Arbeitsrecht

Arbeitszeiterfassung unkompliziert umsetzen

24.05.2024
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Zuletzt bearbeitet am: 24.05.2024

Seit 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten zu dokumentieren. Das galt bisher schon für Überstunden und Stunden, die an einem Sonntag aufgebaut wurden. Laut einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts und in Bezug auf ein Urteil, das vom Europäischen Gerichtshof bereits 2019 entschieden wurde, gilt dieses Gesetz nun aber für alle erbrachten Stunden.

Eine Stechuhr muss es dafür aber nicht geben. Im Grunde können Arbeitnehmer ihre Stunden auch handschriftlich vermerken und anschließend beim Arbeitgeber einreichen. Dass das jedoch nicht nur unübersichtlich, sondern auch schwer zu überprüfen ist, liegt auf der Hand. Deshalb plant der Gesetzgeber aktuell sogar, die elektronische Zeiterfassung als verpflichtend einzuführen. In vielen Branchen kommen deshalb bereits verschiedene Softwares zum Einsatz, die die geleistete Arbeitszeit der Angestellten zentral und unkompliziert dokumentieren. Wer am Band oder in der Küche arbeitet, ist das An- und Abmelden deshalb bereits gewöhnt. Doch auch Rechtsanwälte und Steuerberater erfassen ihre Zeit, denn sie werden für ihre Dienstleistungen oft stundenweise abgerechnet und liefern dem Mandanten gegliederte Rechnungen.

Minutengenaue Dokumentation

Besonders die Dienste eines Anwalts können dem Mandanten hohe Kosten verursachen. Durch seine spezialisierte Ausbildung und jahrelange Erfahrung ist er hochqualifiziert und haftet im Ernstfall sogar. Dazu kommt, dass die Fälle in der Regel deutlich komplexer sind und daher auch mehr Zeit in Anspruch nehmen können. Deshalb muss der Mandant darauf vertrauen können, dass der Anwalt ihm nur genau die Zeiten in Rechnung stellt, für die er auch tatkräftig Arbeit geleistet hat. Derartige Dokumentation dient aber auch dem Anwalt, der sicherstellen möchte, dass er effizient arbeitet und den entsprechenden Umsatz macht. So lassen sich interne Kosten kalkulieren und angemessene Honorare für zukünftige Fälle verhandeln.

Optimierte Prozesse

Läuft alles glatt, profitieren sowohl der Mandant als auch der Anwalt. Mit der passenden Software kann die Zeit sowohl vom Terminal im Büro, als auch vom PC aus erfasst werden und wird automatisch für alle weiteren Zwecke dokumentiert. Auf diese Art und Weise lassen sich beispielsweise alle individuell erbrachten Beratungsleistung innerhalb der Software in Rechnung stellen. Das unterstützt nicht nur die Buchhaltung innerhalb der Firma, sondern sorgt auch dafür, dass alle gesetzlichen Vorschriften erfüllt und sowohl das Arbeitszeitgesetz als auch das Arbeitsschutzgesetz eingehalten werden. Arbeitet ein Mitarbeiter im Homeoffice oder trifft den Mandanten außerhalb des Büros, laufen die Daten problemlos zentral zusammen, denn die Zeit kann zusätzlich auch mobil erfasst werden. Die abrechenbare Zeit ist dabei jederzeit akkurat, denn auch Urlaubstage, Pausen und andere Abwesenheiten werden dokumentiert.

Ultimative Integration

Neben den offensichtlichen Funktionen einer Zeiterfassungssoftware spielen auch die Anpassungsmöglichkeiten bei der Wahl eine Rolle. Kanzleien, die für ihre buchhalterischen Tätigkeiten unterschiedliche Softwares verwenden, begegnen oft enormer Schnittstellenproblematik, die kurzfristig lästig ist, über einen längeren Zeitraum aber auch zunehmend tiefere Probleme kreieren kann. Das verursacht nicht nur zusätzliche Arbeit, sondern kann im Ernstfall auch für rechtliche Schwierigkeiten sorgen, sollte ein wesentlicher Nachweis fehlen. Eine kompetente Zeiterfassungssoftware greift daher auch in andere Bereiche der Buchhaltung über, wie beispielsweise die Fallverwaltung und das Management der Dokumente, und bietet entsprechende Anpassungsmöglichkeiten für die Arbeitsabläufe in der Kanzlei.

Absolute Datensicherheit

Da Anwälte gesetzlich dazu verpflichtet sind, die Daten ihrer Mandanten vertraulich zu verwahren, muss jede Einzelheit, die ein Mandant dem Anwalt für Beratungs- und Vertretungszwecke anvertraut, geschützt werden. Das spielt natürlich in der geschäftlichen Beziehung eine große Rolle. Sollte der Anwalt gegen dieses Gesetz verstoßen, kann es aber auch rechtliche Konsequenzen mit sich bringen. Das sogenannte Berufsgeheimnis bezieht sich eben nicht nur auf Ärzte, sondern auch auf jeden Anwalt in Deutschland. Aber auch die Europäische Union fordert mit ihrer Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dass die Daten vertraulich behandelt werden. Nicht zuletzt hängt auch der gute Ruf einer Anwaltskanzlei davon ab, ob sie die Daten ihrer Mandanten vertraulich behandeln kann. Derartige Professionalität muss also in jedem Fall eingehalten werden - auch von jedem Mitarbeiter der Kanzlei. Eine gute Zeiterfassungssoftware operiert deshalb mit einer SSL-verschlüsselten Verbindung, die der Standard bei Banken ist. So schützt sie alle Daten ihrer Mandanten gemäß der entsprechenden Gesetze, sodass die Anwälte der Kanzlei sorglos ihre Arbeit verrichten können und im Idealfall die Fälle ihrer Mandanten gewinnen.

Weitreichende Zusatzleistungen

Neben den grundsätzlichen Aufgaben der Zeiterfassung wie Arbeitszeitverwaltung und Abwesenheitsverwaltung, dient eine umfassende Software auch dem Erstellen von Reports. Vorgesetzte der individuellen Abteilungen, aber auch die Geschäftsführung selbst können anhand dieser Zusammenfassungen begründete Vermutungen für die Zukunft der Firma anstellen und entsprechend Ressourcen investieren. Darüber hinaus kann ein gemeinschaftlicher Kalender erstellt werden, der alle Mitarbeiter darüber informiert, welcher Anwalt zu welcher Zeit verfügbar ist und wann Angestellte abwesend sind. Separate Softwares zur Erstellung von Dienstplänen werden somit überfällig und können ganz einfach abgeschafft werden. Sind diese Funktionen erst einmal integriert, werden alle buchhalterischen Tätigkeiten zentral gemeistert und der Arbeitsalltag erleichtert sich enorm. Im Fall, dass ein Anwalt als Fachanwalt für verschiedene Kanzleien tätig ist, ist das Rechnungsprogramm zusätzlich mandantenfähig. Auf diese Art und Weise können mehrere Firmen gleichzeitig verwaltet werden.

 

Symbolgrafik: © Pakin - stock.adobe.com

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