Elektronische Arbeitszeitaufzeichnung wird Pflicht – bereit für die neuen Regeln?

Inhaltsverzeichnis

• Elektronische Arbeitszeitaufzeichnungwird zur Pflicht
• Unterschiede
• Verfahrensgang
• Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht
• Fragen und Antworten zur Umsetzung der Arbeitszeiterfassung
• Was heiß revisionssicher und zugänglich?
• Gilt die Pflicht zur elektronischen Zeitaufzeichnung für alle?
• Ab wann treten die neuen Regelungen in Kraft?
• Folgen bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht
• Fazit

Im April 2023 legte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) einen Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vor. Dieser geht auf das EuGH-Urteil von 2019 und das BAG-Urteil von 2022 zurück und zielt darauf ab, die bestehende Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung zu präzisieren.

Arbeitszeitaufzeichnung: Was müssen Arbeitgeber schon jetzt dokumentieren?

Laut § 16 Abs. 2 ArbZG-E müssen Arbeitgeber den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer am Tag der Arbeitsleistung aufzeichnen, und zwar unabhängig vom Arbeitsort.Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn die Arbeitszeiterfassung den Mitarbeitern überlassen oder an Dritte delegiert wird. Noch besteht Wahlfreiheit hinsichtlich der eingesetzten Mittel (Stundenzettel, Exceltabelle …).Künftig ist der Einsatz revisionssicherer und zugänglicher Systeme vorgeschrieben. 

Elektronische Arbeitszeitaufzeichnungwird zur Pflicht

Der Grundsatz der digitalen Zeiterfassung wird im Regierungsentwurf klar hervorgehoben. Diese muss elektronisch erfolgen, sei es über Apps, elektronische Tabellen oder Zeiterfassungsgeräte. Kleinere Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern sowie Privathaushalte können jedoch von dieser Pflicht ausgenommen werden.

Unterschiede

Da die Begriffe Zeiterfassung und Zeitaufzeichnung oft synonym verwendet werden hier eine Gegenüberstellung:

Verfahrensgang

Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass alle EU-Mitgliedstaaten verpflichtet sind, Systeme zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Arbeitgeber müssen somit Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentieren. 

Das wurde vom im September 2022 vom Bundesarbeitsgericht (BAG) in Bezug auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bestätigt, umden Bestimmungen der Arbeitsschutz- und Arbeitszeitgesetze Folge zu leisten. Auch bei Vertrauensarbeitszeit ist eine Dokumentation erforderlich, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Transparenz sicherzustellen.

Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht

Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungenkönnen regeln, dass für bestimmte Tätigkeiten, deren Arbeitszeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt werden kann, keine Aufzeichnungspflicht besteht. Auch für leitende Angestellte können Ausnahmen vereinbart werden. 

Fragen und Antworten zur Umsetzung der Arbeitszeiterfassung

Was heiß revisionssicher und zugänglich?

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter korrekt zu dokumentieren. Dies kann durch die Mitarbeiter selbst oder durch spezielle Zeitaufzeichnungssysteme erfolgen. Die bisher mögliche Wahlfreiheit entfällt. Es gelten:

• Revisionssicherheit (Unveränderbarkeit der Daten, lückenlose Dokumentation, Nachvollziehbarkeit, Verfahrensdokumentation)
• Zugänglichkeit(einfache Bedienung, Ständige Verfügbarkeit, mobiler Zugang, Transparenz).

Gilt die Pflicht zur elektronischen Zeitaufzeichnung für alle?

Ausländische Arbeitgeber ohne Betriebsstätte in Deutschland, Kleinbetriebe und Privathaushalte sind von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen. Sie können weiterhin handschriftliche Stundenzettel verwenden.

Ab wann treten die neuen Regelungen in Kraft?

Die geänderte Aufzeichnungspflicht soll noch im Herbst 2024 beschlossen werden und tritt am ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals in Kraft. Für die elektronische Aufzeichnung gibt es eine Übergangsfrist von einem Jahr, die je nach Betriebsgröße auf bis zu fünf Jahre verlängert werden kann. Die Bundesregierung legt Wert darauf, dass die elektronische Zeitaufzeichnung so eingeführt wird, dass kleinere und mittlere Betriebe nicht über Gebühr belastet werden.

Folgen bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht

Bei Verstößen gegen die Dokumentationspflicht können hohe Bußgelder drohen. Arbeitgeber sollten daher frühzeitig geeignete Systeme einführen und die gesetzlichen Vorgaben aufmerksam verfolgen.

Tipp - Einführung eines digitalen Zeitaufzeichnungssystems: Moderne Softwarelösungen zur digitalen Zeitaufzeichnung bieten zahlreiche Vorteile. Sie ermöglichen eine einfache und effiziente Erfassung der Arbeitszeiten und reduzieren den administrativen Aufwand. So einSystem stellt die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen sicher und trägt dazu bei, Bußgelder und Strafen zu vermeiden.

Fazit

Die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung ist eine wichtige Maßnahme zur Einhaltung der Arbeitszeitgesetze und zum Schutz der Arbeitnehmer. Arbeitgeber sollten sich rechtzeitig auf die neuen Regelungen vorbereiten, um den Übergang reibungslos zu gestalten und potenzielle Bußgelder zu vermeiden.

Symbolbild: ©  Ralf Geithe - stock.adobe.com