Compliance bei E-Rechnungen: So gelingt die Umsetzung

Ab dem 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht. Diese Regelung zielt darauf ab, den Rechnungsverkehr transparenter zu gestalten. Viele Unternehmen stehen damit jedoch vor der Herausforderung, sicherzustellen, dass ihre E-Rechnungen ab diesem Zeitpunkt auch tatsächlich den Vorgaben des Gesetzgebers entsprechen. Wir erläutern, was Compliance in diesem Kontext bedeutet, welche technischen Anforderungen bei der E-Rechnung erfüllt werden müssen und welche Sicherheits- und Archivierungspflichten zu beachten sind.

Was bedeutet Compliance und warum ist sie wichtig?

In einfachen Worten formuliert bedeutet Compliance, dass Unternehmen sicherstellen, dass sie alle relevanten Gesetze, Vorschriften und internen Richtlinien einhalten. Der Begriff stammt ursprünglich aus dem angloamerikanischen Raum und bedeutet so viel wie „Regelkonformität“. Im Business umfasst Compliance nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch ethischer Standards und unternehmensinterner Richtlinien. Compliance ist einerseits essenziell, um die rechtlichen Risiken im Unternehmen zu minimieren und andererseits das Vertrauen seiner Kunden und Stakeholder zu stärken.

Im Zusammenhang mit E-Rechnungen ist Compliance hauptsächlich deshalb so wichtig, weil es zahlreiche Vorschriften bezüglich des Formats, der Übertragung und der Aufbewahrung gibt, die beachtet werden müssen und weil nicht-konforme Rechnungen zu rechtlichen Problemen und finanziellen Verlusten führen können.

Genau deshalb sollten sich Unternehmen rechtzeitig mit den Vorgaben beschäftigen und damit sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen auch tatsächlich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. 

E-Rechnungspflicht ab 2025: Gesetzliche Grundlagen und wichtige Vorschriften

Zu den Verpflichtungen eines Selbstständigen gehört auch die Ausstellung von Rechnungen – unabhängig davon, ob es sich dabei um ein großes Business mit mehreren Mitarbeitern oder um selbständige Heimarbeit in den eigenen vier Wänden handelt. Doch unterliegen auch alle Unternehmer ab 2025 der E-Rechnungspflicht?

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde beschlossen, dass ab dem 1. Januar 2025 für inländische B2B-Umsätze (Business-to-Business, also Geschäfte zwischen Unternehmen) die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen eingeführt wird. B2B-Umsätze umfassen alle Geschäfte zwischen Unternehmen, also etwa den Verkauf von Waren von einem Großhändler an einen Einzelhändler. Wer jedoch seine Waren oder Dienstleistungen an Privatkunden verkauft, ist von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. 

Für den Versand der E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen verschickt werden, andere elektronische Formate wie PDF sind nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden. Ab 2028 gelten die Vorgaben für die E-Rechnung dann endgültig für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen. Ein bundesweites Meldesystem für transaktionsbezogene VAT-Meldungen soll dann noch zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt werden.

Technische Anforderungen an E-Rechnungen: Erlaubte Formate und Standards

Eines vorneweg: Für E-Rechnungen reicht ein einfaches PDF-Dokument nicht mehr aus. Stattdessen müssen Unternehmen standardisierte Formate verwenden, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Diese Norm wurde von der europäischen Normungsorganisation CEN entwickelt und bildet die Grundlage für erlaubte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Formaten liegt in ihrer Struktur: ZUGFeRD kombiniert strukturierte Daten mit einem visuellen PDF, was bedeutet, dass die Rechnung sowohl maschinell verarbeitet als auch von Menschen gelesen werden kann. XRechnung hingegen basiert ausschließlich auf strukturierten Daten und ist daher nur noch maschinell lesbar.

Neben diesen Formaten gibt es international weitere Standards wie das europäische Netzwerk für den elektronischen Datenaustausch PEPPOL. Zudem existieren nationale Formate wie Facturae in Spanien, FatturaPA in Italien und EHF in Norwegen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist jedoch ZUGFeRD primär wegen seiner Einfachheit eine empfehlenswerte Variante.

Archivierung und Aufbewahrung von E-Rechnungen: Gesetzliche Vorgaben und praktische Tipps

Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen, was bedeutet, dass sie ebenfalls zehn Jahre lang archiviert werden müssen. Dabei sind jedoch die folgenden Punkte zu beachten:

• Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden.
• Die Belege müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar sein.
• Wenn Rechnungen in ein betriebsinternes Format umgewandelt werden, müssen beide Versionen verknüpft und archiviert werden.
• Elektronische Rechnungen müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform ist nicht ausreichend.
• Die Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der nachträgliche Änderungen ausschließt, wie z. B. einmal beschreibbare DVDs oder WORM-Speicher (Write Once Read Many).

Wird eine Rechnung als PDF-Anhang per E-Mail versendet, muss nur die Rechnung selbst archiviert werden. Die E-Mail darf aber nach dem Speichern der Rechnung gelöscht werden.

Sicherheit und Datenschutz bei E-Rechnungen

Gemäß der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen dazu verpflichtet, für ihre Datensicherheit und für den Schutz von personenbezogenen Daten Verantwortung zu tragen. Das gilt auch bei der E-Rechnung. Elektronische Rechnungen müssen den Anforderungen der DSGVO entsprechen, um personenbezogene Daten zu schützen. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehören:

• Daten während der Übertragung und Speicherung verschlüsseln
• Sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben
• Gewährleisten, dass die Daten nicht unbemerkt verändert werden können

Am einfachsten funktioniert das mit dem Einsatz von zertifizierten und DSGVO-konformen Softwarelösungen zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen.

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