Tankkarten im Kleinunternehmen: Rechtliche Aspekte und steuerliche Behandlung

Effizientes, wirtschaftliches Handeln entscheidet heute mehr denn je über den Unternehmenserfolg. Unter diesen Umständen erstaunt es nicht, dass immer mehr Firmen auf Tankkarten setzen. Lesen Sie nach, wieso kleinere und mittlere Unternehmen von diesem Bezahlmittel profitieren.

Bargeldlos und flexibel mit Tankkarte bezahlen

Dieses Bezahlmittel ist so groß wie eine Kreditkarte und funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Der einzige Unterschied – bei der Tankkarte handelt es sich um eine zweckgebundene Zahlungslösung. Mit einer solchen Plastikkarte können Sie in erster Linie die Tankkosten, manchmal auch noch weitere Dienstleistungen rund ums Fahrzeug wie Autowäsche oder Ölwechsel begleichen. Ein Vorteil dieses Zahlungsmittels liegt auf der Hand: Sie zahlen komfortabel und sicher bargeldlos.

Besonders praktisch: Eine moderne Tankkarte wird beinahe auf jeder Tankstelle nicht nur deutschland-, sondern auch europaweit akzeptiert. Wo die nächste passende Tankstelle liegt, zeigt Ihnen eine kostenlose App auf Ihrem Smartphone und navigiert Sie sogar dorthin auf dem kürzesten Wege. Mehr noch, die Tankstellenbetreiber gewähren den Tankkartenbesitzern solide Rabatte.

Gut zu wissen: Es sind keineswegs nur Benzin oder Diesel, die mit einer Tankkarte bezahlt werden können. Auch Elektrofahrzeuge lassen sich an den Ladestationen mit Tankkarten aufladen.

Tankkarten für Unternehmen haben aber auch weitere Pluspunkte, allen voran die Verschlankung der Buchhaltung. Statt zahlreicher Einzelbelege erhalten Sie automatisch eine Sammelrechnung. Ob einmal im Monat oder alle zwei Wochen – das Intervall legen Sie selbst fest. Die Rechnungsstellung erfolgt digital, genauso wie in einem papierlosen Büro heute der Usus ist.

Wie profitieren kleinere Unternehmen von Tankkarten?

Es ist ein immer noch weit verbreiteter Irrtum, dass solche Bezahlmittel wie Tankkarten ausschließlich Konzernen mit einem umfangreichen Fuhrpark vorbehalten sind. Eigentlich bieten Tankkarten gerade kleinen Firmen, Start-ups und Handwerkern sowie Selbstständigen die hervorragende Möglichkeit, ihren Workflow flexibel zu gestalten:

• Eine Tankkarte reduziert den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum, sodass die Buchhaltung buchstäblich mit wenigen Klicks am PC erledigt ist. Für Kleinunternehmen bedeutet dies eine solide Kosten- und Zeitersparnis. Unter anderem entfällt die Notwendigkeit, die Buchhaltung zu outsourcen.
• Dank einer transparenten Buchführung behalten Sie volle Kontrolle über die Ausgaben und wissen genau, wann, wo und zu welchem Preis jedes Fahrzeug betankt wurde. Dadurch lassen sich die Ausgaben fürs Tanken fortlaufend optimieren. Jegliche Fehler oder gar ein bewusster Missbrauch sind somit wiederum ausgeschlossen.
• Für nicht wenige Kleinunternehmen sind Liquiditätsengpässe leider kein Fremdwort. An dieser Stelle greift Ihnen die Tankkarte unter die Arme, denn sie funktioniert als eine Kreditkarte. Sie müssen Ihre Tankkosten nicht sofort, sondern verzögert begleichen, zum Beispiel erst am Monatsende. Eine Sammelrechnung erweist sich daher als ausgesprochen vorteilhaft.
• Je mehr Sie mit Ihrem Firmenwagen unterwegs sind, desto höher die Rabatte und desto niedriger Ihre Ausgaben. Leiten Sie diese Ersparnis an Ihre Kunden weiter und bieten Ihre Leistungen zu einem günstigen Preis, sichern Sie sich einen fairen Wettbewerbsvorteil.

Das Tankstellennetzwerk ist inzwischen so dicht, dass die nächste Station immer nur einen Katzensprung entfernt liegt.

Last but not least: Alle diese Vorteile greifen bereits ab Flotten, die lediglich aus einem einzigen Firmenwagen bestehen. Ob es sich dabei um einen Kleinwagen, einen SUV oder einen LKW handelt, spielt wiederum keine Rolle.

Rechtliche Aspekte der Tankkartennutzung – was gibt es zu beachten?

Eine gute Nachricht vorab: Die professionellen Tankkartenanbieter sorgen dafür, dass alle Sammelrechnungen gemäß Umsatzsteuergesetz ausgestellt werden. Sie können sich also sicher sein, dass Ihre Rechnung rechtlich einwandfrei ist.

Eigentlich gibt es im Hinblick auf die rechtlichen Aspekte keine schlechten Nachrichten.

Es sind lediglich zwei Dinge zu beachten:

1. Wenn Sie Ihren Firmenwagen zusätzlich für private Fahrten nutzen, dokumentieren Sie dies für das Finanzamt minutiös im Fahrtenbuch.

2. Möchten Sie Ihre Mitarbeiter durch ein extra Guthaben auf der Tankkarte belohnen, darf der Betrag 50 Euro pro Monat nicht überschreiten. In diesem Fall gilt der Betrag als Sachbezug und nicht als Barlohn und wird anders – nämlich vorteilhaft – steuerlich behandelt.

Steigen Sie als Unternehmer in die Welt der Tankkarten ein – es lohnt sich!

Steuerliche Behandlung der Tankkartennutzung

Die steuerliche Behandlung der Tankkartennutzung im Kleinunternehmen richtet sich grundsätzlich nach den allgemeinen steuerlichen Vorgaben für betrieblich veranlasste Fahrzeugkosten, weist jedoch in der praktischen Umsetzung einige Besonderheiten auf. So können Kraftstoffkosten bei betrieblich genutzten Fahrzeugen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wobei Tankkarten eine strukturierte und nachvollziehbare Erfassung der Ausgaben ermöglichen. Umsatzsteuerlich ist zu beachten, dass ein Vorsteuerabzug nur dann in Betracht kommt, wenn das Unternehmen nicht der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG unterliegt und ordnungsgemäße Rechnungen vorliegen. Diese Problematik wird auch von der Industrie- und Handelskammer im Zusammenhang mit Tankkartengeschäften aufgegriffen. Gerade in kleineren Betrieben ist zudem eine klare Abgrenzung zwischen betrieblicher und privater Nutzung von besonderer Bedeutung, da hier häufig keine strikt getrennten Nutzungsstrukturen bestehen. Entsprechend sind die einkommensteuerlichen Regelungen zur Privatnutzung – etwa im Rahmen der 1-%-Regelung oder durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch – konsequent anzuwenden. Tankkarten können in diesem Zusammenhang nicht nur zur Vereinfachung administrativer Abläufe beitragen, sondern auch die steuerlich erforderliche Dokumentation unterstützen und damit zur Minimierung von Abgrenzungs- und Nachweisrisiken beitragen.

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