Was ist eine Personalakte?

Die Personalakte ist im übertragenem Sinne ein „Spiegelbild“ des Mitarbeiters. Sie soll möglichst vollständig und sorgfältig den aktuellen Status und Werdegang darstellen. In aller Regel liegt sie in elektronischer Form vor, deshalb sind die Bestimmungen des Datenschutzes strikt zu beachten. Die Inhalte sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, Arbeitnehmer und Arbeitgeber legen fest, welche Unterlagen und Dokumente darin enthalten sind.

Rechtliche Grundlagen

Personalakte (© Andrey Popov – stock.adobe.com)Zur rechtssicheren Sammlung relevanter Unterlagen über das Arbeitsverhältnis hat der Arbeitgeber die arbeitsrechtlichen Vorschriften zu beachten. Laut § 83 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) hat jeder Arbeitnehmer das Recht der Einsichtnahme. Bei inhaltlichen Unklarheiten ist der Arbeitgeber verpflichtet, Erklärungen beizufügen. Die Einsichtnahme kann während der Arbeitszeit erfolgen.

Begriff der Personalakte

Die Personalakte ist, so das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil v. 19.7.2012, 2 AZR 782/11):

• „…eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engem Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen“.

Für den öffentlichen Dienst gilt § 109, Abs. 1 Bundesbeamtengesetz:

• In einer Personalakte befinden sich „… alle Unterlagen, einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in unmittelbaren Zusammenhang stehen.

Weitere rechtliche Aspekte

Im Folgenden finden Sie weitere rechtliche Aspekte im Kontext zur Personalakte.

Recht zur Einsichtnahme

Dieses Recht steht jedem Mitarbeiter zu und bedarf keines besonderen Grundes. Die entsprechende Regelung findet sich im Betriebsverfassungsgesetz. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, über Änderungen hinsichtlich Inhalt und Umfang zu informieren. Es liegt im Interesse der Arbeitnehmer, in periodischen Abständen vom Einsichtsrecht Gebrauch zu machen. Zur Einsichtnahme kann der Arbeitnehmer ein Betriebsratsmitglied beiziehen, für das dann die besondere Schweigepflicht gilt. Eine Verletzung dieser ist nach § 120 Abs. 2 BetrVG strafbar.

Es ist dem Mitarbeiter erlaubt, Kopien und Notizen anzufertigen, jedoch ist die Aushändigung der gesamten Akte nicht vorgesehen. Das Recht zur Einsichtnahme bleibt auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen erhalten.

Arbeitnehmer können zum Inhalt der Personalakte Stellung nehmen, Gegendarstellungen, Klärungen, Ergänzungen oder die Entfernung von unrichtigen Angaben verlangen. Diese Rechte sind ggf. auch mit Rechtsmitteln durchzusetzen.

Einsichtnahme für Betriebsrat, Anwalt

Anwalt (© Freedom – stock.adobe.com)Generell gilt allerdings, dass weder Betriebsrat noch ein außenstehender Anwalt ein Recht zur Einsicht in die Personalakte haben. Auch wenn der Mitarbeiter einen Anwalt beizieht, begründet dies kein Recht auf Einsichtnahme durch diesen.

Einsichtnahme in digitale Personalakten

Falls die Personalakte in digitaler Form vorliegt, hat der Arbeitgeber auf Verlangen des Mitarbeiters einen entsprechenden Zugriff zu gewähren. Abhängig vom eingesetzten Personalinformationssystem sind Bereiche zum Bearbeiten / Lesen freizugeben, um dem Mitarbeiter die Gelegenheit zu geben, seine Daten selbst zu aktualisieren.

Weitergabe bei Betriebsübergang

Es ist verständlich, dass ein neuer Arbeitgeber die Personalakten der im Betrieb beschäftigten Personen in das eigene System integrieren will. Gemäß der aktuellen Rechtslage hat ein Betriebsnachfolger in die bestehenden Rechte und Pflichten der Arbeitsverhältnisse einzutreten und muss diese unverändert fortführen. Er kann diesen Pflichten nur nachkommen, wenn er sämtliche Personalunterlagen übertragen bekommt.

Die Anforderung und der Zugriff auf die Daten ist ab dem Zeitpunkt des Betriebsübergangs möglich. Für den „alten“ Arbeitgeber gelten weiterhin die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Eine Aushändigung der Personalakten vor dem tatsächlichen Übergang wäre nur mit dem Einverständnis der betroffenen Beschäftigten möglich. In der Regel ist die Einholung dieser Zustimmung kaum realisierbar, deshalb besteht nur die Möglichkeit, die Daten anonymisiert zur Verfügung zu stellen, wenn es der Erwerber verlangt. Die betroffenen Mitarbeiter sind von der Weitergabe zu verständigen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Die Aufbewahrungspflichten gelten nicht generell und treffen in aller Regel nur auf Dokumente mit steuerlicher Relevanz zu:

• Frist von 30 Jahren
  • Unterlagen im Zusammenhang mit der Pensionskasse und Versorgungsansprüchen.
• Frist von 10 Jahren
  • Lohnunterlagen, die für die Gewinnermittlung relevant sind.
• Frist von 6 Jahren
  • Lohnsteuerkarten
  • Lohnabrechnungen
  • Belege für Lohnsteuerabzug.
• Frist von 5 Jahren
  • Beitragsnachweise für die Sozialversicherung.
• Frist von 2 Jahren
  • Nach dem AÜG oder Mindestlohngesetz die Nachweise über die Mindestlohnzahlung.

Generell gilt, dass alle Personaldaten bis zur endgültigen Verjährung (drei Jahre) aufzubewahren sind, um möglichen Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis nachzukommen (Arbeitszeugnis, Schadenersatz).

Rechte des Arbeitnehmers

Arbeit (© Jacob Lund – stock.adobe.com)Nach den Regelungen des Betriebsverfassungsgesetzes stehen Arbeitnehmern diese Rechte zu:

• Von den Inhalten Kopien anfertigen und sich Notizen machen.
• Den Betriebsrat zur Einsichtnahme beiziehen.
• Stellungnahme zu den Inhalten beziehen.
• Erklärungen und Gegendarstellungen abgeben.
• Falsche oder unrichtige Angaben entfernen (lassen).
• Gerichtliche Geltendmachung von Löschungen, falschen oder unwahren Behauptungen.

Rechte und Pflichten des Arbeitgebers

Zwar besteht keine Verpflichtung zur Führung einer Personalakte, es liegt allerdings im gemeinsamen Interesse, Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen, strukturiert zu erfassen und zu sammeln. Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht achtet der Arbeitgeber auf, …

• … die sorgfältige und sichere Aufbewahrung
• … die Beschränkung des Zugriffs (Arbeitgeber, Personalverantwortliche)
• … die vertrauliche Behandlung der Personalakten
• … die Unterbindung der Weitergabe an Dritte.

Aufbewahrung nach den Grundsätzen des Datenschutzes

Der Arbeitgeber darf personenbezogene Daten nicht länger speichern, als es zur Verarbeitung erforderlich ist. Neben den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sollte die Aufmerksamkeit dabei vor allem auf sensible Gesundheitsdaten gerichtet sein. Sie unterliegen nicht der zehnjährigen Speicherfrist für steuerlich relevante Unterlagen. Empfehlungen bei krankheitsbedingten Fehlzeiten während des Jahres:

• unter 6 Wochen: 12 Monate
• über 6 Wochen: 4 Jahre

Vernichtung von Daten

Die endgültige Vernichtung von Daten aus der Personalakte hat unter Beachtung der Bestimmungen des Datenschutzes (Abstimmung mit Datenschutzbeauftragten) zu erfolgen. Eine Verständigung des Arbeitnehmers ist nicht zwingend vorgesehen, es spricht jedoch auch nichts dagegen.

Inhalte

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Inhalte der Personalakte.

• Persönliche Dokumente:
  • Korrespondenz im Zusammenhang mit der Bewerbung.
  • Kopien der Arbeitszeugnisse bisheriger Arbeitgeber.
  • Alle relevanten Schulzeugnisse.
  • Belege zu den Berufs- und / oder Ausbildungsabschlüssen
  • Lebenslauf inkl. Passbild.
  • Protokoll, wenn eine Einsichtnahme ins amtliche Führungszeugnis erfolgt ist (in aller Regel bei Vertrauenspositionen).
  • Wenn erforderlich Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis.
  • Arbeitsvertrag, Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibung.
  • Korrespondenz über eventuelle Nebenbeschäftigungen.
• 
  Bewerbungsmappe (© Ehrenberg-Bilder / fotolia.com)Unterlagen zur Steuer und zur Sozialversicherung
  • Nachweis der Beiträge zur Krankenkasse inkl. der Anmeldungsunterlagen, Sozialversicherungsnummer.
  • Wenn vorhanden Belege zu Zusatzversorgungskassen.
  • Nachweise für vermögenswirksame Leistungen.
  • Nachweise zur Pflegeversicherung (kinderlose Arbeitnehmer).
  • Bescheinigungen zur Lohn- und Gehaltszahlung.
  • Lohnsteuerunterlagen.
• Amtliche Urkunden (in Kopie:
  • Führerscheine und andere Fahrerlaubnisse (Kranführer, Sondermaschinen).
  • Nachweise bezüglich einer schweren Behinderung.
  • Zusammenfassung eines rechtskräftigen Scheidungsurteils.
  • Eventuelle Unterlagen über Pfändungen und gerichtlich festgestellte Zahlungsverpflichtungen.
  • Wehr- oder Zivildienstbescheinigung.
• Spezielle Unterlagen (abhängig von arbeitsvertraglichen Regelungen, Gehaltshöhe):
  • Sterbe-, Heirats-, Geburtsurkunden Angehöriger.
  • Anträge für Kindergeld, Orts-, Sozial-, Familienzuschlag.
• Sonstige Unterlagen:
  • Personalbogen
  • Übersichten zu Urlaub und Fehlzeiten.
  • Beurteilungen
  • Er- und Abmahnungen.
  • Protokolle der Entwicklungsgespräche, Personalentwicklungsplan.
  • Protokolle ärztlicher Untersuchungen in Bezug auf die Arbeitssicherheit.
  • Gesundheitsausweis bei Umgang mit Lebensmitteln.
  • Nachweise zu Aus- und Weiterbildungen.
  • Nachweise zu Sonderausbildungen, Spezialverwendungen (Sicherheitsbeauftragter, Werkschutz).
  • Sonstiger Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter.

Ist es die Absicht des Arbeitgebers, das Ergebnis von Eignungstests oder grafologischer Gutachten in die Personalakte aufzunehmen, bedarf dies der Zustimmung des Arbeitnehmers. Insgesamt sind alle möglichen Aufzeichnungen zum persönlichen Verhalten des Mitarbeiters (Charaktermerkmale) ggf. aus der Personalakte zu entfernen. Ebenso alle Daten und Unterlagen, die nicht im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen.

Was darf nicht hinein

Hier finden Sie im Überblick die Inhalte, die nicht in die Personalakte mit hinein dürfen. 

• Allgemeine, das Persönlichkeitsrecht verletzende Unterlagen (Ethnische Herkunft, Anmerkungen zur Sexualität, individuelle charakterliche Beurteilungen).
• Betriebsärztliche Unterlagen (Schweigepflicht), Auflistung von Krankheitsgründen in der Vergangenheit.
• Private Informationen, die den Arbeitnehmer betreffen (bspw. Profile in den sozialen Medien, …).
• Private Vorlieben des Arbeitnehmers.

Musterhafter Aufbau

Für alle Beteiligten ist ein klarer und strukturierter Aufbau von Vorteil. Hier eine Empfehlung zur Struktur:

1. Persönliche Daten (Namen, Adressen, Sozialversicherungs- und Steuernummer).
2. Die Arbeit betreffende Daten (Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibung, Dienstzeiten und Abwesenheiten).
3. Einzelvertragliche Regelungen (Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen).
4. Bemerkungen zur Entwicklung (Protokoll zu den Mitarbeitergesprächen, Beurteilungen, Beförderungen, Abmahnungen).
5. Unterlagen die Beendigung des Arbeitsverhältnisses betreffend (Kündigungsschreiben sollte aus Beweisgründen auch in Schriftform aufliegen).
6. Allgemeiner Schriftverkehr.

Zusammenhang zur DSGVO

Die Personalakte enthält persönliche und vertrauliche Unterlagen. Sie unterliegt daher besonders den Richtlinien des Datenschutzes. In folgenden Fällen ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen:

• Automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten von mindestens 10 Mitarbeitern oder
• Verarbeitung (in jeder Form) von mindestens 20 Mitarbeitern.

DSGVO (© Chris – stock.adobe.com)Dem Grundsatz der DSGVO folgend, sind lediglich die Daten, die das Beschäftigungsverhältnis betreffen, zu verarbeiten:

• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses.
• Relevante Ereignisse während des Bestehens.
• Ausübung von Rechten (Gesetze, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarungen, einzelvertragliche Regelungen, …).
• Aufzeichnungen, die bei der Aufdeckung von Straftaten relevant sind (waren).

Die Daten sind im erforderlichen Umfang für den Zeitraum zu speichern, den Gesetzgeber und / oder Verwaltungsbehörden vorgeben (Aufbewahrungsfristen).

Aufbewahrung der Personalakte(n)

In aller Regel sind die Akten Teil eines Personalinformationssystems in elektronischer Form. Sowohl der bestellte Datenschutzbeauftragte als auch der IT-Verantwortliche haben dafür Sorge zu tragen, dass kein unbefugter Zugriff (lesend / schreibend) erfolgt und die physische Sicherheit gewährleistet ist.

Liegen die Akten in analoger Form (Papier) vor, so sind sie ebenso sicher zu verwahren. In beiden Fällen kann es ratsam sein, Sicherungskopien anzufertigen.

Digitale Personalakte einführen: Vorgaben, Mitbestimmungsrechte

Falls der Arbeitgeber plant, eine digitale Personalakte einzuführen, so tut er gut daran, das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates zu beachten. Zwar kann der Betriebsrat der Einführung als solche nicht widersprechen, bei der Einrichtung und Einführung stehen im nach § 87 Abs 1(6) BetrVG jedoch Mitbestimmungsrechte zu. Wie weit dieses Recht auszulegen ist, ist aktuell in rechtlicher Klärung, denn es kommt auf den Einzelfall an, welche Kontroll- und Auswertungsmöglichkeiten geplant sind.

In allen Fällen, in denen die elektronische Personalakte auch Funktionen der Leistungs- oder Verhaltensüberwachung übernimmt, ist es empfehlenswert, den Betriebsrat einzubinden, im besten Fall eine Betriebsvereinbarung mit folgenden Inhalten abzuschließen:

• Zugriffskonzepte (Geschäftsführung, IT)
• Inhalte
• Aufbewahrung und Löschung
• Zweck der Erhebung und Datenverarbeitung (DSGVO)
• Protokollkonzept (wer hat was geändert, hinzugefügt, gelöscht)
• Datensicherheit besonders sensibler Daten
• Verantwortungen und Pflichten im Umgang mit der Personalakte
• Regelungen, die Einsichtnahme betreffend (Zeiten, Inhalte, Ort)

Der permanente Zugriff des Betriebsrates auf die Personalakten ist nicht vorgesehen und kann auch nicht in einer Betriebsvereinbarung so geregelt sein, denn damit würde gegen das allgemeine Persönlichkeitsrecht verstoßen.

Auswirkungen der Pandemie

Daten (© Looker_Studio – stock.adobe.com)Es steht außer Frage, dass die Corona-Pandemie sich bis in die Personalverwaltung der Unternehmen und Behörden erstreckt und auf Abläufe und Prozesse einwirkt.

Unbestritten ist, dass die digitale Personalakte zu jenen Zeiten, als Beschäftigte von einem Tag auf den anderen das Unternehmen nicht mehr betreten durften und ins Home-Office „verbannt“ wurden, ihren vollen Wert beweist. Speziell für HR-Management, Lohn- und Gehaltsabrechnung und auch Betriebsrat war dadurch erst ein nahezu nahtloser Übergang möglich. In Bezug auf den Inhalt der Personalakte ist jedenfalls zu beachten:

• Ein Arbeitgeber darf zwar den Nachweis des Impfstatus verlangen, er darf jedoch keinesfalls den Impfpass in Kopie in der Personalakte hinterlegen (Speicherbegrenzung, Datenminimierung).
• Zulässig ist allerdings ein Vermerk über die Einsichtnahme in den Impfpass.

Grundsätzlich gilt, dass Gesundheitsdaten laut DSGVO besonders schützenswert sind. Die Daten der Impfung zählen jedenfalls dazu, deshalb sind sie nur dann zu erheben und zu verarbeiten, wenn dies erforderlich ist.

Zu beachten ist, dass im Gesundheitswesen und im medizinischen Bereich andere Regelungen greifen (Infektionsschutzgesetz).

Zusammenfassung und Fazit

In der Personalakte befinden sich alle, für das Arbeitsverhältnis relevante Unterlagen. Der Inhalt kann sich von Einzelfall zu Einzelfall unterscheiden. Der Arbeitgeber nimmt nur solche Angaben auf, für die er ein sachliches Interesse hat. Alles, was darüber hinausgeht, ist unzulässig. Mitarbeitern steht jederzeit das Recht auf Einsichtnahme zu, anderen Personen / Organisationen (Betriebsrat, Anwalt) ist es verwehrt. Der Arbeitgeber hat im Rahmen seiner Fürsorgepflicht für die sichere Aufbewahrung der Daten zu sorgen (physische Gefährdung, unbefugter Zugriff) und die Regeln des Datenschutzes zu beachten.