Sind Kündigungen per Einwurf-Einschreiben noch sinnvoll?

Mit Urteil vom 7. Mai 2026 - 2 AZR 184/25 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) eine für die arbeitsrechtliche Praxis äußerst wichtige Klarstellung getroffen. Der Zugang eines Schreibens, das per Einwurf-Einschreiben im sogenannten Scan-Verfahren versandt wurde, kann nicht ohne Weiteres über einen Anscheinsbeweis geführt werden. Für Arbeitgeber ist das hochrelevant, weil gerade bei Kündigungen, aber auch bei bEM-Einladungen, der sichere Nachweis des Zugangs entscheidend ist. Das Urteil macht deutlich, dass das Einwurf-Einschreiben als Zustellmittel in vielen Konstellationen nicht mehr die verlässliche Lösung ist, für die es lange gehalten wurde.

1. Worum ging es in der Entscheidung?

Der Arbeitnehmer war seit 2015 bei der Arbeitgeberin beschäftigt. Er war über mehrere Jahre hinweg immer wieder länger erkrankt, sodass sich die Arbeitgeberin auf eine krankheitsbedingte Kündigung stützte. Zuvor hatte sie mehrfach bEM-Einladungen versandt. Zuletzt streitig war eine Einladung vom 11. Oktober 2023, die per Einwurf-Einschreiben verschickt worden war. Der Arbeitnehmer bestritt den Zugang dieses Schreibens.

Die Arbeitgeberin argumentierte, das Schreiben sei dem Arbeitnehmer zugegangen, weil Einlieferungsbeleg, Sendungsverfolgung und Reproduktion des Auslieferungsbelegs vorlägen. Außerdem meinte sie, es spreche ein Anscheinsbeweis dafür, dass das Schreiben ordnungsgemäß in den Briefkasten eingelegt worden sei. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Sicht im Ergebnis nicht geteilt.

2. Die Kernaussage des BAG

Das BAG stellt zunächst klar, dass der Zugang eines Schreibens grundsätzlich dann vorliegt, wenn es in den Machtbereich des Empfängers gelangt und dieser unter normalen Umständen die Möglichkeit hat, vom Inhalt Kenntnis zu nehmen. Für den Arbeitgeber bleibt der Zugang eine anspruchsvolle Beweisfrage, denn er trägt dafür die Darlegungs- und Beweislast.

Entscheidend ist dann die Absage an einen Anscheinsbeweis im hier verwendeten Zustellmodell. Das Gericht beanstandet, dass beim Scan-Verfahren der Auslieferungsbeleg bereits vor dem tatsächlichen Einwurf erzeugt wird. Der Zusteller dokumentiert also einen Vorgang, der aus Sicht des Systems schon als Zustellung erscheint, obwohl der Brief noch gar nicht eingeworfen sein muss. Genau deshalb fehlt die typische Wahrscheinlichkeit eines tatsächlichen Zugangs.

Der Beleg kann allenfalls belegen, dass der Zusteller am Briefkasten war und die Sendung auf dem Transportweg nicht verloren ging. Er belegt aber nicht mit der notwendigen Sicherheit, dass das Schreiben tatsächlich in den Briefkasten eingelegt wurde.

3. Warum das Einwurf-Einschreiben beweisrechtlich schwach ist

Die Entscheidung ist deshalb so bedeutsam, weil das Einwurf-Einschreiben in der Praxis häufig als „sicherer Mittelweg“ zwischen einfachem Brief und Boten angesehen wurde. Genau dieses Sicherheitsversprechen relativiert das BAG nun erheblich.

Der wesentliche Punkt ist die zeitliche Reihenfolge: Beim hier behandelten Verfahren wird die Zustellung dokumentiert, bevor der Einwurf erfolgt. Das ist beweisrechtlich problematisch, weil der spätere tatsächliche Einwurf gerade nicht mehr Teil der unmittelbar bestätigten Handlung ist. Zwischen Unterschrift auf dem Scanner und Einwurf kann noch etwas dazwischenkommen, etwa eine Ablenkung, eine Unterbrechung oder ein Irrtum beim richtigen Briefkasten.

Damit entfällt der typische Erfahrungssatz, auf den ein Anscheinsbeweis gestützt werden könnte. Anders gesagt: Das Verfahren produziert keinen belastbaren Schluss darauf, dass das Schreiben auch wirklich zugegangen ist.

4. Konsequenzen für Kündigungen

Für Kündigungen ist das praktisch besonders brisant. Denn wenn der Arbeitnehmer den Zugang bestreitet, kann der Arbeitgeber im Prozess regelmäßig nicht auf eine Vermutung vertrauen. Er muss den Zugang vielmehr konkret nachweisen.

Gerade bei der Kündigung gilt: Der Zugang ist nicht bloß ein formaler Aspekt, sondern oft der Dreh- und Angelpunkt der gesamten Wirksamkeitsprüfung. Wird die Kündigung nicht rechtzeitig oder nicht beweisbar zugegangen, kann dies die gesamte Beendigung des Arbeitsverhältnisses scheitern lassen. Das Risiko ist für Arbeitgeber erheblich, weil die materiell-rechtliche Begründetheit der Kündigung dann oft gar nicht mehr entscheidend ist.

Die Entscheidung des BAG ist deshalb ein deutlicher Hinweis an die Praxis, Zustellmethoden neu zu bewerten. Wer sich auf das Einwurf-Einschreiben verlässt, läuft zunehmend Gefahr, im Streitfall ohne ausreichenden Zugangsnachweis dazustehen.

5. Was Arbeitgeber jetzt beachten sollten

Arbeitgeber sollten das Einwurf-Einschreiben nicht mehr als Standardlösung für rechtlich bedeutsame Schreiben behandeln. Das gilt besonders für Kündigungen, aber auch für Abmahnungen, bEM-Einladungen, Anhörungen oder andere Erklärungen mit erheblicher Rechtsfolge.

Praktisch sinnvoller sind Zustellwege, die den Zugang deutlich besser dokumentieren. Dazu gehören insbesondere die persönliche Übergabe (gegen Empfangsbestätigung) oder eine Zustellung durch einen zuverlässigen Boten mit genauer Dokumentation. Entscheidend ist nicht die Bequemlichkeit des Versands, sondern die Beweisfestigkeit im späteren Streitfall.

Für Personalabteilungen empfiehlt es sich deshalb, die bisherigen Standardprozesse zu überprüfen. Ein scheinbar kleiner Formfehler in der Zustellung kann am Ende die gesamte Kündigung zu Fall bringen.

6. Einordnung für die Praxis

Die Entscheidung fügt sich in eine Linie der jüngeren Rechtsprechung ein, die Zustellfragen sehr streng behandelt. Das BAG orientiert sich dabei konsequent an der prozessualen Beweislast und an typischen Geschehensabläufen. Wo ein solcher typischer Ablauf gerade nicht tragfähig ist, lehnt das Gericht einen Anscheinsbeweis ab.

Das ist dogmatisch sauber und praktisch konsequent. Wer sich bewusst für ein Zustellmodell entscheidet, das den Zugang nicht zuverlässig abbildet, trägt die Konsequenzen selbst.

7. Fazit

Das Einwurf-Einschreiben ist als Beweismittel für den Zugang deutlich schwächer, als viele es bislang angenommen haben. Für Arbeitgeber ist es bei Kündigungen und bEM-Schreiben deshalb kein verlässlicher Standard mehr.

Wer arbeitsrechtlich wirklich sicher handeln will, sollte auf Zustellwege setzen, die den Zugang später belastbar beweisen können. Das BAG-Urteil ist damit ein praktischer Weckruf für alle, die rechtserhebliche Schreiben noch immer per Einwurf-Einschreiben versenden.

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