Mit der Veröffentlichung ihrer Pressemitteilung vom 17. Juli 2025 hat die Landesdatenschutzbeauftragte in Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) eine maßgebliche Orientierungshilfe für den Umgang mit Gesundheitsdaten von Beschäftigten bereitgestellt. Das Dokument liefert Arbeitgebern erstmals konkrete Vorgaben für den datenschutzkonformen Umgang mit sensiblen Informationen, insbesondere im Kontext der Überprüfung der Entgeltfortzahlung bei länger andauernder Krankheit.
Gesundheitsdaten von Beschäftigten: Erhöhte Anforderungen an die Verarbeitung sensibler Daten
Datenschutzrechtlich sind Gesundheitsdaten als eine besondere Kategorie personenbezogener Daten definiert. Gemäß Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist deren Verarbeitung grundsätzlich untersagt. Ausnahmen von diesem Verbot sind ausschließlich unter strikten Bedingungen und bei Vorliegen einer rechtfertigenden Rechtsgrundlage gestattet. Dieser umfassende Schutz dient der Wahrung der Privatsphäre und der Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten. Unternehmen sind somit verpflichtet, die Erhebung, Speicherung und Verwendung dieser Informationen mit äußerster Sorgfalt zu prüfen.
Fortsetzungserkrankung: Befugnisse des Arbeitgebers
Im Falle einer unmittelbar auf eine vorangegangene Krankheit folgenden weiteren Erkrankung sind Arbeitgeber mit der Fragestellung einer Fortsetzungserkrankung konfrontiert. Diese Konstellation ist für die Prüfung des Anspruchs auf Entgeltfortzahlung relevant. Das Vorliegen einer Fortsetzungserkrankung berechtigt den Arbeitgeber jedoch nicht zum direkten Einblick in Diagnosedaten. Vielmehr dürfen ausschließlich die Informationen verarbeitet werden, die zur Prüfung des Entgeltfortzahlungsanspruchs zwingend erforderlich sind.
Leitlinien zu Gesundheitsdaten-Speicherung des NRW
Die Leitlinien der LDI NRW betonen, dass Arbeitgebern kein direkter Anspruch auf die Diagnose des Beschäftigten zusteht und die Speicherung von Gesundheitsdaten "auf Vorrat" unzulässig ist. Ferner ist eine Einwilligung zur Offenlegung dieser Daten im Arbeitsverhältnis, bedingt durch das Abhängigkeitsverhältnis, häufig nicht als freiwillig anzusehen und somit rechtlich unwirksam. Aus diesem Grund müssen Arbeitgeber alternative, mildere Mittel zur Klärung des Sachverhalts in Betracht ziehen.
Empfehlungen für den datenschutzkonformen Umgang mit Gesundheitsdaten von Beschäftigten
Zur Sicherstellung des Datenschutzes am Arbeitsplatz ist der Einsatz alternativer Mittel von maßgeblicher Bedeutung. Unternehmen sind nicht gezwungen, direkt auf jede Information zuzugreifen, sondern können alternative Wege beschreiten.
- Einholung von Stellungnahmen: Arbeitgeber können die zuständige Krankenkasse des Mitarbeiters um eine Stellungnahme zur Frage einer Fortsetzungserkrankung ersuchen.
- Konsultation des Betriebsarztes: Der Betriebsarzt ist befugt, eine medizinische Einschätzung abzugeben, ohne dabei die Diagnose an den Arbeitgeber zu kommunizieren.
- Transparente Kommunikation: Eine transparente Information der Mitarbeitenden über die Datenschutzregelungen und die internen Prozesse bei Krankheit trägt zur Vertrauensbildung bei.
Aufbewahrung und Löschung: Pflichten im Unternehmen
Die sichere Aufbewahrung und Löschung von Gesundheitsdaten ist eine zentrale Pflicht für Arbeitgeber. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) müssen räumlich oder technisch getrennt von der Personalakte aufbewahrt und nach Ablauf der für die Entgeltfortzahlung relevanten Frist fachgerecht entsorgt werden.
Rechtliche Konsequenzen bei Verstößen
Datenschutzverstöße können weitreichende Folgen haben. Die DSGVO sieht bei schwerwiegenden Verstößen Bußgelder in Millionenhöhe vor, die bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes betragen können. Ferner können diese Verstöße das Vertrauensverhältnis im Unternehmen nachhaltig beschädigen und zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen.
Tipp für die Praxis: Es empfiehlt sich, die internen Prozesse für Krankmeldungen und die Entgeltfortzahlung regelmäßig zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Personalabteilung und Führungskräfte mit den neuen Leitlinien vertraut sind. Bei Unsicherheiten ist die Konsultation einer fachkundigen rechtlichen Beratung zu empfehlen, um das Unternehmen und die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu schützen.
Zusammenfassung
Die neuen Leitlinien der LDI NRW verdeutlichen, dass Arbeitgeber im Umgang mit Gesundheitsdaten ihrer Beschäftigten strenge Datenschutzregeln einhalten müssen. Zur Prüfung der Entgeltfortzahlung dürfen sie keine Diagnosen einfordern, sondern sind angehalten, mildere Mittel wie die Krankenkasse oder den Betriebsarzt zu nutzen. Der Schutz sensibler Daten und die Vermeidung von Bußgeldern erfordern die strikte Einhaltung der rechtlichen Vorgaben.
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