E-Rechnung ab 2025 verpflichtend: Das kommt auf Unternehmen zu!

Mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes wird im B2B-Sektor die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Dies betrifft sämtliche inländischen Umsätze zwischen Unternehmen. Ziel dieser Maßnahme ist es, Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die Mehrwertsteuerlücke in Deutschland zu schließen, die laut Schätzungen bei rund 23 Milliarden Euro liegt​​.

Rechtliche Grundlagen

• Gesetze und nationale Verordnungen
  • Das Wachstumschancengesetz, das die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025 vorsieht.
  • § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), regelt die Anforderungen an elektronische Rechnungen.
  • Umsatzsteuer-Anwendungserlass bestimmt die Pflichtangaben in der E-Rechnung.
• EU-Richtlinien
  • 2014/55/EU, verpflichtet öffentliche Auftraggeber seit 2019E-Rechnungen zu akzeptieren.
  • 2010/45/EU regelt die rechtliche Gleichstellung von elektronischen Rechnungen mit Papierrechnungen.
• Übergangsregelungen
  • § 27 Abs. 38 UStG n. F., sieht Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vor.
• Technische Standards
  • Die E-Rechnungen müssen dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen.
  • Gängige Formate wie ZUGFeRD und XRechnung werden akzeptiert.

Was ist eine E-Rechnung?

Unter einer E-Rechnung versteht man ein strukturiertes digitales Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht. E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, die durch Formate wie ZUGFeRD und XRechnung abgedeckt wird​. PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen gelten ab 2025 nicht mehr als zulässige Rechnung​​.

E-Rechnung: Die zulässigen Formate

• Die XRechnung ist ein standardisiertes, strukturiertes Datenformat, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Es basiert auf einem XML-Datensatz, der maschinell weiterverarbeitet wird. Im Gegensatz zu traditionellen Rechnungen in Papier- oder PDF-Form enthält die XRechnung nur relevante Daten für die maschinelle Verarbeitung und wird seit November 2020 im öffentlichen Auftragswesen verwendet.
• Das ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X ist ein hybrides Rechnungsformat, das XML und PDF kombiniert. In einer PDF-Datei ist ein XML-Datensatz eingebettet, der alle relevanten Rechnungsinformationen enthält. Die PDF-Datei kann von Menschen gelesen werden, während die XML-Daten maschinell verarbeitet werden können. Dieses Format ermöglicht den Austausch von Rechnungen, ohne dass eine vorherige Abstimmung mit dem Empfänger erforderlich ist, und bietet Flexibilität zwischen visueller Darstellung und digitaler Weiterverarbeitung.

Übergangsregelungen und Ausnahmen

Zwar entfällt der Vorrang der Papierrechnung ab 2025, es gelten jedoch Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen sowie Rechnungen im PDF-Format noch verwendet werden, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. 

Ab 2028 wird die elektronische Rechnungsstellung dann für alle Unternehmen verpflichtend, unabhängig von deren Umsatz​​.

Technische Anforderungen

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie bis 2025 in der Lage sind, E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Dies erfordert entsprechende Softwarelösungen, die die Verarbeitung und Archivierung dieser Rechnungen ermöglichen. Rechnungen, die nicht in einem anerkannten E-Rechnungsformat übermittelt werden, wie z.B. PDF-Rechnungen, verlieren ihre Gültigkeit für den Vorsteuerabzug​.

Auswirkungen der E-Rechnungspflicht

Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich: Unternehmen können ihre Prozesse digitalisieren, Übertragungsfehler reduzieren und Kosten senken. Außerdem ermöglicht sie eine effizientere und umweltfreundlichere Verwaltung von Rechnungen​.

Tipp: Unternehmen sollten frühzeitig eine E-Mail-Adresse zur Abwicklung von E-Rechnungen einrichten, z.B. "rechnung@firmenname.de", und ihre Lieferanten darüber informieren​.

Fazit

Ab 2025 wird die E-Rechnung Pflicht. Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten, um die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung zu profitieren.

Weiterführende Quellen: BMI - Was ist eine E‑Rechnung?

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