Rechtslage verschaffen. Er kann helfen, eine außergerichtliche Einigung zu erzielen und rechtssicher über alle Optionen aufklären. Kommt es letztlich doch zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, kann der Anwalt seinen Mandaten vor Gericht vertreten. Anwälte für Arbeitsrecht können sich sowohl um Arbeitgeber als auch um Arbeitnehmer kümmern.
