Jeden Gesellschafter, der nicht aktiv in der GmbH mitarbeitet, hat ein Recht zu erfahren, was in seiner Gesellschaft geschieht. Wird gegen seinen Willen gewirtschaftet? Geht in seiner GmbH alles mit rechten Dingen zu? Wie steht die GmbH wirtschaftlich da? Ist sie in der Krise, gibt es verborgene Risiken? Wie ist die Auftragslage? Welche Verträge mit Kunden und Lieferanten bestehen?
„Hier stellt das Auskunfts- und Einsichtsrecht des Gesellschafters das scharfe Schwert des Gesellschafters gegenüber dem Geschäftsführer dar.“
Es ist Aufgabe des Geschäftsführers, die Unterlagen bereits zu stellen und die Informationsrechte des Gesellschafters zu erfüllen. Doch es gibt auch Grenzen. Jeder Gesellschafter aber auch jeder Geschäftsführer muss wissen, was zulässig ist und was nicht.
In diesem Beitrag möchte ich das erforderliche Grundwissen für jeden GmbH-Gesellschafter und GmbH-Geschäftsführer hinsichtlich des Auskunfts- und Einsichtsrecht des GmbH-Gesellschafters vermitteln.
I. Grundlagen
Jeder Gesellschafter kann von der Geschäftsführung Auskunft über sämtliche Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen.
Er kann ebenso Einsicht in die Bücher und Schriften der Gesellschafter fordern (vgl. § 51a GmbHG).
§ 51a Auskunfts- und Einsichtsrecht
(1) Die Geschäftsführer haben jedem Gesellschafter auf Verlangen unverzüglich Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben und die Einsicht der Bücher und Schriften zu gestatten.
(2) 1Die Geschäftsführer dürfen die Auskunft und die Einsicht verweigern, wenn zu besorgen ist, dass der Gesellschafter sie zu gesellschaftsfremden Zwecken verwenden und dadurch der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zufügen wird. 2Die Verweigerung bedarf eines Beschlusses der Gesellschafter.
(3) Von diesen Vorschriften kann im Gesellschaftsvertrag nicht abgewichen werden.
Dieses Auskunft- und Einsichtsrecht besteht unabhängig von der Höhe der Beteiligung. Es kann grundsätzlich zu jeder Zeit geltend gemacht werden und ist daher insbesondere im Gesellschafterstreit ein wichtiges Mittel.
Das Gesetz unterscheidet nach dem Wortlaut zwar zwischen dem Auskunftsrecht einerseits und dem Einsichtsrecht andererseits. Nach allgemeiner Auffassung sind beide Rechte als ein einheitliches Informationsrecht zu verstehen, das sich lediglich hinsichtlich der Art und Weise der Informationserteilung unterscheidet.
Für die Praxis bedeutsam ist, dass der Gesellschaftsvertrag (Satzung) nicht zum Nachteil der Gesellschafter von der gesetzlichen Regelung in § 51a GmbHG abweichen darf.
Der Kommanditist der KG kann lediglich eine Kopie des Jahresabschlusses verlangen und dessen Richtigkeit durch Einsichtnahme in die diesbezüglichen Unterlagen überprüfen. Bei der GmbH & Co. KG muss der Kommanditist gleichzeitig Gesellschafter der Komplementär-GmbH sein und diese die Geschäfte der KG führen, um dort das umfassende Informationsrecht des GmbH-Gesellschafters zu haben.
II. Umfang des Auskunfts- und Einsichtsrechts
Das Auskunfts- und Einsichtsrecht der Gesellschafter erstreckt sich auf sämtliche Angelegenheiten der Gesellschaft.
Dies betrifft sowohl alle abgeschlossene als auch in alle Verhandlung befindliche Vorhaben. Das Auskunfts- und Einsichtsrechts umfasst z. B. den Einblick
- in sämtliche Verträge der Gesellschaft,
- in alle Schriften, Dateien und elektronische Aufzeichnungen einschließlich der E-Mails der GmbH,
- in jegliche Protokolle, einschließlich der Protokolle von Aufsichtsratssitzungen,
- in alle Rechnungen der GmbH,
- in die gesamte Kundenkartei der GmbH,
- in sämtliche Unterlagen der Buchhaltung,
- in Unterlagen, die die Beteiligungen der Gesellschaft z. B. an Tochtergesellschaften betreffen,
- in Unterlagen über Angelegenheiten, an denen die GmbH als Komplementärin beteiligt ist.
Selbst persönliche Verhältnisse der Geschäftsführer sind offen zu legen, soweit sie sich auf Führung oder Planung der GmbH oder die Gleichbehandlung der Gesellschafter auswirken.
Hinweis: Das Auskunftsrecht erstreckt sich darüber hinaus auch auf alle nicht aktenkundig gemachte Vorgänge, wie geplante Geschäfte oder den Inhalt von geführten Vertragsverhandlungen. So muss z. B. der Geschäftsführer einer Bauträger-GmbH mitteilen, welche Grundstücke der GmbH im Einzelnen zum Kauf angeboten wurden, auch wenn dies lediglich mündlich geschah.
III. Verweigerung
Wie gerade dargestellt haben die Gesellschafter der GmbH haben zwar ein umfassendes Auskunfts- und Einsichtsrecht in alle Angelegenheiten der GmbH.
Es ist die Aufgabe des Geschäftsführers, dieses Recht sicherzustellen. Der Geschäftsführer hat aber stets zu prüfen, ob Interessen der GmbH verletzt werden – im Zweifelsfall muss der Geschäftsführer den Fall der Gesellschafterversammlung zur Entscheidung vorlegen.
Der Geschäftsführer kann die Auskunft und Einsicht verweigern, wenn zu befürchten ist, dass der Gesellschafter die so erlangten Informationen zu gesellschaftsfremden Zwecken verwendet und der Gesellschaft dadurch ein Nachteil entsteht.
Eine Verweigerung der Auskunft ist in folgenden Fällen möglich:
- Wenn ein Fall von Rechtsmissbrauch vorliegt. Im Einzelfall dürfte das allerdings die Ausnahme sein. Ein solcher Fall kann beispielsweise vorliegen, wenn ein Gesellschafter ständig Auskunft begehrt, den Geschäftsführer damit vollständig auslastet und den Geschäftsbetrieb lahmlegt, ohne dass tatsächlich ein berechtigtes Informationsbedürfnis erkennbar ist.
- Wenn die speziellen Voraussetzungen des § 51a Abs. 2 GmbHG erfüllt sind. Danach darf der Geschäftsführer die Auskunft oder Einsicht verweigern, wenn zu befürchten ist, dass der Gesellschafter die Informationen zu gesellschaftsfremden Zwecken verwenden wird, wobei dadurch der Gesellschaft oder einem ihr verbundenen Unternehmen ein nicht unerheblicher Nachteil zugefügt wird.
Der Geschäftsführer muss in diesem Fall sogar die Auskunft verweigern, da er sich ansonsten möglicherweise selbst gegenüber der Gesellschaft schadenersatzpflichtig machen würde. Der Geschäftsführer darf allerdings nicht selbst endgültig entscheiden, das fällt in die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung. Diese fasst den Beschluss, ob dem Gesellschafter tatsächlich endgültig die Auskunft bzw. die Einsicht in die Unterlagen verweigert wird.
- Typische Fälle, in denen der Geschäftsführer die Auskunft verweigern muss, sind etwa jene, in denen der Gesellschafter selbst Konkurrenzgeschäfte betreibt und seine Beteiligung lediglich dazu nutzt, um auf diese Weise an nützliche Informationen heranzukommen.
Geht es etwa dem Gesellschafter nur darum, die Kalkulationsgrundlagen der Gesellschaft sowie den Kundenstamm im Einzelnen zu ermitteln, um die Kunden sodann abzuwerben, darf und muss der Geschäftsführer die Auskunft verweigern.
IV. Rechtsfolgen der eigenmächtigen Verweigerung für den Geschäftsführer
Verweigert ein Geschäftsführer eigenmächtig die von einem Gesellschafter begehrte Auskunft oder Einsicht, so verletzt der Geschäftsführer seine ihm obliegenden Pflichten. Er kann sich hierdurch schadensersatzpflichtig machen.
Das Kammergericht Berlin (Aktenzeichen: 23 U 114/11) hat in einer wichtigen Entscheidung bestimmt, dass eine eigenmächtige Verweigerung der Auskunft durch den Geschäftsführer sogar eine grobe Pflichtverletzung darstellt.
Im konkreten Fall hatte der Geschäftsführer die Jahresabschlüsse nicht fristgemäß vorgelegt und ohne Beteiligung der Gesellschafterversammlung die Einsicht in die Bücher der Gesellschaft verweigert. Das Kammergericht Berlin sah dieses Verhalten als ausreichenden Grund für eine sofortige Abberufung des Geschäftsführers.
Hinweis: Ist in einem solchen Fall der betreffende Geschäftsführer selbst Gesellschafter, darf er bei der Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung über seine außerordentliche Abberufung („Abberufung aus wichtigem Grund“) selbst nicht abstimmen. Er unterliegt einem Stimmverbot. Damit können sich die Mehrheitsverhältnisse in der Gesellschafterversammlung gravierend verschieben.
V. Verfahren, Form und Frist
Das Informationsverlangen kann jederzeit und in jeder Form, daher auch mündlich geltend gemacht werden.
Der Gesellschafter kann zwischen Auskunft und Einsichtnahme frei wählen und auch beides gleichzeitig ausüben.
Das Auskunftsverlangen muss der Gesellschafter genau spezifizieren.
Demgegenüber kann das Einsichtsbegehren auch „global“ erfolgen.
Die Auskunft müssen die Geschäftsführer vollständig und zutreffend erteilen, und zwar unverzüglich.
Die Frist hängt von dem Schwierigkeitsgrad, der Bedeutung und Dringlichkeit ab – ggf. muss zunächst eine vorläufige Auskunft erteilt werden. Die Geschäftsführer können die Auskunft mündlich oder schriftlich, was bei komplexeren Sachverhalten geboten ist, erfüllen. Die kommentarlose Übersendung von Unterlagen ist allerdings nur dann zulässig, wenn sie aus sich heraus verständlich sind.
Die Einsichtnahme in Unterlagen wird in den Geschäfts- bzw. Aufbewahrungsräumen gewährt. Personelle oder technische Unterstützung muss die GmbH nur bei entsprechenden Einsichtshemmnissen leisten. Der Gesellschafter kann einen sachverständigen Dritten (z. B. einen Steuerberater oder Rechtsanwalt) hinzuziehen.
Kopien kann der Gesellschafter nicht übersandt verlangen, aber selbst auf eigene Kosten anfertigen.
VI. Verfahren zur Durchsetzung des Informationsanspruchs (§ 51 b GmbHG)
§ 51 b GmbHG unter Bezugnahme auf § 132 Abs. 1, 3 bis 5 AktG regelt, dass der Gesellschafter, dem die verlangte Information verweigert worden ist, zur Durchsetzung seiner Ansprüche vor dem Landgericht - Kammer für Handelssachen - am Sitz der Gesellschaft ein Informationserzwingungsverfahren durchzuführen hat.
Dabei unterliegt diesem besonderen Verfahren nur der Informationsanspruch als solcher. Die Überprüfung einer erteilten Information auf Richtigkeit und Vollständigkeit bleibt dem Zivilprozess vorbehalten.
Antragsberechtigt ist jeder Gesellschafter, dem die Auskunft verweigert oder die Einsicht nicht gestattet worden ist.
Die Geltendmachung ist an keine Frist gebunden. Nach Ablauf einer bestimmten Frist kann nach den allgemeinen Vorschriften allerdings Verwirkung eintreten.
Antragsgegnerin in dem Verfahren ist die Gesellschaft.
Die Gesellschaft hat im Streitfall darzulegen und zu beweisen, dass die Gefahr einer nachteiligen Verwendung der Information durch den betreffenden Gesellschafter besteht. Hier bestehen meisten besondere Schwierigkeiten für die GmbH. Insbesondere die konkreten Anhaltspunkte hinsichtlich der darzulegenden schädigenden Absicht des Gesellschafters sind nur schwer zu belegen.
Das Gericht entscheidet durch Beschluss (§ 51 b GmbHG, §§ 132 Abs. 2 Satz 1, 99 Abs. 3 AktG).
Gegen den Beschluss kann sofortige Beschwerde nur eingelegt werden, wenn sie vom Landgericht zugelassen worden ist (§ 51 b GmbHG, § 132 Abs. 3 Satz 2 AktG).
In diesem Fall entscheidet das Oberlandesgericht als weitere Tatsacheninstanz.
Über die Kosten, die in einem Verfahren über das Einsichts- bzw. Auskunftsrecht anfallen, entscheidet das Gericht. Das Gericht kann die Kosten des Verfahrens nach billigem Ermessen verteilen, also unter Umständen auch bei abgelehntem Informationsersuchen anteilig der GmbH auferlegen oder bei erfolgreichem Begehren ggfs. zum Teil dem Gesellschafter.
V. i. S. d. P.:
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