Krankmeldung per Mail an Arbeitgeber schreiben – mit Vorlage / Muster und Tipps

Von fachanwalt.de-Redaktion, letzte Bearbeitung am: 2. April 2024

Wer krank wird, muss sich aufgrund der Entgeltfortzahlung bei seinem Arbeitgeber abmelden – doch ist auch eine Krankmeldung per Mail zulässig? Grundsätzlich muss eine Krankmeldung kein formelles Schreiben sein. Gleichzeitig ist es jedoch wichtig, auf ein paar Details zu achten, um sich abzusichern. Dabei können Sie die folgenden Muster als Vorlage nutzen.

Darf man sich per Mail krankmelden?

Krankschreibung per Mail (© momius - stock.adobe.com)
Krankschreibung per Mail (© momius - stock.adobe.com)
Eine Krankmeldung muss unverzüglich – das heißt ohne schuldhaftes Zögern – erfolgen. Das bedeutet, dass jeder Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber über den Krankheitszustand informieren muss, sobald er Kenntnis von diesem erlangt. Dies muss jedoch nicht über ein formelles Schreiben geschehen.

Vorgeschrieben ist nur die Krankmeldung als solche – nicht jedoch, in welcher Form sie erfolgen muss. Daher reicht theoretisch sogar ein kurzer Anruf beim Chef oder eine WhatsApp-Nachricht. Auch die Krankmeldung per Mail ist damit zulässig.

Das sollten Sie dabei beachten

Grundsätzlich müssen nur die folgenden Punkte beachtet werden:

  1. Die Krankmeldung muss unverzüglich erfolgen
  2. Sie sollte Auskunft über Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer beinhalten
  3. Gängige Unternehmenspraxis ist zu beachten
  4. Bei mehreren Tagen Arbeitsausfall wird ein Attest vom Arzt notwendig
  5. Grundsätzlich sind schriftliche Varianten aufgrund der Beweisfunktion empfehlenswerter als telefonische
Fachanwalt.de-Tipp: Auch, wenn der postalische Weg auf den ersten Weg besonders „offiziell“ erscheint, eignet er sich für die Krankmeldung nicht. Per Post würde das Attest den Arbeitgeber frühestens am nächsten Tag erreichen. Eine Krankmeldung per Fax ist allerdings denkbar, wenn dies im Unternehmen noch genutzt wird.

Krankmeldung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz

Die Rechtsgrundlage für die Krankschreibung ist § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG). Dort heißt es, dass Arbeitnehmer die Krankheit und die voraussichtliche Dauer der Krankheit mitteilen müssen. Sofern diese Anforderungen erfüllt sind, spricht nichts dagegen, dem Arbeitgeber eine schlichte E-Mail zu schreiben.

Fachanwalt.de-Tipp: Auch, wenn grundsätzlich ein Telefonanruf reicht, ist eine schriftliche Krankmeldung empfehlenswert. Eine E-Mail oder auch eine WhatsApp-Nachricht sind im Zweifelsfall gute Nachweise über die Krankmeldung. Sollte es zu einem Streit mit dem Arbeitgeber kommen, können Sie auf die Art nachweisen, dass Sie ausreichende Schritte eingeleitet haben.

In manchen Firmen gibt es bestimmte Grundlagen in Bezug auf die Krankmeldung. Sollte das Unternehmen bestimmten Gepflogenheiten folgen, ist es ratsam, sich an diese zu halten. In manchen Unternehmen geht die Krankmeldung beispielsweise üblicherweise an den eigenen Chef bzw. Manager, in anderen Unternehmen wiederum direkt an die Personalabteilung.

Damit die Krankmeldung rechtzeitig von den richtigen Personen gelesen wird und es später keine Konflikte gibt, sollte jeder Arbeitnehmer stets der gängigen Unternehmenspraktik folgen.

Krankmeldung per Mail vom Arzt / mit Attest

Attest (© Thomas Siepmann - stock.adobe.com)
Attest (© Thomas Siepmann - stock.adobe.com)
Wer aufgrund einer Krankheit mehrere Tage arbeitsunfähig ist, muss ein ärztliches Attest einreichen. Ab nach genau wie vielen Tagen eine solche ärztliche Meldung einzureichen ist, ist im Arbeitsvertrag geregelt. Üblich sind drei oder vier Tage. Das ärztliche Attest wird auch Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz AU) genannt.

Früher war es üblich, ein schriftliches Attest vom behandelnden Arzt zu erhalten, das dann über eigene Wege an die Firma gereicht werden musste. Dies ist seit dem Inkrafttreten der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) anders.

Gesetzlich Krankenversicherte müssen sich seit Januar 2023 und dem Eintreten der eAU nicht mehr selbst um die Einreichung der Krankmeldung vom Arzt kümmern. Als elektronische Bescheinigung wird das Attest direkt von der zuständigen Arztpraxis an den Arbeitgeber des Patienten gesendet. Dies ist mit einer E-Mail an den Arbeitgeber gleichzustellen, erleichtert dem ohnehin schon kranken Arbeitnehmer allerdings den Prozess.

Fachanwalt.de-Tipp: Für Privatversicherte gilt allerdings weiterhin die ursprüngliche Lösung mit dem Attest auf Papier.

Besser als der telefonische Weg ist die Mail auf jeden Fall, da sie mehr Beweiskraft hat. Sollte es zu Streitigkeiten mit dem Arbeitgeber kommen, lässt sich anhand der Mail überprüfen, ob der Arbeitnehmer alles korrekt gemacht hat.

Als weiterer Nachweis und als Kopie für die eigenen Akten sollten Sie außerdem sicherstellen, dass Sie beim Arzt eine Kopie der AU erhalten.

Lassen sich Probleme mit dem Arbeitgeber nicht lösen, sollte zeitnah ein Fachanwalt für Arbeitsrecht, der sich auf das Thema Arbeitsunfähigkeit spezialisiert, zu Hilfe gezogen werden, der rechtsicher über den Einzelfall beraten kann.

Krankmeldung per Mail an Arbeitgeber schreiben: Vorlage / Muster

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift darüber, wie eine Krankmeldung per Mail an den Arbeitgeber formuliert werden muss. Wichtig ist nur, dass sich aus der Meldung alle relevanten Informationen ergeben.

Im Folgenden drei Beispiele, wie eine solche Mail formuliert werden kann:

Beispiel 1:


Betreff: Krankschreibung

Sehr geehrte Frau Mustermann,

leider bin ich heute (12.03.2024) krank und kann nicht zur Arbeit kommen.

Ich habe einen Arzttermin für 10 Uhr vereinbaren können und werde mich, sobald ich weiß, wie lange ich krankgeschrieben sein werde, abermals bei Ihnen melden.

Mit freundlichen Grüßen

Max Meier


 

Fachanwalt.de-Tipp: Einen genauen Krankheitsgrund müssen Sie in der Regel nicht angeben. Diese Information unterliegt der Privatsphäre und wird auch über ein ärztliches Attest nicht mitgeteilt. Eine allgemein gehaltene Mail wie im obigen Beispiel reicht also vollkommen aus.


Beispiel 2:


Betreff: Krankschreibung

Guten Tag Maria,

leider bin ich heute (12.03.2024) erkrankt und kann heute und morgen nicht zur Arbeit kommen.

Sollte sich etwas ändern und eine längere Krankschreibung notwendig werden, werde ich mich nochmal melden.

Dringende Angelegenheiten übernimmt Marlene während meiner Abwesenheit, damit das Projekt X noch in der vorhandenen Frist eingereicht wird.

Herzliche Grüße

Max


Hierbei handelt es sich um ein lockeres Schreiben: In einem Team, in dem sich alle duzen und persönlicher Kontakt gut funktioniert und üblich ist, spricht nichts dagegen, auch die Krankschreibung derart zu gestalten. In diesem Beispiel hat sich der Arbeitnehmer sogar schon telefonisch mit einer Kollegin abgesprochen, die wichtige Angelegenheiten während seiner Abwesenheit übernimmt.

Fachanwalt.de-Tipp: Arbeitnehmer sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, sich dazu zu kümmern. Sind solche Absprachen aber üblich und unkompliziert, schadet es nicht, den Arbeitgeber auch darüber zu informieren.


Beispiel 3:


Betreff: Krankschreibung

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich schreiben Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich leider heute (12.03.2024) erkrankt bin und deshalb nicht zur Arbeit kommen kann.

Um 11:30 habe ich einen Arzttermin. Anschließend werde ich mit wieder bei Ihnen melden, um Ihnen mitzuteilen, wie lange ich krankgeschrieben sein werde.

Bitte leiten Sie die Mitteilung so schnell wie möglich an meine Vorgesetzte Frau Mustermann weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Max Meier (Personalnummer: XXXX)


Hierbei handelt es sich um ein unpersönliches Schreiben an die Personalabteilung. In größeren Firmen werden Krankmeldung teilweise auf die Art gehandhabt. Ist das Miteinander im Unternehmen eher unübersichtlich und anonym, schadet es nicht, höflich zu bleiben und die eigene Personalnummer mitzuteilen.


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