Werbegeschenke absetzen und rechtlich korrekt einsetzen

Ob Kugelschreiber, Kalender oder USB-Sticks: Werbegeschenke sind ein bewährtes Mittel, um bei Kunden und Partnern im Gedächtnis zu bleiben. Doch steuerlich und rechtlich lauern einige Fallstricke. Damit der gute Eindruck nicht zum Problem wird, sollten Unternehmen die aktuellen Regeln genau kennen.

In diesem Artikel erfahren Sie kompakt und verständlich:

• Wann Werbegeschenke steuerlich absetzbar sind
• Was unter „geringwertige Geschenke“ fällt
• Welche Besonderheiten im Gesundheitswesen und öffentlichen Dienst gelten
• Wie sich hochwertige Werbegeschenke sicher gestalten lassen

Eine ausführliche Übersicht bietet die Publikation des Gesamtverbands der Werbeartikel-Wirtschaft (GWW): Steuerliche Behandlung von Werbeartikeln (PDF)

Steuerliche Abzugsfähigkeit: Was ist erlaubt?

Wer Geschäftspartner oder Kunden beschenkt, kann die Kosten grundsätzlich als Betriebsausgaben absetzen. Voraussetzung: Die Geschenke müssen betrieblich veranlasst sein und einen bestimmten Wert nicht überschreiten.

Seit 1. Januar 2024 liegt die neue Freigrenze bei 50 Euro netto pro Empfänger und Kalenderjahr (früher 35 Euro). Wird dieser Betrag überschritten, entfällt der Betriebsausgabenabzug komplett. Diese Erhöhung trägt der allgemeinen Preisentwicklung Rechnung.

Auch die Umsatzsteuer ist relevant: Der Vorsteuerabzug bleibt nur erhalten, wenn die 50-Euro-Grenze eingehalten wird. Ansonsten wird das Präsent als sogenannte unentgeltliche Wertabgabe behandelt und ist umsatzsteuerpflichtig.

Streuartikel, Klassiker und problematische Geschenke

Nicht jedes Werbegeschenk wird steuerlich gleich behandelt. Kleine Streuartikel wie Kugelschreiber oder Kalender im Wert unter 10 Euro sind steuerlich unkompliziert. Sie können anonym verteilt werden und sind von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit. Eine pauschale Versteuerung mit 30 % nach § 37b EStG ist möglich.

Bei hochwertigeren Geschenken wie Weinflaschen oder Powerbanks sieht es anders aus: Hier muss genau dokumentiert werden, wer welches Geschenk erhalten hat, zu welchem Anlass und mit welchem Wert.

Pauschalversteuerung: Praktisch bei hochwertigen Geschenken

Wer den Aufwand für den Empfänger minimieren will, kann auf die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG zurückgreifen. Dabei übernimmt der Schenkende eine Steuer von 30 % (plus Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer).

Wichtig: Das Geschenk muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt gewährt werden.

Branchenbesonderheiten: Gesundheitswesen und öffentlicher Dienst

In einigen Branchen gelten besonders strenge Regeln.

• Gesundheitswesen: Laut Heilmittelwerbegesetz (HWG) sind Werbegeschenke für verschreibungspflichtige Medikamente verboten.
• Heilberufe: Ärzte, Apotheker und Co. dürfen keine unangemessenen Vorteile annehmen.
• Öffentlicher Dienst: Schon kleine Geschenke können als Bestechungsversuch gewertet werden. Meist ist eine vorherige Genehmigung nötig.

Geschenke an Verbraucher: Transparenz ist Pflicht

Geschenke an Endverbraucher sind erlaubt – aber sie dürfen nicht zur Täuschung oder unsachlichen Beeinflussung genutzt werden. Besonders bei Kopplungen mit Käufen oder Gewinnspielen gilt: Alle Bedingungen müssen klar und verständlich sein.

Mitarbeitergeschenke: Andere Regeln beachten

Für eigene Mitarbeiter gibt es gesonderte Steuerfreigrenzen:

• Aufmerksamkeiten bis 60 Euro sind zu persönlichen Anlässen (z.B. Geburtstag) steuerfrei.
• Sachzuwendungen bis 50 Euro monatlich sind ebenfalls erlaubt, solange sie zusätzlich zum Lohn gewährt werden.

Dokumentation: Kleiner Aufwand, große Wirkung

Damit die Steuerfreiheit nicht verloren geht, ist eine sorgfältige Dokumentation notwendig. Erfasst werden sollten:

• Name des Empfängers
• Art und Wert des Geschenks
• Anlass und Datum der Übergabe

Diese Informationen sind im Falle einer Steuerprüfung unverzichtbar.

Wer richtig schenkt, sichert sich Vorteile

Werbegeschenke sind ein bewährtes Instrument, um Geschäftsbeziehungen zu pflegen und die Markenbindung zu stärken. Wer dabei die gesetzlichen Vorgaben kennt und sauber dokumentiert, nutzt sie effektiv – und spart nebenbei auch noch Steuern.