Arbeitsrecht

Was ist in der Personalakte enthalten und wie kann ich sie einsehen?

12.10.2018
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Was der Arbeitgeber in eine Personalakte aufnehmen und wer sie einsehen darf erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Unter einer Personalakte versteht man alle Unterlagen, die vom Arbeitgeber über den jeweiligen Arbeitnehmer gesammelt und darin aufgehoben werden.

 

Was in eine Personalakte gehört

Aber was gehört alles in eine Personalakte hinein? Darüber gibt es keine Regelung im Gesetz. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes gehören in eine Personalakte nur Informationen hinein, die einen hinreichenden Bezug zu seiner Tätigkeit aufweisen (z.B. Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19.07.2012 - 2 AZR 782/11.

Typische Unterlagen die in eine Personalakte aufgenommen werden können sind etwa Arbeitspapiere, dienstliche Beurteilungen, Arbeitszeugnisse, Arbeitsunfälle und Gehaltsabrechnungen. Darüber hinaus darf der Arbeitgeber auch Abmahnungen in der Personalakte sammeln.

 

Dies alles darf nicht in eine Personalakte

Anders sieht es jedoch vor allem mit den Unterlagen aus, die der Betriebsarzt gesammelt hat. Diese unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und gehen daher den Arbeitgeber nichts an. Ein typisches weiteres Beispiel ist eine Erkrankung, aufgrund derer der Arbeitnehmer krankgeschrieben worden ist. Des Weiteren gehören in eine Personalakte keine Informationen, die in einem Vorstellungsgespräch tabu sind. Typische Beispiele sind z.B. sexuelle Auffassungen des Mitarbeiters, Angaben über Schwangerschaften oder der Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft.

Schließlich gehören in eine Personalakte auch keine Angaben, die nicht der Wahrheit entsprechen. Hier kann der Arbeitnehmer verlangen, dass sein Arbeitgeber sie entfernt. Dies gilt jedenfalls dann, wenn er durch die unzutreffende Tatsachenbehauptungen in seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigt wird (z.B. Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19.07.2012 - 2 AZR 782/11). Typisches Beispiel ist, dass der Arbeitgeber aufgrund einer unzutreffenden Tatsache - wie einem angeblich begangenen Diebstahl, einem Gleitzeitbetrug oder einer Missachtung eines Rauchverbotes - eine Abmahnung ausgesprochen hat.

 

Recht auf Einsicht in Personalakte?

Dass der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber einen Anspruch auf Einsicht ist seine Personalakte hat, ergibt sich aus der Regelung von § 83 BetrVG. Er muss hierzu bei seinem Arbeitgeber die Einsicht in seine Personalakte beantragen. Normalerweise ist hierfür die Personalabteilung zuständig. Der Arbeitgeber darf ihm dieses Recht nicht versagen. Der Arbeitnehmer braucht seinen Antrag auf Einsichtnahme nicht zu begründen. Der Arbeitgeber kann ihm dabei die Einsicht auf dem Betriebsgelände ermöglichen. Er braucht dem Mitarbeiter nicht die Personalakte mit nach Hause zu geben.

 

Wer die Personalakte einsehen darf

Die Frage ist, inwieweit der Arbeitnehmer weitere Personen zur Einsicht mitnehme darf. Auf jeden Fall darf er ein Mitglied des Betriebsrates mitbringen. Dies ergibt sich aus § 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG. Dort heißt es: „Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen“.

 

Einsicht in Personalakte durch Rechtsanwalt?

Beim Rechtsanwalt als einer betriebsfremden Person sieht es anders aus. Diesen braucht der Arbeitgeber normalerweise zumindest dann nicht zu dulden, wenn der Arbeitnehmer aus der Personalakte Kopien anfertigen kann. Dies ergibt sich aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes vom 12.7.2016 - 9 AZR 791/14. Die Richter begründen das damit, dass es ausreicht, wenn der Anwalt außerhalb des Betriebsgeländes sich die Kopien durchlesen kann. Anders sieht es eventuell aus, wenn das Anfertigen von Kopien ausnahmsweise nicht für den Arbeitnehmer etwa aufgrund einer hohen Stückzahl nicht zumutbar ist.

 

Fazit:

Arbeitnehmer sollten ruhig von ihrem Recht auf Einsichtnahme ihre Personalakte Gebrauch machen. Dies gilt gerade auch dann, wenn sie Probleme mit ihrem Arbeitgeber haben. Sofern Arbeitnehmer in ihrer Personalakte eine unzutreffende Tatsache entdecken, sollten sie den betreffenden Vorgang kopieren. Darüber hinaus sollten die betreffenden Mitarbeiter ihren Arbeitgeber darauf hinweisen und zur Entfernung aus der Personalakte auffordern. Hierzu sollten sie ihrem Arbeitgeber am besten eine Frist setzen.

Weigert der Arbeitgeber sich bzw. kommt dem nicht nach, sollten Sie sich von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht oder dem Rechtssekretär einer Gewerkschaft beraten lassen. Insbesondere eine unberechtigte Abmahnung kann sich ansonsten fatal auswirken, weil der Arbeitgeber hier bei einem erneuten Verstoß eine Kündigung aussprechen kann. Darüber hinaus sollten Sie bei der Durchsicht der Personalakte auch darauf achten, ob sie unzulässige Unterlagen enthält. Zu denken wäre etwa an einen vom Betriebsarzt erhobenen Befund über eine Erkrankung.

Autor: Harald Büring, Ass. jur. (Fachanwalt.de-Redaktion)

Foto: © Marco2811 - Fotolia.com

 

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