Arbeitgeber sollten einem Arbeitnehmer ein Darlehen erst auszahlen, wenn zuvor ein schriftlicher Darlehensvertrag abgeschlossen wurde.
Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Geldbetrag auf dessen Bankkonto überweist und dabei den Verwendungszweck "Darlehen" angibt. so kommt dadurch kein wirksamer Darlehensvertrag zustande. Dafür fehlt die ausdrückliche und unmissverständliche Einverständniserklärung des Arbeitnehmers.
Schon mit Blick auf eine Betriebsprüfung muss sich der Arbeitgeber absichern. Dass ausbezahltes Geld dem Arbeitnehmer tatsächlich als Darlehen überlassen wurde muss gut dokumentiert und damit nachweisbar sein. Sonst gerät der Arbeitgeber in ernste Gefahr, dass das an den Arbeitnehmer gezahlte Geld als Vergütung eingestuft wird. Das hätte dann zur Folge, dass darauf Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten sind.
Muss ein Arbeitgeberdarlehen schriftlich vereinbart werden?
Nur durch einen schriftlich abgeschlossenen Darlehensvertrag gelingt dem Arbeitgeber der Nachweis, dass es sich bei dem ausgezahlten Geldbetrag tatsächlich um ein Darlehen für den Arbeitnehmer handelt und nicht etwa um einen Vorschuss oder gar um eine Schenkung.
Welche Formalien sind zu beachten?
Der Vertrag sollte ausdrücklich mit Arbeitgeberdarlehen überschrieben werden, um keinen Zweifel aufkommen zu lassen, dass der bezahlte Geldbetrag dem Arbeitnehmer nur vorübergehend überlassen wird und dass dieses Geld später zurückgezahlt werden muss.
Beim Darlehensvertrag muss der Arbeitgeber auf die Angabe der richtigen Parteibezeichnung achten. Gerade dieser Punkt ist fehleranfällig:
Firmiert der Arbeitgeber als GmbH, dann darf im Vertrag nicht anstelle dieser GmbH nur der Name des Geschäftsführers stehen und womöglich noch dessen Privatanschrift.
Der Geldbetrag muss dem Arbeitnehmer selbstverständlich von einem Firmenkonto überwiesen werden und nicht etwa vom Privatkonto des Geschäftsführers.
Welche Regelungen sind besonders wichtig?
Um die Rückzahlung des Darlehens zu sichern muss der Vertrag dafür eines Regelung enthalten. Das kann entweder die Rückzahlung auf einmal zu einem bestimmten Stichtag bedeuten oder eine Rückzahlung in Raten.
Wichtige Regelungspunkte für eine Ratenzahlung:
- Höhe der monatlichen Raten
- Fälligkeit (z.B. zum Monatsletzten)
- Beginn der Ratenzahlung.
Um ein Druckmittel für die pünktliche Bezahlung zu schaffen, sollte man im Vertrag entsprechende Vorsorge treffen:
"Für den Fall eines ganzen oder teilweisen Zahlungsrückstandes (Achtung: nicht den Begriff Zahlungsverzug verwenden!) mit einer Rate ist der gesamte noch offene Restbetrag auf einmal zur Zahlung fällig und ab dann mit x % p.a. zu verzinsen."
Wie kann der Rückzahlungsanspruch gesichert werden?
Solange das Arbeitsverhältnis besteht, werden die Raten meistens mit dem Nettoverdienst verrechnet und gleich vom Lohn abgezogen. Diese Handhabung ist zwar üblich, sollte aber im Vertrag ausdrücklich geregelt sein.
Ohne eine klare Regelung könnte es Probleme geben, falls ein Gläubiger des Arbeitnehmers im Wege der Lohnpfändung auf die Vergütung zugreifen möchte. In der Zwangsvollstreckung gilt der Prioritätsgrundsatz. Ohne vertragliche Absicherung hätte nämlich die Pfändung des Gläubigers den Vorrang vor einem Abzug durch den Arbeitgeber!
Der Arbeitgeber würde also im Verhältnis zu einem anderen Gläubiger im Rang zurückfallen und könnte die Raten für lange Zeit nicht mehr von der Vergütung abziehen.
Darf der offene Restbetrag mit der letzten Verdienstabrechnung komplett einbehalten werden?
Wenn das Arbeitsverhältnis endet, dann ist der Arbeitgeber keinesfalls berechtigt, den offenen Restbetrag des Darlehens im Wege der Selbsthilfe mit den letzten Vergütungsansprüchen des Arbeitnehmers zu verrechnen. Ansonsten würde der Arbeitgeber gegen den gesetzlichen Schutz des Arbeitseinkommens bei Pfändungen und Aufrechnungen verstoßen nach § 850 ZPO.
Auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht eine Ratenzahlungsvereinbarung ganz normal weiter. Der Arbeitnehmer muss die fälligen Raten dem Arbeitgeber auf dessen Geschäftskonto überweisen.
Das Ende des Arbeitsverhältnisses ist kein wichtiger Grund für eine außerordentliche und fristlose Kündigung des Darlehensvertrages durch den Arbeitgeber. Anderslautende Regelungen im Darlehensvertrag sind grundsätzlich unwirksam.
Wie ist die Kündigungsfrist bei Darlehen?
Sollte ein Darlehensvertrag keine Rückzahlung des überlassenen Geldbetrages zu einem bestimmten Zeitpunkt auf einmal oder in Raten vorsehen, dann muss der Arbeitgeber den Darlehensvertrag kündigen, um die Überlassung des Geldbetrages zu beenden. Die gesetzliche Kündigungsfrist beträgt drei Monate.
