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Kürzere Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege

Kürzere Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), verabschiedet am 18. Oktober 2024, zielt darauf ab, Bürger, die Wirtschaft und die Verwaltung deutlich von Bürokratie zu entlasten. Zu den zentralen Veränderungen gehört die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen, die insbesondere Selbstständigen und Unternehmern die Arbeit erleichtern soll. Das Gesetz wird ab dem 1. Januar 2025 wirksam und soll die Wirtschaft um fast eine Milliarde Euro entlasten.

Wesentliche Änderungen: Verkürzung der Aufbewahrungsfristen

Eine der bedeutsamsten Maßnahmen des BEG IV ist die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Ab Januar 2025 beträgt die Frist nur noch acht statt zehn Jahre. Diese Erleichterung gilt für alle Belege, deren Frist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen ist. Ausnahmen hiervon gelten jedoch für Institutionen wie Banken und Versicherungen, die der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht unterliegen. Deren Umstellung erfolgt aufgrund laufender Ermittlungsverfahren, wie Cum-Ex-Fälle, erst ein Jahr später.

Rechtliche Grundlagen

Die Änderung betrifft folgende Gesetze:

  • § 257 Abs. 4 Handelsgesetzbuch (HGB)
  • § 147 Abs. 3 Abgabenordnung (AO)
  • § 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG)

Diese Gesetzesänderung zielt darauf ab, Unternehmen zu entlasten, indem der Aufwand für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen reduziert wird. Unternehmen sollten ihre Aufbewahrungs- und Löschkonzepte entsprechend anpassen, um von dieser Entlastung zu profitieren und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Betroffene Unterlagen

Zu den Buchungsbelegen, die nun kürzer aufbewahrt werden müssen, gehören unter anderem:

  • Empfangene Aufträge und Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine und Frachtbriefe
  • Empfangene Rechnungen und Gutschriften
  • Zahlungsbelege wie Schecks und Überweisungen
  • Kontoauszüge und Barzahlungsquittungen
  • Schriftliche Verträge, die als Buchungsgrundlage dienen

Förderung der Digitalisierung und Abbau von Vorschriften

Neben der Verkürzung von Fristen enthält das Gesetz auch Regelungen zur Förderung der Digitalisierung in administrativen Prozessen. Durch die Reduzierung von Melde- und Informationspflichten soll ein wesentlich effizienterer und modernerer Umgang mit Verwaltungsaufgaben ermöglicht werden. Ziel ist es, unnötige Berichts- und Dokumentationsvorgaben abzuschaffen, wodurch sowohl Unternehmen als auch Behörden entlastet werden. Weiterhin wird durch die Streichung überflüssiger Vorschriften im Bundesrecht sowie Änderungen im Heimarbeitsgesetz auf eine Vereinfachung der Verwaltung hingearbeitet.

Wirtschaftliche Auswirkungen und Erleichterungen durch kürzere Aufbewahrungsfristen

Das BEG IV hat das Potenzial, erhebliche Kosten- und Zeitersparnisse für Unternehmen zu generieren. Schätzungen zufolge beläuft sich die jährliche Einsparung für die Wirtschaft auf circa 944 Millionen Euro. Für Selbstständige und kleine Unternehmen bedeutet dies, dass mehr Ressourcen für das Kerngeschäft anstelle zeitintensiver administrativer Aufgaben verfügbar sein werden. Insbesondere die neuen Vorschriften zur digitalen Abwicklung sollen als Hebel wirken, um die bürokratischen Hürden in Deutschland weiter abzubauen.

Praxisnaher Tipp für Selbstständige und Unternehmer

Unternehmensinhaber sollten rechtzeitig sicherstellen, dass sie auf die verkürzte Aufbewahrungsfrist vorbereitet sind. Eine Überprüfung der internen Buchhaltungsabläufe sowie der digitalen Archivierungssysteme ist unerlässlich. Es bietet sich an, bereits jetzt vorhandene Daten zu sichten und Altbestände unter Berücksichtigung der neuen Fristen zu organisieren. Nutzen Sie zudem die Gelegenheit, auf digitale Tools zur Beleg- und Datenverwaltung umzusteigen, um von weiteren Vereinfachungen zu profitieren. Dies gewährleistet langfristig Compliance mit den neuen Vorschriften und verbessert die Effizienz Ihrer betrieblichen Prozesse.

Zusammenfassung

Das BEG IV ist ein konkreter Schritt hin zu einer schlankeren Verwaltung und einer spürbaren Entlastung der Wirtschaft. Es symbolisiert jedoch erst den Anfang einer umfassenderen Modernisierung bürokratischer Prozesse. Kritiker bemängeln, dass die Maßnahmen lediglich moderate Fortschritte bieten. Dennoch gibt das Gesetz insbesondere Selbstständigen und Unternehmern die Möglichkeit, effizientere Prozesse umzusetzen und so Raum für unternehmerisches Wachstum und Innovation zu schaffen.

Symbolgrafik:© Harald07 - stock.adobe.com

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