Nebenkostenabrechnung – das müssen Vermieter wissen

Die Nebenkostenabrechnung kann nicht nur für den Mieter ein wahres Übel sein, sondern sie hält auch für den Vermieter einige Fallstricke bereit. Denn werden hier Fehler gemacht, kann es sogar dazu führen, dass der Vermieter seinen Anspruch verliert und keine Rückzahlung mehr verlangen kann. Daher sollte die Nebenkostenabrechnung immer sehr sorgfältig erstellt werden. Was es dabei zu beachten gilt, um Ihre Rechtssicherheit zu gewährleisten, soll im Folgenden zusammenfassend aufgezeigt werden.

Häufiger Ausgangspunkt für Streitigkeiten

(© Wolfilser / Fotolia.com)Vor allem wenn die Betriebskostenabrechnung mal wieder höher ausfällt, kommt es zwischen Mieter und Vermieter nicht selten zu Streitigkeiten. Immer mehr Nutzer lassen ihre Abrechnung mittlerweile auch durch einen Fachmann überprüfen. So lassen sich Fehler seitens des Vermieters schnell feststellen. Daher ist es für den Vermieter wichtig, von Anfang an für Rechtssicherheit zu sorgen, damit er seine Ansprüche auch durchsetzen kann. Es gibt durchaus einige Punkte, die beachtet werden müssen, damit sich bei der Nebenkostenabrechnung keine Fehler einschleichen.

Bei der Nebenkostenabrechnung müssen Fristen beachtet werden

Es gilt, dass der Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums erhalten muss. So müsste also eine Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar 2017 bis zum 31. Dezember 2017 dem Mieter spätestens bis zum 31. Dezember zugehen. Wenn der Vermieter diese Frist versäumt, hat er auch keinen Anspruch mehr auf eine Rückzahlung. Sollte der Mieter zwischenzeitlich ausgezogen sein, stellt ihn das nicht von einer möglichen Zahlungsverpflichtung frei. Er kann den Vermieter nicht dazu drängen, die Nebenkostenabrechnung früher zu erstellen, damit sie noch vor dem eigenen Auszug eingeht.

Hinweis:
Der Vermieter hat das ganze Jahr über Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen, gleich ob der Mieter nun noch in der Wohnung wohnt oder nicht.

Sollte man als Vermieter unverschuldet nicht in der Lage sein, die Nebenkosten innerhalb der Jahresfrist abzurechnen, sollte der Mieter in der Abrechnung darüber informiert werden. Eine mögliche Fallgestaltung wäre hier etwa, wenn auch der Kostenträger verspätet abrechnet. Die Restkosten können dann innerhalb von maximal 3 Monaten abgerechnet werden, nachdem der Vermieter selbst seine Abrechnung schließlich erhalten hat.

Alle wichtigen Informationen müssen in der Nebenkostenabrechnung enthalten sein

Wichtig ist, dass die Betriebskostenabrechnung durch den Vermieter auch vollständig ist. Es müssen die Gesamtkosten zusammengestellt sein und der Vermieter muss erläuternde Angaben machen über den zugrunde gelegten Verteilerschlüssel. Zudem muss der Anteil des Mieters berechnet werden und Vorauszahlungen des Mieters müssen in Abzug gebracht werden. Insgesamt ist darauf zu achten, dass die Nebenkostenabrechnung für den Mieter nachvollziehbar ist.

Der Abrechnungszeitraum kann nicht verändert werden

Vermieter haben nicht die Möglichkeit, den Abrechnungszeitraum für die Nebenkostenabrechnung beispielsweise auf 6 Monate zu verkürzen oder ihn, um sich weniger Arbeit zu machen, etwa auf 2 Jahre zu verlängern. Vielmehr beträgt der Abrechnungszeitraum immer 12 Monate. Davon abweichende vertragliche Regelungen sind nicht möglich. Unerheblich ist jedoch, von wann bis wann die 12 Monate laufen. Sie müssen also nicht vom 1. Januar bis zum 31. Dezember gelten. Abgerechnet werden kann beispielsweise auch vom 1. August bis zum 31. Juli.

Was abgerechnet wird, muss auch vereinbart sein

Ein Blick in die Betriebskostenverordnung zeigt, welche Betriebskosten der Vermieter vom Mieter verlangen kann. Wichtig ist aber auch, dass dem Mietvertrag entnommen werden kann, welche Kosten auf den Mieter zukommen.

Ein Schlupfloch haben Vermieter hier, wenn eine Klausel im Mietvertrag besagt, dass auch „sonstige“ Nebenkosten abgerechnet werden können. So kann der Vermieter auch erst nachträglich hinzukommende Posten abrechnen. Zu sonstigen Kosten können beispielsweise Ausgaben für die Wartung von Feuerlöschern oder für die Dachreinigung gehören.

Es ist aber generell nicht nötig, alle umlagefähigen Nebenkosten einzeln im Mietvertrag aufzuzählen. Stattdessen kann die Formulierung „sämtliche Betriebskosten“ genutzt werden. Darunter fallen zumindest die gängigen Nebenkosten. Diese Formulierung ist allgemein üblich und muss nicht weiter erklärt werden, wie auch der BGH bereits entschieden hat. Wer jedoch „sonstige“ Nebenkosten abrechnen will, muss diese extra aufzählen.

Nicht alle Nebenkosten sind umlegbar

Taschenrechner (© Zerbor / Fotolia.com)Wer als Mieter eine Nebenkostenabrechnung erhält, sollte überprüfen, ob die Posten, die der Vermieter nennt, überhaupt umlegbar sind. Einige Kosten hat der Vermieter nämlich durchaus selbst zu tragen. Hierzu gehören beispielsweise Ausgaben für Verwaltungsarbeiten oder die Kosten für die Rechtsschutzversicherung des Vermieters. Die Gebäudeversicherung für das Wohnhaus hingegen stellt Versicherungsgebühren dar, die umgelegt werden können. Unterschieden werden muss auch zwischen Kosten für Wartung und Instandhaltung. Instandhaltungskosten sind nicht umlegbar, Wartungsarbeiten hingegen schon. Muss also etwas repariert werden, zahlt das der Vermieter. Eine Ausnahme besteht dann, wenn der Mieter den Schaden selbst verursacht hat. Kosten für eine jährliche Überprüfung, etwa der Heizung, gehören hingegen zu den umlegbaren Nebenkosten.

Was darf nun alles in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden?

Es spielen nur solche Nebenkosten für den Mieter eine Rolle, die auch wirklich direkt mit dem Haus zu tun haben. Hierzu gehören vor allem:

• Wasser

Dazu gehört nicht nur das Wassergeld. Auch die Kosten für die Wasseruhr oder die Kosten, die im Zusammenhang mit der Kanalisation stehen, können vom Vermieter umgelegt werden.

• Heizung

Zu den Heizungskosten gehören auch die Ausgaben für Messungen, Brennstoff oder beispielsweise die Zählerkosten.

• Straßenreinigung und Müllkosten

Erhält der Vermieter einen Abgabenbescheid von der Gemeinde, können die dadurch entstehenden Kosten auf den Mieter umgelegt werden. Auch die Ausgaben für einen Winterdienst gehören zu den Nebenkosten.

• Hausmeister

Auch ein Hausmeister will bezahlt werden. Gehalt und Lohnnebenkosten gehören daher zu den Kosten, die in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden können.

• Steuern und Versicherungen

Zu den umlagefähigen Kosten gehören hier Grundstückshaftpflicht, Grundsteuern und Gebäudeversicherung.

• Haus und Garten

Sämtliche Kosten, die beispielsweise für die Reinigung des Schornsteins, für die Gartenpflege, die Hausbeleuchtung oder beispielsweise die Bekämpfung von Ungeziefer anfallen, muss der Mieter mittragen.

• Aufzug

Gibt es im Haus einen Aufzug, fallen für Betrieb und Wartung ebenfalls Kosten an, die der Mieter mittragen muss.

Heizkosten stets verbrauchsabhängig berechnen

Wichtig bei Nebenkostenabrechnungen ist, dass der Vermieter die korrekte Aufteilung beachtet. So müssen Heizkosten immer verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Bei den anderen Posten hingegen hat der Vermieter die Wahl. Die Umlage kann hier entweder nach Wohnfläche, pro Kopf oder ebenfalls nach Verbrauch erfolgen.

Es muss ein Verteiler- oder Umlageschlüssel festgelegt werden

Vermietern wird geraten, im Mietvertrag bereits schriftlich festzuhalten, auf welche Art die Nebenkosten auf die Mieter verteilt werden. Findet sich kein Verteiler- oder Umlageschlüssel im Mietvertrag, werden die kalten Betriebskosten anteilig zur Wohnfläche abgerechnet. Dies gibt auch § 556a Absatz 1 Satz 1 BGB vor: „Haben die Vertragsparteien nicht anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen.“

Können sich Mieter gegen Nebenkostenabrechnungen wehren?

Wenn der Mieter mit der Nebenkostenabrechnung nicht einverstanden ist bzw. diese für ihn unverständlich und nicht nachvollziehbar ist, kann er ihr widersprechen. Er kann sich an den Vermieter wenden und weitergehende Erläuterungen fordern sowie verlangen, die Originalbelege zu sehen. Und hierfür hat der Mieter auch ausreichend lange Zeit. Beanstandungen müssen innerhalb eines Jahres vorgebracht werden. Die Frist beginnt dabei ab Erhalt der Abrechnung zu laufen. § 556 Absatz 3 BGB sagt hierzu: „Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.“

Dennoch sollte die Nachzahlung innerhalb eines Monats erst einmal getätigt werden. Nur bei schwerwiegenden Einwänden ist diese Frist nicht einschlägig. Denn weigert sich der Mieter zu zahlen, obwohl er es müsste, kann der Vermieter vor Gericht gehen.

Fehler in der Nebenkostenabrechnung – was tun?

Wer als Vermieter die Nebenkostenabrechnung schon an den Mieter abgeschickt hat und dann bemerkt, dass sich ein Fehler eingeschlichen hat, kann diesen manchmal noch beheben. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich um einen formellen oder inhaltlichen Fehler handelt.

Zu den formellen Fehlern gehören Fehler betreffend die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters oder die möglichen Vorauszahlungen. Solche Fehler müssen bis zur Abrechnungsfrist korrigiert werden. Das heißt, innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Bezieht sich die Nebenkostenabrechnung also beispielsweise auf den Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2017, müsste die Korrektur bis zum 31. Dezember 2018 erfolgen. Der Vermieter muss dafür sorgen, dass dem Mieter bis zu diesem Zeitpunkt eine formell richtige Nebenkostenabrechnung zukommt.

Daneben kann eine Nebenkostenabrechnung auch inhaltliche Fehler aufweisen. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Posten abgerechnet werden, die nicht vereinbart waren oder wenn ein Berechnungsfehler vorliegt. Wie bei einem formellen Fehler auch, können auch hier wieder nachträgliche Korrekturen vorgenommen werden. Die Fristen sind hierbei die gleichen wie auch bei formellen Fehlern. In diesem Zeitraum kann eine Nachforderung gestellt werden.

Diese vier formellen Punkte sollten in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein

Damit es nichts an der Nebenkostenabrechnung auszusetzen gibt, sollten einige formelle Voraussetzungen erfüllt sein. Wie bereits weiter oben kurz angesprochen, müssen alle wichtigen Informationen in der Abrechnung enthalten sein.

Hierzu gehören:

• Nachvollziehbare Gesamtkosten

Der Vermieter muss aufzeigen, wie sich die Gesamtkosten zusammensetzen, und zwar so, dass es für den Mieter nachvollziehbar ist. Zu nennen sind hier Kostenpunkte wie Wasser, Abwasser oder Beleuchtung. Die Kosten dürfen „bereinigt“ angegeben werden. Das heißt, dass der Vermieter nur die jeweils umlagefähigen Kosten nennt.

• Verteiler- oder Umlageschlüssel

Welchen Verteilerschlüssel hat der Vermieter seinen Berechnungen zugrunde gelegt? Auch das muss nachvollziehbar genannt werden.

• Welchen Kostenanteil muss der Mieter tragen?

Aus der Nebenkostenabrechnung muss hervorgehen, welcher Kostenanteil den Mieter jeweils trifft. Zusammen mit den vorigen Punkten ist es dem Mieter nun möglich, rechnerisch nachzuprüfen, wie genau die Abrechnung nun zustande gekommen ist.

• Vorauszahlungen abziehen

Gab es beispielsweise eine Betriebskostenvorauszahlung, muss dies auch berücksichtigt werden. An dieser Stelle wird also aufgeführt, ob der Mieter bereits Nebenkosten geleistet hat.

Tipps für das Erstellen der Nebenkostenabrechnung

Wer sich als Vermieter mit der Nebenkostenabrechnung befassen muss, sieht sich einer wahren Detailarbeit gegenüber. Die Betriebskostenabrechnung sollte stets schriftlich erstellt werden, dies bietet die beste Rechtssicherheit. Es wird spezielle Software angeboten, die das Erstellen der Nebenkostenabrechnung am PC erleichtert. Zudem sollte man nicht zu spät mit dem Erstellen beginnen und sich dann unnötigem Zeitdruck aussetzen. Wer sich beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung beeilt, riskiert, dass sich Fehler einschleichen. Die Abrechnung sollte also möglichst nicht erst auf den letzten Drücker erstellt werden. Die Betriebskostenabrechnung sollte weiterhin immer persönlich unterschrieben werden. Wird ein Dritter mit dem Erstellen beauftragt, benötigt dieser eine Originalvollmacht, die dem Schreiben auch beigefügt wird. Fehlt die Originalvollmacht, ist der Mieter im Recht, wenn er die Abrechnung zurückweist. Sollte zwischenzeitlich ein Mieterwechsel stattgefunden haben, sollte sorgsam darauf geachtet werden, dem neuen Mieter keine Nebenkosten in Rechnung zu stellen, die nicht mit ihm im Zusammenhang stehen. Es ist zudem immer sinnvoll, sich nach einer Musterabrechnung umzusehen. Die eigene Nebenkostenabrechnung muss immer so erstellt und formuliert werden, dass der Mieter sie auch dann nachvollziehen kann, wenn er lediglich durchschnittliche juristische oder betriebswirtschaftliche Kenntnisse hat.

Wichtig ist auch zu schauen, ob überhaupt eine Betriebskostenabrechnung im Mietvertrag vereinbart wurde. Das Gesetz sieht vor, dass die Betriebskosten bereits Bestandteil der Miete sind. Extra Zahlungen sind daher eigentlich nicht vorgesehen. Wenn hier also keine gezielten Anmerkungen dazu im Mietvertrag zu finden sind, trifft den Mieter auch keine Zahlungspflicht. Eine Ausnahme hiervon gibt die Heizkostenverordnung vor. Sollte eine Betriebskostenpauschale statt einer Betriebskostenvorauszahlung vereinbart worden sein, ist eine Betriebskostenabrechnung nicht nötig.

Was ist mit leerstehenden Wohnungen?

Vermieter von Mehrparteienhäusern, in denen eine oder mehrere Wohnungen leer stehen, sind oft in der Versuchung, die Kosten für leerstehenden Wohnraum auf die übrig vermieteten Wohnungen zu verteilen. Das ist jedoch nicht möglich. Nebenkosten, die auf leerstehenden Wohnraum entfallen, sind nicht umlagefähig. Solche Kosten hat der Vermieter grundsätzlich selbst zu tragen.

Kaution einbehalten, um Nebenkosten zu bezahlen?

Mietkaution ( © Maurice Tricatelle / Fotolia.com)Sollte das Mietverhältnis mit dem Mieter enden und sollte der Vermieter damit rechnen, dass aufgrund der noch ausstehenden Nebenkostenabrechnung Nachforderungen an den Mieter fällig werden, kann er einen Teil der Mietkaution einbehalten. Üblicherweise wird die Kaution nach Beendigung des Mietverhältnisses innerhalb von 6 Monaten an den Mieter zurückgezahlt. Dem Vermieter wird es aber möglich gemacht, die Kaution länger zurückzubehalten, wenn er die nächste Nebenkostenabrechnung noch erstellen muss und es zu erwarten ist, dass ihm daraus eine Nachforderung zustehen wird. Möchte der Vermieter die Kaution aus diesem Grund zurückbehalten, darf er jedoch mit dem Erstellen der Nebenkostenabrechnung nicht bis zum letztmöglichen Zeitpunkt warten. Das Recht, die Kaution als Sicherung einzubehalten, besteht nur bis zu dem Zeitpunkt, an dem es dem Vermieter sowohl möglich als auch zumutbar war, die Abrechnung zu erstellen. Hier wird aber jeweils von Fall zu Fall zu entscheiden sein, wann dieser Zeitpunkt genau ist. Zudem kann der Vermieter nicht die ganze Kaution oder einen willkürlichen Betrag davon einbehalten. Als Sicherung steht ihm nur ein angemessener Teil zu. Hier sollte sich der Vermieter am besten professionell beraten lassen, welche Höhe angemessen wäre im konkreten Fall. Als Orientierungspunkt kann hierbei beispielsweise die Höhe der letzten Nachzahlung dienen.

Die nachweisbare Zustellung der Nebenkostenabrechnung

Als Vermieter ist man nicht nur für die formelle und inhaltliche Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung verantwortlich, sondern auch dafür, dass die Abrechnung dem Mieter nachweisbar zugestellt wurde. Nur so kann bewiesen werden, dass die Fristen eingehalten wurden. Denn der Nachzahlungsanspruch des Vermieters wird erst fällig, wenn die Abrechnung dem Mieter auch tatsächlich wirksam zugegangen ist. Es sollten daher einige Tipps beherzigt werden, um einen verspäteten Zugang oder gar einen Verlust zu vermeiden. In der Praxis kommt es zudem immer wieder auch vor, dass Mieter behaupten, sie hätten die Nebenkostenabrechnung nicht oder verspätet erhalten. Solche Probleme sollte man als Vermieter von vorneherein ausschließen und entsprechende Vorkehrungen treffen, um bestmögliche Rechtssicherheit zu erlangen, was den Zugang der Abrechnung angeht. Dies erweist sich, sollte es tatsächlich zu einem Rechtsstreit kommen, später als sehr hilfreich.

Hierfür stehen dem Vermieter verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Er kann die Nebenkostenabrechnung dem Mieter zum einen persönlich übergeben. Hier sollte aber daran gedacht werden, sich die Übergabe mittels einer Empfangsbestätigung bestätigen zu lassen. Sollte es tatsächlich später zu einem Gerichtsverfahren kommen, dient die Empfangsbestätigung als Privaturkunde im Sinne des § 416 ZPO. Dort heißt es: „Privaturkunden begründen, sofern sie von den Ausstellern unterschrieben oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet sind, vollen Beweis dafür, dass die in ihnen enthaltenen Erklärungen von den Ausstellern abgegeben sind.“ Der Mieter sollte, bevor er den Empfang bestätigt, den Umschlag öffnen und sich davon überzeugen, dass darin tatsächlich die Nebenkostenabrechnung enthalten ist, für die er den Empfang unterzeichnet. Denn so wird es ihm nicht möglich sein, später zu behaupten, der Umschlag sei leer gewesen oder er hätte doch einen anderen Inhalt gehabt. Ein weiterer Punkt ist zu beachten, wenn im Mietvertrag mehrere Mieter genannt werden. Dann ist es erforderlich, dass die Nebenkostenabrechnung auch all diesen Mietern zugeht. Hier muss der Vermieter jedoch nicht fürchten, nun jeden einzelnen Mieter einzeln aufzusuchen, um diesem eine eigene Nebenkostenabrechnung auszuhändigen. Auch ist es nicht notwendig, dass alle Personen anwesend sind, wenn die Abrechnung einem Mieter ausgehändigt wird. Die Personen, die gemeinsam in einer Wohnung wohnen, sind füreinander Empfangsboten. Geht die Nebenkostenabrechnung einem Mieter davon zu, haben gleichzeitig auch alle anderen in der Wohnung lebenden Personen die Möglichkeit, davon Kenntnis zu erlangen. Eine Ausnahme hiervon besteht nur bei Mietern, die mittlerweile ausgezogen sind, bei denen das Mietverhältnis aber noch fortbesteht. Es gibt also durchaus einige Punkte, auf die der Vermieter bei einer persönlichen Übergabe achten sollte, doch hier besonders sorgfältig vorzugehen, ist letztlich vor allem seiner eigenen Rechtssicherheit zuträglich. Dies ist auch dann der Fall, wenn der Mieter, wie es in der Praxis durchaus einmal vorkommen kann, sich weigern sollte, dem Vermieter den Empfang der Nebenkostenabrechnung zu bestätigen. Zwingen kann ihn der Vermieter hierzu natürlich nicht. Wünscht er dennoch eine persönliche Übergabe, kann er eine dritte Person hinzuziehen. Sollte es zu einer Gerichtsverhandlung kommen, kann diese Person als Zeuge auftreten und bestätigen, dass die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig dem Mieter ausgehändigt wurde.

Wenn der Mieter die Annahme der Nebenkostenabrechnung gänzlich verweigern sollte oder einfach nicht anzutreffen ist, sollte der Vermieter, wenn er die Übergabe allein durchführen wollte, das Schreiben nicht einfach in den Briefkasten der Wohnung werfen. Dies wäre rechtlich zu unsicher. Besser ist es, wenn der Vermieter auch hier wieder eine dritte Person hinzuzieht, die jedoch selbst nicht Partei des Mietvertrages sein sollte. Dann wäre diese Person wieder in der Lage, den Einwurf vor Gericht zu bestätigen.

Der Vermieter muss die Übergabe der Nebenkostenabrechnung aber durchaus nicht persönlich vornehmen. Er kann sich auch der Hilfe eines Boten bedienen. Sinnvoll ist dies beispielsweise dann, wenn der Vermieter zeitlich sehr eingespannt ist oder wenn Mieter und Vermieter sehr weit auseinander wohnen. Ist ihm das Versenden mit der Post zu unsicher, kann er dennoch eine persönliche Übergabe vornehmen und zwar, indem er einen Boten damit beauftragt. Der Bote hat hier auch wieder zwei Möglichkeiten. Er kann die Nebenkostenabrechnung dem Mieter persönlich gegen Empfangsbestätigung aushändigen. Trifft er den Mieter nicht an oder weigert sich dieser, den Empfang zu bestätigen, kann der Bote das Schreiben auch in den Wohnungsbriefkasten einwerfen. Der Bote dient dann auch als Zeuge, dass das Schreiben wirklich fristgerecht eingeworfen wurde. Wenn der Vermieter einen Boten mit der Übergabe beauftragt, muss er diesem natürlich auch wieder zunächst den Inhalt des Schreibens zeigen. So weiß dieser, dass es sich tatsächlich um die Nebenkostenabrechnung handelt.

Wer es sich besonders einfach machen möchte, kann die Nebenkostenabrechnung auch einfach mit der Post verschicken. Wirklich empfehlenswert ist diese Möglichkeit jedoch nicht, da sie einige Risiken birgt. Zum einen kann der Brief auf dem Weg verloren gehen. Dies mag nicht häufig geschehen, auszuschließen ist es aber nicht. In der Praxis kommt es auch häufig zu Verzögerungen auf dem Versandweg. Gerade bei zeitlich sehr knapp verschickten Nebenkostenabrechnungen kann es dann einmal zeitlich schnell eng werden, wenn die Post sich verspätet. Der Vermieter kann sich dann nämlich auch meist nicht darauf berufen, dass er den Brief ja rechtzeitig abgeschickt habe und es Schuld der Post sei, dass dieser nicht rechtzeitig eingegangen ist. Denn es wird meistens so sein, dass die Post als Erfüllungsgehilfe des Vermieters auftritt. Er muss sich also das Verschulden der Post zurechnen lassen. Wer als Vermieter dennoch den Postweg nutzen möchte, sollte die Nebenkostenabrechnung ausreichend frühzeitig abschicken. Geht der Brief tatsächlich verloren, kann er erneut losgeschickt werden. Kommt es auf dem Versandweg zu Verzögerungen, ist dennoch ausreichend Zeit, dass das Schreiben noch innerhalb der Frist zugeht.

Aber auch wenn der Brief beim Mieter ankommt, kann dieser immer noch behaupten, die Nebenkostenabrechnung sei verspätet eingetroffen. Hat der Vermieter die Abrechnung als einfachen Brief verschickt, hat er solchen Behauptungen in der Regel nur wenig entgegenzusetzen. Daher sollte besser auf ein Einschreiben zurückgegriffen werden. Hier stehen Einwurfeinschreiben und Übergabeeinschreiben zur Auswahl. Wird das Übergabeeinschreiben gewählt, erfolgt die Übergabe des Schreibens persönlich durch den Zusteller. Der Empfänger lässt sich die Aushändigung schriftlich quittieren. Problematisch wird es hier jedoch, wenn der Zusteller den Mieter und auch sonst keine Person aus dem Haushalt antrifft. Dann wird nur eine Benachrichtigung im Briefkasten hinterlassen, dass das Schreiben bei der Post abgeholt werden kann. Die Nebenkostenabrechnung gilt jedoch erst dann als zugegangen, wenn das Einschreiben auch tatsächlich ausgehändigt wurde. Wenn der Mieter das Schreiben also bei der Post nicht abholt, gilt es auch nicht als zugestellt. Aushelfen kann sich der Vermieter hier unter Umständen so, indem er dem Mieter ankündigt, die Nebenkostenabrechnung zuschicken zu wollen. Denn dann musste der Mieter mit dem Zugang rechnen und es kann eine sogenannte Zugangsfiktion möglich sein. Der Mieter muss sich dann so behandeln lassen, als sei die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig zugegangen, wenn er sie nicht auf der Post abholt. An eine solche Zugangsfiktion können jedoch je nach Gericht unterschiedlich strenge Anforderungen gestellt werden.

Die Abwesenheit des Mieters steht einem Zugang aber dann nicht im Weg, wenn der Vermieter stattdessen die Nebenkostenabrechnung per Einwurfeinschreiben verschickt. Dann spielt es keine Rolle, ob der Mieter oder eine andere Person aus dem Haushalt anwesend ist. Der Zusteller wirft das Einschreiben in den Wohnungsbriefkasten und dokumentiert dabei auch den genauen Zeitpunkt des Einwurfs. Der Vermieter kann sich dann an die Post wenden und um eine Reproduktion des Auslieferungsbelegs bitten. Welche Beweiskraft dieser letztlich aber hat, ist jedoch durchaus umstritten.

Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums

Mieterwechsel (© fabstyle / Fotolia.com)Etwas schwieriger gestaltet sich für den Vermieter das Erstellen der Nebenkostenabrechnung, wenn während des Abrechnungszeitraums ein Mieterwechsel stattfindet. Es ist Aufgabe des Vermieters, beim Auszug des Mieters alle Zählerstände wie Strom und Wasser zu kontrollieren. § 9b der Heizkostenverordnung gibt die Zwischenablesung der Heizkostenverteiler bei Nutzerwechsel sogar gesetzlich vor. Wurde ein Heizkosten-Abrechnungsunternehmen beauftragt, muss sich der Vermieter um einen Ablesetermin kümmern. Der Vorteil ist hier die Rechtssicherheit, die die Ablesung durch eine Ablesefirma mit sich bringt.

Zusammenfassung:

• Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Dies gilt auch dann, wenn der Mieter zwischenzeitlich schon ausgezogen ist.
• Der Abrechnungszeitraum beträgt immer 12 Monate und darf nicht verlängert oder verkürzt werden.
• Die Nebenkostenabrechnung muss immer vollständig und für den Mieter deutlich nachvollziehbar sein. Das heißt, dass bestimmte Angaben wie etwa die Zusammenstellung der Gesamtkosten in jedem Fall enthalten sein müssen.
• Abgerechnet werden können nur die im Mietvertrag vereinbarten Posten. Durch die Formulierung „sonstige“ Betriebskosten können hier auch erst nachträglich hinzukommende Posten darunterfallen.
• Möchte der Mieter die Nebenkostenabrechnung beanstanden, hat er hierfür ein Jahr lang Zeit.
• Der Mieter kann einen Anspruch darauf geltend machen, Einsicht in die Abrechnungsbelege zu nehmen.
• Beim Überbringen der Nebenkostenabrechnung sollte eine Zustellart gewählt werden, die eine möglichst hohe Rechtssicherheit und Beweiskraft bietet. Unter Umständen kann das Hinzuziehen eines Zeugen sinnvoll sein.

FAQ zur Nebenkostenabrechnung

Welche Nebenkosten dürfen vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden?

Gemäß der aktuellen deutschen Rechtslage können Vermieter bestimmte Nebenkosten auf die Mieter umlegen, sofern dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist. In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) finden sich die zulässigen Nebenkostenarten, die in der sogenannten "zweiten Miete" enthalten sein können:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung (z.B. Frisch- und Abwasser, Wasseruhren)
• Entwässerung (z.B. Niederschlagswasser)
• Heizung und Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung (z.B. Gemeinschaftsflächen)
• Schornsteinreinigung
• Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss
• Hauswart
• Haftpflicht- und Gebäudeversicherung
• Gemeinschaftsstrom
• Heizöl oder Erdgas

Die genannten Nebenkostenarten sind gemäß § 2 BetrKV umlagefähig. Es ist jedoch wichtig, dass diese Nebenkosten im Mietvertrag ausdrücklich aufgeführt sind, um sie auf den Mieter umlegen zu können.

Welche Fristen müssen bei der Nebenkostenabrechnung beachtet werden?

Die Nebenkostenabrechnung unterliegt verschiedenen Fristen, die sowohl für den Vermieter als auch für den Mieter relevant sind.

Die wichtigsten Fristen sind:

1. Abrechnungsfrist: Gemäß § 556 Abs. 3 BGB hat der Vermieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen und dem Mieter zuzusenden.
2. Einwendungsfrist: Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter gemäß § 556 Abs. 3 BGB zwölf Monate Zeit, um Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben. Nach Ablauf dieser Frist sind Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
3. Nachzahlungsfrist: Wird eine Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung fällig, hat der Mieter gemäß den allgemeinen zivilrechtlichen Regelungen in der Regel 30 Tage Zeit, um die Nachzahlung zu leisten.

Es ist wichtig, dass beide Parteien diese Fristen einhalten, um ihre jeweiligen Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung wahrzunehmen.

Wie werden die Nebenkosten auf die Mieter verteilt?

Die Verteilung der Nebenkosten auf die Mieter kann auf verschiedene Weise erfolgen. In der Regel wird im Mietvertrag eine Umlageschlüssel vereinbart, der die Grundlage für die Aufteilung der Nebenkosten bildet.

Die gängigsten Umlageschlüssel sind:

• Wohnfläche: Die Nebenkosten werden anteilig nach der Größe der jeweiligen Wohnung aufgeteilt. Das bedeutet, dass größere Wohnungen in der Regel einen höheren Anteil an den Nebenkosten tragen.
• Personenanzahl: Die Nebenkosten werden nach der Anzahl der in der Wohnung lebenden Personen verteilt. Hierbei zählt jede Person unabhängig von Alter oder Einkommen gleich.
• Verbrauch: Einzelne Nebenkosten, wie z.B. Heizung und Wasser, können nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Hierzu werden entsprechende Messgeräte, wie z.B. Heizkostenverteiler oder Wasseruhren, eingesetzt.

Die Verteilung der Nebenkosten nach dem vereinbarten Umlageschlüssel ist im § 556a BGB geregelt.

Was kann ein Mieter tun, wenn er die Nebenkostenabrechnung für fehlerhaft hält?

Wenn ein Mieter die Nebenkostenabrechnung für fehlerhaft hält, sollte er zunächst den Vermieter kontaktieren und die vermeintlichen Fehler ansprechen. Dabei sollte er die Einwendungsfrist von zwölf Monaten gemäß § 556 Abs. 3 BGB beachten. Sollte es zu keiner Einigung mit dem Vermieter kommen, kann der Mieter folgende Schritte unternehmen:

1. Einschaltung eines Rechtsanwalts oder Mietervereins: Ein Rechtsanwalt oder Mieterverein kann bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung unterstützen und gegebenenfalls weitere Schritte einleiten.
2. Gerichtliche Klärung: Wenn eine außergerichtliche Einigung nicht möglich ist, kann der Mieter gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen, um die Nebenkostenabrechnung überprüfen zu lassen. Hierbei sollte jedoch das Kostenrisiko bedacht werden, falls der Mieter mit seiner Klage unterliegt.
3. Zurückbehaltung der Nachzahlung: In bestimmten Fällen kann der Mieter die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung zurückbehalten, bis die strittigen Punkte geklärt sind. Dies sollte jedoch nur nach Rücksprache mit einem Rechtsanwalt oder Mieterverein erfolgen, um mögliche negative Konsequenzen zu vermeiden.

Es ist wichtig, dass der Mieter bei Zweifeln an der Nebenkostenabrechnung aktiv wird und seine Rechte wahrnimmt, um möglicherweise unberechtigte Forderungen abzuwehren.

Wann ist eine Nebenkostenpauschale sinnvoll und wie funktioniert sie?

Eine Nebenkostenpauschale kann für beide Parteien – Vermieter und Mieter – Vorteile bieten, da sie die Abrechnung der Nebenkosten vereinfacht. Bei einer Nebenkostenpauschale wird ein fester monatlicher Betrag für die Nebenkosten vereinbart, der unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch oder der tatsächlichen Kosten gezahlt wird.

Dies kann insbesondere in folgenden Fällen sinnvoll sein:

• Vereinfachte Abrechnung: Vermieter und Mieter ersparen sich den Aufwand einer detaillierten Nebenkostenabrechnung und haben Planungssicherheit hinsichtlich der monatlichen Belastung.
• Verbrauchsanreiz: Eine Nebenkostenpauschale kann für den Mieter einen Anreiz schaffen, sparsam mit Ressourcen umzugehen, da er von niedrigeren Verbrauchskosten nicht direkt profitiert.

Allerdings besteht bei einer Nebenkostenpauschale die Gefahr, dass der Mieter im Laufe der Zeit mehr oder weniger zahlt, als die tatsächlichen Nebenkosten betragen. Daher ist es empfehlenswert, die Pauschale in regelmäßigen Abständen an die tatsächlichen Kosten anzupassen. Eine solche Anpassung sollte im Mietvertrag vereinbart werden.