In der Unternehmensverwaltung hat die Digitalisierung schon in den vergangenen Jahren immer mehr Einzug gefunden. Hierbei spielt unter anderem auch die elektronische Buchhaltung in Unternehmen eine immer wichtigere und zentrale Rolle. Allerdings stehen hierbei vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen weiterhin vor großen Herausforderungen, wenn es darum geht, die Buchhaltung gesetzeskonform zu gestalten.
Was sind die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung)?
Die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) setzen bei diesem Thema den Rahmen und stellen hohe Anforderungen an Firmen und andere Selbstständige.
In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie Unternehmen GoBD-konform arbeiten können und wie Rechnungssoftware helfen kann, die Anforderungen rechtssicher und mit weniger Aufwand zu erfüllen.
Bei den GoBD handelt es sich um einen rechtlichen Rahmen rund um die Buchführung, der in Deutschland von der Finanzverwaltung vorgegeben wird. Diese Grundsätze regeln unter anderem, wie Firmen steuerlich relevante Dokumente digital erfassen, verarbeiten und aufbewahren müssen.
Ziel ist es hierbei aus Sicht der deutschen Finanzverwaltung, gleichermaßen Nachvollziehbarkeit und Transparenz sicherzustellen und zusätzlich Manipulationen zu verhindern.
Die grundsätzlichen Prinzipien der GoBD kann man folgendermaßen zusammenfassen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Alle Buchungen müssen klar dokumentiert und nachprüfbar sein.
- Unveränderbarkeit: Veränderungen an Buchungsdaten müssen ausgeschlossen sein, ohne hierbei die ursprünglichen Daten zu bewahren.
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig und korrekt erfasst werden.
- Zeitgerechte Erfassung: Buchungen müssen in einem angemessenen Zeitraum vorgenommen werden.
- Aufbewahrungspflicht: Digitale Dokumente und Belege müssen in Deutschland für mindestens zehn Jahre sicher und revisionsfähig gespeichert werden.
Digitale Buchführung GoBD-konform umsetzen
Für ein GoBD-konformes Arbeiten braucht eine Firma eine IT-Infrastruktur, welche allen Anforderungen der deutschen Finanzverwaltung entspricht.
Hierzu gehören unter anderem geeignete Erfassungssysteme. Hierbei geht es vor allem um Software und Scanner, die eine Digitalisierung von Belegen in Papierform ermöglichen. Außerdem werden leistungsstarke Datenverarbeitungssysteme und Speichersysteme benötigt. Die Datenverarbeitungssysteme sind Softwarelösungen, welche alle wichtigen Buchhaltungsdaten strukturieren und sichern. Die Speichersysteme müssen wiederum in der Lage sein, Dokumente langfristig sicher und gleichzeitig unveränderbar zu speichern. Eine entscheidende Rolle wird in diesem Zusammenhang auch die ab 2025 verpflichtende E-Rechnung spielen.
Ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation
Ein zentraler Bestandteil der GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt den kompletten Prozess der Buchführung. Dieser Prozess erstreckt sich von der Belegerfassung bis hin zur Speicherung. Eine solche Dokumentation muss die folgenden Aspekte umfassen:
- Beschreibung genutzter Systeme und Prozesse.
- Erläuterung von Datenverarbeitung und -Datensicherung.
- Regelungen zur Datenverfügbarkeit und zum Datenschutz.
Unveränderbarkeit relevanter Daten sicherstellen
Ein weiterer wesentlicher Punkt bei der GoBD stellt die Unveränderbarkeit von Daten dar. Damit ist gemeint, dass erfasste Belege nicht mehr nachträglich geändert oder gelöscht werden dürfen. In diesem Zusammenhang ist es erforderlich, sogenannte Audit-Trails zu verwenden, um notwendige Änderungen bei Buchungen gesetzeskonform zu protokollieren. Zusätzlich ist es erforderlich durch geeignete Dienste oder Software für eine revisionssichere Speicherung zu sorgen.
Zeitnahe Erfassung und Verarbeitung
Steuerlich relevante Vorgänge müssen in einem Unternehmen immer zeitnah erfasst werden. In der Praxis bedeutet das, dass Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen im Rahmen der Belegerfassung möglichst direkt digitalisiert werden sollten. Gleichermaßen ist eine kontinuierliche Buchung erforderlich. Dazu gehört, dass anfallende Geschäftsvorfälle regelmäßig, und zwar im Idealfall wöchentlich oder zumindest monatlich, gebucht werden.
Rechnungssoftware für die GoBD-konforme Buchführung
Eine überzeugende Rechnungssoftware ist bei der Umsetzung der GoBD ein ganz entscheidender Faktor. Moderne Rechnungssoftware bietet nicht nur alle wichtigen Funktionen für eine entsprechende Buchführung, sondern unterstützt zusätzlich bei der Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben.
Eine solche Rechnungssoftware stellt eine umfassende Rechnungs- und Buchhaltungsverwaltung zur Verfügung. Darüber hinaus sollte eine hochwertige Rechnungssoftware auch alle GoBD-Funktionalitäten wie eine automatische Belegerfassung, eine revisionssichere Archivierung und wichtige Unterstützung bei der ebenfalls erforderlichen Verfahrensdokumentation bieten.
Tipps für eine Umsetzung der GoBD-konformen Buchführung in der Praxis
Für die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung spielen aber neben der Verwendung entsprechender Rechnungssoftware auch die Mitarbeiter in der Buchhaltung eine entscheidende Rolle. Die verantwortlichen Mitarbeiter sollten regelmäßig in allen Grundlagen der GoBD geschult werden und stets über mögliche Veränderungen bei den Anforderungen informiert werden.
Grundsätzlich ist es auch ratsam, dass die Einhaltung der GoBD regelmäßig überprüft wird. Das kann entweder intern erfolgen oder auch in Zusammenarbeit mit externen IT-Spezialisten oder einem Steuerberater.
Für die gesetzeskonforme Buchführung sind bei allen Buchhaltungsdaten Sicherheitskopien erforderlich. Erstellte Backups sollten hierbei an einem separaten Ort und verschlüsselt aufbewahrt werden. Auf eine mögliche Betriebsprüfung sollten Unternehmen immer vorbereitet sein und dazu gehört unter anderem, dass man stets in der Lage ist, die digitale Buchführung und die dazugehörige Verfahrungsdokumentation vorzulegen.
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