Bei der Prüfung der Betriebskostenabrechnung reicht es im Mietrecht nicht aus, lediglich die Positionen zur Betriebskostenabrechnung nachzurechnen. Ob die Kosten in der angegebenen Höhe auch entstanden sind, lässt sich nur durch die Einsichtnahme in die Unterlagen zur Betriebskostenabrechnung feststellen.
1. Fälligkeit der Abrechnung
a) Formelle Wirksamkeit
Voraussetzung für die Fälligkeit der Betriebskostennachzahlung ist der Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Das ist dann der Fall, wenn sie den Anforderungen des § 259 BGB entspricht. Die Betriebskostenabrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten. Dabei ist eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters anzugeben.
Die Betriebskostenabrechnung ist formell wirksam, wenn der durchschnittliche Mieter in der Lage ist, die Art des Verteilerschlüssels der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an den Gesamtkosten rechnerisch nachzuprüfen. Auch die Nichtzahlung der Nachzahlung aus einer Betriebskostenabrechnung, kann zur ordentlichen Kündigung des Mietvertrages berechtigen (OLG Koblenz 26.07.1984, Az. 4 W-RE 386/84)
b) Materielle Richtigkeit
Ob die abgerechneten Positionen der Betriebskostenabrechnung dem Ansatz und der Höhe nach zu Recht bestehen oder sonstige Mängel der Abrechnung vorliegen, betrifft die inhaltliche Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung. Die Betriebskostenabrechnung wäre beispielsweise inhaltlich falsch, wenn ein falscher Anteil an den Gesamtkosten zugrunde gelegt wird.
2. Einsicht in die Originalbelege
Der Mieter hat ein Recht zur Einsichtnahme in die Originalbelege zur Betriebskostenabrechnung. Die Verweigerung der Belegeinsicht durch den Vermieter stellt die Verletzung einer vertraglichen Nebenpflicht dar, die dazu führt, dass eine Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung nicht gerichtlich durchsetzbar ist. Die Belegeinsicht hat grundsätzlich am Ort des Vermieters stattzufinden. Hierzu muss der Mieter einen konkreten Termin vorschlagen, an dem die Belegeinsicht erfolgen soll. Nur wenn dem Mieter, z.B. wegen der Ortsverschiedenheit, eine Belegeinsicht beim Vermieter nicht zuzumuten ist, kommt eine Übersendung der Belege in Betracht. Der Vermieter kann die Übersendung der Kopien von einer Kostenerstattung abhängig machen.
3. Obliegenheit zur Belegeinsicht
Der Mieter sollte von dem Recht zur Belegeinsicht auch unbedingt Gebrauch machen. Für den Fall, dass die Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung durch den Vermieter eingeklagt wird, hat dieser im Prozess die Darlegungs- und Beweislast für die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung.
Das Bestreiten des Mieters ist jedoch unsubstantiiert und damit unerheblich, wenn der Mieter nicht zuvor die Belege zur Betriebskostenabrechnung eingesehen hat.
4. Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung
Der Mieter ist verpflichtet, Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung rechtzeitig vorzubringen.
Der Mieter hat kein Recht mehr auf Belegeinsicht, wenn er hieran kein berechtigtes Interesse hat. Das ist der Fall, wenn der Vermieter keine Nachforderungen geltend macht oder Rückzahlungsansprüche des Mieters verjährt oder verwirkt sind. Ebenso besteht kein Recht mehr auf Belegeinsicht, wenn gegen die Betriebskostenabrechnung keine Einwendungen mehr geltend gemacht werden können.
a) Einwendungsausschluss
Der Mieter ist verpflichtet, Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Zugang einer formell ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung dem Vermieter mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Der Zugang einer formell nicht ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung setzt die Einwendungsfrist nicht in Gang. Der Mieter muss dem Vermieter auch dann Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung innerhalb eines Jahres erneut mitteilen, wenn er dieselben Einwendungen bereits gegenüber einer früheren Abrechnung erhoben hat.
b) Qualifizierte Einwendungen
Will der Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht gegen sich gelten lassen, ist er verpflichtet, qualifizierte Einwendungen gegen die Abrechnung vorzubringen.
Voraussetzung hierfür ist, dass der Vermieter dem Mieter die Überprüfung der Betriebskostenabrechnung anhand der Belege ermöglicht hat.
Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung müssen im Falle eines Rechtsstreits substantiiert vorgetragen werden. Hierzu ist der Mieter verpflichtet, die Kostenbelege zur Betriebskostenabrechnung einzusehen. Es ist nicht ausreichend, wenn der Mieter lediglich rügt, dass er die Betriebskostenabrechnung als nicht nachvollziehbar ansieht.
Ein pauschales Bestreiten einzelner Positionen, ohne zuvor Einsicht in die Belege zur Betriebskostenabrechnung genommen zu haben, ist unzulässig. Der Mieter muss also die Möglichkeit der Belegeinsicht zur Betriebskostenabrechnung nutzen, bevor er die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung bestreitet. Dabei hat der Mieter konkret vorzutragen, welche Einwendungen er gegen welche Kostenpositionen erheben will.
Kommt der Mieter seiner Obliegenheit nicht nach, die Belege zur Betriebskostenabrechnung einzusehen und versäumt er es somit, konkrete Einwendungen gegen die Abrechnung vorzubringen, sind seine Einwendungen im Prozess als unerheblich zurückzuweisen.