Nebenkostenabrechnung - Abrechnungsfrist bei Auszug des Mieters beachten!

Die Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter innerhalb des Abrechnungszeitraums erstellen und dem Mieter zukommen lassen. Hierfür hat er 12 Monate lang Zeit. In der Praxis können sich bei der Nebenkostenabrechnung Frist dabei regelmäßig Fragen ergeben, wenn der Mieter zwischenzeitlich aus der Wohnung ausgezogen ist. Verlängert sich hierdurch die Frist? Verkürzt sie sich vielleicht sogar? Und was sollte der Vermieter noch alles beachten?

Dem Mieter ist an einer schnellen Abrechnung gelegen

Abrechnung (© zerbor / Fotolia.com)
Abrechnung (© zerbor / Fotolia.com)
Gemäß § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB darf der Zeitraum, für den die Nebenkostenabrechnung erstellt wird, nicht mehr als 12 Monate betragen. Üblicherweise bezieht sich der Abrechnungszeitraum auf das Kalenderjahr. Es ist jedoch auch ein anderer Abrechnungszeitraum möglich, beispielsweise vom 1.5. bis zum 30.4. des Folgejahres.

Bei der Nebenkostenabrechnung Frist ist zu beachten, dass der Vermieter die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungszeitraums erstellt. Endet der Abrechnungszeitraum also beispielsweise am 30.4., muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens am 30.4. des Folgejahres zugehen. So ist es der Regelfall. In der Praxis kommt es aber natürlich häufig vor, dass ein Mieter aus der Wohnung auszieht. Ist das Mietverhältnis erst einmal beendet, ist es dem Mieter selbstverständlich wichtig, dass ihm die Nebenkostenabrechnung möglichst zeitnah vorliegt. Schließlich möchte er mit der alten Wohnung abschließen und sich nicht noch Monate später Zahlungsansprüchen ausgesetzt sehen.

Hinweis: Natürlich muss der Mieter nur bis zum Tag des Auszugs Nebenkosten zahlen. Der Vermieter muss sich hier um eine sorgfältige Abrechnung bemühen und die Zählerstände am Tag des Auszugs ablesen.

Wichtig ist hier zu wissen, dass auch ein Auszug keinerlei Veränderung des Abrechnungszeitraums bewirkt. Die 12 Monate sind vom Gesetz vorgegeben und dürfen nicht verändert werden. Der Mieter kann also nicht verlangen, dass der Vermieter direkt nach dem Auszug sofort mit dem Erstellen der Nebenkostenabrechnung beginnt. Es ist weiterhin so, dass die Abrechnungsfrist erst mit dem Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums beginnt.

Wenn der Mieter also beispielsweise zum 31. Januar 2017 auszieht und der Abrechnungszeitraum sich auf das Kalenderjahr bezieht, endet er am 31.12.2017. Nebenkosten zahlen muss der Mieter in diesem Fall jedoch nur bis zu seinem Auszug, also bis zum 31. Januar 2017. Da der Vermieter 12 Monate Zeit hat, dem (ehemaligen) Mieter die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen, muss sie in diesem Fall bis zum 31. Dezember 2018 vorliegen. In diesem Beispiel zeigt sich, dass es Fälle geben kann, in denen der ausgezogene Mieter durchaus noch um die 2 Jahre auf die alte Nebenkostenabrechnung warten muss. Die Nebenkostenabrechnung Frist ist jedoch vom Gesetz vorgegeben und kann nicht verändert werden. Will der Mieter eine solch lange Wartefrist vermeiden, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Bezieht sich der Abrechnungszeitraum auf das Kalenderjahr (also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember), ist es für alle, die nicht lange auf die Nebenkostenabrechnung nach dem Auszug warten wollen, günstiger, wenn sie Ende des Jahres ausziehen. Dann endet nämlich auch zeitnah der Abrechnungszeitraum und innerhalb von 12 Monaten muss die Nebenkostenabrechnung erstellt und zugestellt werden. Aber natürlich lässt sich der Zeitpunkt eines Auszugs nicht immer im Vorfeld so genau planen.
  • Im Mietvertrag kann auch ein individuell vereinbarter Abrechnungszeitraum festgelegt werden. Dieser muss zwar immer noch 12 Monate betragen, kann aber auch mitten im Jahre beginnen und dementsprechend ein Jahr später mitten im Jahr enden. Mit dem Wissen, auf welchen Zeitraum sich die Abrechnung bezieht, lässt es sich besser planen, wie lange man nach dem Auszug noch mit einer Nebenkostenabrechnung rechnen muss.

Abrechnungszeitraum von Abrechnungsfrist zu unterscheiden

Der Abrechnungszeitraum kann sich wie bereits erwähnt auf das Kalenderjahr beziehen, muss er aber nicht. Er kann auch individuell festgelegt werden. Vorausgesetzt wird per Gesetz lediglich ein jährlicher Abrechnungszeitraum und somit eine zeitliche Periode von 12 Monaten.

Vom Abrechnungszeitraum zu unterscheiden ist aber die Abrechnungsfrist. Unter der Abrechnungsfrist wird der Zeitraum verstanden, der dem Vermieter zugesprochen wird, um die Nebenkostenabrechnung überhaupt zu erstellen. Auch hier wiederum geht man von einer Frist von 12 Monaten aus. Die Nebenkostenabrechnung Frist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums zu laufen.

Zieht der Mieter also aus, muss er zunächst das Ende des Abrechnungszeitraums abwarten und dann nochmals maximal 12 Monate, bis er seine Nebenkostenabrechnung erhält. Für Vermieter wiederum ist es gut zu wissen, dass sie sich nun nicht unnötig beeilen müssen, sondern die gesetzliche eingeräumte Abrechnungsfrist unverkürzt für sie weitergilt. Aber natürlich ist es in den meisten Fällen sowohl dem Mieter als auch dem Vermieter daran gelegen, den geschäftlichen Teil des bereits beendeten Mietverhältnisses abzuschließen.

Der Mieter muss warten, der Vermieter kann nicht früher abrechnen

Dass mitunter längere Wartezeiten auf den Mieter nach seinem Auszug zukommen, hängt nicht damit zusammen, dass der Vermieter ihn unnötig lange hinhalten möchte. Vielmehr kann er die Nebenkosten selbst erst dann abrechnen, wenn alle Kostenträger ihm auch die erforderlichen Abrechnungen geschickt haben. Ansonsten ist es ihm nicht möglich, eine individuelle Abrechnung zu erstellen. Dem Vermieter sind also beim Auszug eines Mieters während des Abrechnungszeitraums erst einmal die Hände gebunden.

Was, wenn der Mieter vor Ende der Kündigungsfrist auszieht?

Frist (©  clemensberg / Fotolia.com)
Frist (© clemensberg / Fotolia.com)
Bei einem Auszug hat der Mieter Miete und Nebenkosten bis zum Ende der jeweiligen Kündigungsfrist zu zahlen. Daran ändert auch die Tatsache nichts, dass er schon vorzeitig auszieht, also bereits vor Ende der Kündigungsfrist. Die Zahlungspflicht bleibt also weiterhin bestehen. Denn natürlich muss auch der Vermieter weiterhin seinen eigenen Zahlungen nachkommen, darunter beispielsweise Grundsteuer und Versicherungen. Ein vorzeitiger Auszug dürfte sich wohl nur auf den Energieverbrauch auswirken. Denn in einer unbewohnten Wohnung wird natürlich auch kein Strom verbraucht. Bis zum Ende der Kündigungsfrist hat der Mieter also die vereinbarten Nebenkosten weiterhin zu zahlen. Der Tag des Auszugs spielt dabei also keine Rolle. Der Vermieter muss dann eine Zwischenablesung des Zählerstands vornehmen um zu überprüfen, wie es um Strom, Gas und Wasser bestellt ist.

In einer vorteilhafteren Position ist der Mieter, wenn der Vermieter direkt einen Nachmieter findet. Der neue Mieter zahlt dann wiederum die Nebenkosten ab dem Tag, an dem er selbst einzieht.

Hierbei ist aber unbedingt zu beachten: Ist der Nachmieter schon eingezogen, aber der Mietvertrag läuft noch auf den ausgezogenen Mieter, werden die Nebenkosten auch diesem noch zugerechnet.

Dies ist dann besonders ärgerlich, wenn der Nachmieter einen sehr hohen Verbrauch hat. Der vorige Mieter muss dann auch diesen zahlen, denn mit ihm läuft ja noch der Mietvertrag. Daher wird empfohlen, dass, sollte ein Nachmieter vorhanden sein, auch mit diesem direkt ein neuer Mietvertrag mit dem Vermieter aufgesetzt wird. Zugleich muss der Mietvertrag mit dem vorigen Mieter aufgelöst werden. So läuft dieser nicht Gefahr, noch für die Nebenkosten des Nachmieters mitzahlen zu müssen.

Auch bei einem vorzeitigen Auszug ist es zudem weiterhin so, dass die Nebenkosten erst nach Ablauf des vereinbarten Abrechnungszeitraums (Kalenderjahr oder individuell) abgerechnet werden können. Die Nebenkostenabrechnung Frist beträgt immer noch 12 Monate. Der Mieter kann nicht verlangen, dass die Nebenkostenabrechnung früher erstellt wird.

Wenn der Vermieter die Kaution einbehält für die Nebenkostenabrechnung

Es ist üblich, dass im Mietvertrag die Hinterlegung einer Kaution festgelegt wird. Beendet der Mieter das Mietverhältnis und zieht aus, bekommt er diesen Betrag wieder zurück. Eine Ausnahme besteht dann, wenn ein offensichtlich begründeter Anspruch des Vermieters gegen den Mieter besteht. Üblicherweise wird die Kaution innerhalb von 6 Monaten an den Mieter zurückgezahlt.

Hinweis: Bei ausstehenden Nebenkosten kann es gerechtfertigt sein, einen angemessenen Teil der Kaution einzubehalten. Dies gilt aber nur für fristgerecht eingereichte Nebenkostenabrechnungen. Läuft die Abrechnungsfrist noch, kann der Vermieter mit der Einbehaltung eines angemessenen Teils der Kaution eventuelle Nachforderungen aus der Abrechnung abdecken.

Ex-Mieter kann sich immer noch gegen die Nebenkostenabrechnung wehren

Nebenkosten (© wolfilser / Fotolia.com)
Nebenkosten (© wolfilser / Fotolia.com)
Auch wenn das Mietverhältnis bereits beendet ist, kann sich der ehemalige Mieter natürlich gegen eine Nebenkostenabrechnung wehren, die er für nicht begründet hält. Auch hierbei ist natürlich wieder eine Nebenkostenabrechnung Frist zu beachten, diesmal aber auf Seiten des Mieters. Es gilt eine Widerspruchsfrist, die 12 Monate nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung beträgt. Hierbei ist zu beachten, dass die Frist nicht erst mit dem Ende des entsprechenden Kalendermonats endet, sondern schon genau den Tag zwölf Monate später, an dem der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten hat. Der Mieter kann zudem nicht einfach einwenden, die Nebenkostenabrechnung sei zu hoch. Er muss vielmehr konkrete Gründe nennen, warum er sich zu einer Zahlung nicht verpflichtet fühlt.

Wenn der Mieter Hartz4 bezieht

Unter die „Kosten der Unterkunft“ fallen auch die Nachzahlungen der Nebenkosten, sowie die entsprechenden Vorauszahlungen. Das Jobcenter übernimmt diese Kosten für den Mieter, der während des Abrechnungszeitraums Hartz4 bezogen hat. Wichtig ist dabei, dass der Mieter nicht verschwenderisch war. Sollte das Jobcenter von einem unangemessenen Verbrauch ausgehen, kann es sein, dass die Nachforderungen seitens des Vermieters nicht beglichen werden.

Und auch Mieter, die von Hartz4 leben und in eine neue Wohnung ziehen, fragen sich natürlich, wie sich die Situation gestaltet, wenn der alte Vermieter noch eine Nachzahlung für die Nebenkosten verlangen sollte. Die Frage ist dann, ob auch diese durch das Jobcenter übernommen werden. Bisher war es so, dass das Jobcenter Nachzahlungen aus der alten Wohnung nicht übernehmen musste. Als Hartz4-Empfänger war es so also durchaus möglich, Schulden beim bisherigen Vermieter zu machen. Die Rechtslage hat sich diesbezüglich aber geändert. Denn das Bundessozialgericht hat dazu geschrieben, dass die Aussicht auf mögliche Schulden wie eine Umzugssperre wirken würde. Bei unzureichenden Nebenkostenvorauszahlungen wären Empfänger von Hartz4 so dem Risiko ausgesetzt, Schulden zu machen. Demnach muss das Jobcenter nun auch die möglichen Nachzahlungen nach einem Umzug übernehmen. Und das auch dann, wenn das Jobcenter vorher den Umzug nicht zugesichert hat. Wer als Hartz4-Empfänger also eine Nachzahlung vom bisherigen Vermieter erhält, sollte diese an das Jobcenter weiterleiten. Kommt das Jobcenter der Zahlungspflicht nicht nach, kann gegen den Ablehnungsbescheid Widerspruch eingelegt werden. Hier sollte man dann auf die nun geänderte Rechtslage verweisen.

Was ist mit der Heizkostenabrechnung?

Die Abrechnung der Heizkosten erfolgt einmal im Jahr. Sollte der Mieter vor Ablauf der Abrechnungsperiode in eine andere Wohnung ziehen, werden ihm nur die anteiligen Heizkosten in Rechnung gestellt. Die Heizkostenverordnung gibt vor, dass Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig berechnet werden sollen. Der Vermieter muss mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent der Kosten für Heizung und Warmwasser nach Verbrauch auf den Mieter umlegen. Bei der jährlichen Ablesung kann der genaue Stand ermittelt werden. Sollte der Mieter nun während der Abrechnungsperiode ausziehen wollen, sollte eine Zwischenablesung erfolgen. Nur so lässt sich dann auch wirklich unterscheiden zwischen dem Verbrauch des alten Mieters und einem möglichen neuen Mieter. Das Ergebnis der Messung wird schriftlich festgehalten und wird dann bei der Jahresabrechnung berücksichtigt. Wissen sollte man hier, dass der Vermieter aber nur zur Zwischenablesung verpflichtet ist, nicht aber zur Zwischenabrechnung. Weiterhin sollten sowohl Mieter als auch Vermieter darauf achten, dass die Zwischenablesung genau bei der Wohnungsübergabe durchgeführt wird. Davon zeitliche Abweichungen führen später nur meist wieder zu Streitigkeiten. Wird zu früh abgelesen, ärgert sich der Vermieter vielleicht im Nachhinein, dass der Mieter die Heizung noch einmal ordentlich aufgedreht hat. Erfolgt die Zwischenablesung hingegen erst nach der Wohnungsrückgabe, kann der ehemalige Mieter dem Vermieter vorhalten, dass Dritte auf seine Kosten zwischenzeitlich geheizt haben.

Was, wenn der Vermieter die Nebenkosten nicht abrechnet?

Nicht immer geht es darum, dass im Rahmen der Nebenkostenabrechnung noch Geld vom Mieter gefordert wird. Manchmal erhält der Mieter auch eine Erstattung. Daher ist er natürlich daran interessiert, dass der Vermieter auch nach dem Auszug eine Nebenkostenabrechnung erstellt. Auch nach Beendigung des Mietverhältnisses und dem Auszug des Mieters, hat dieser einen Anspruch auf Erteilung einer Nebenkostenabrechnung. Er kann vom Vermieter die Nebenkostenvorauszahlungen vollständig zurückfordern.

Fachanwalt.de-Tipp:
Wird die Zwischenablesung von einer Servicefirma durchgeführt, berechnet diese natürlich ihren Aufwand. Dann stellt sich wiederum die Frage, wer diese Kosten übernehmen muss. Hier gehen die Meinungen auseinander. Der alte Mieter, der die Wohnung verlässt, kann die Kosten allein tragen. Möglich ist es aber auch, dass sich der alte und neue Mieter die Kosten teilen. Sinnvoll ist es, die Kosten für die Zwischenablesung bereits im Mietvertrag zu regeln.

Zusammenfassung:

  • Ein Auszug des Mieters ändert nichts daran, dass der Abrechnungszeitraum immer erst zum Jahresende oder zum Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums endet.
  • Der Vermieter hat weiterhin eine Nebenkostenabrechnung Frist von 12 Monaten.
  • Der Mieter kann vom Vermieter nicht verlangen, vorher eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
  • Der Vermieter kann unter Umständen beim Auszug des Mieters einen angemessenen Teil der Kaution im Falle einer zu erwartenden Nachzahlung einbehalten.



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