Nebenkostenabrechnung prüfen – so gehen Sie 2023 als Mieter vor mit Checkliste und Tipps

Die Nebenkostenabrechnung ist ein zentraler Aspekt eines Mietverhältnisses, der sowohl für Mieter als auch Vermieter von großer Bedeutung ist. Es geht um Fairness, Transparenz und Rechtskonformität. Fehleinschätzungen oder Missverständnisse können finanzielle Auswirkungen haben und das Mieter-Vermieter-Verhältnis beeinträchtigen. Es ist daher von beiderseitigem Interesse, dass Mieter wissen, wie sie ihre Nebenkostenabrechnung prüfen können, um sicherzustellen, dass sie korrekt und gerecht erstellt wurde.

Was genau ist eine Nebenkostenabrechnung?

Nebenkostenabrechnung prüfen (© Wolfilser - stock.adobe.com)Eine Nebenkostenabrechnung ist eine detaillierte Aufstellung aller anfallenden Kosten, die zusätzlich zur Grundmiete für eine Wohnung oder ein Haus anfallen. Diese können beispielsweise Kosten für Heizung, Wasser, Müllabfuhr oder Hausreinigung umfassen. Vermieter reichen diese Kosten in der Regel einmal jährlich an die Mieter weiter, oft als Bestandteil der Miete.

Das Mietrecht meint mit Nebenkosten jene Kostenanteile, die neben einem Hauptaufwand anfallen. Dabei sind die unterschiedlichen Begrifflichkeiten zu beachten. Die Betriebskostenverordnung (Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten; BetrKV) kennt Für Wohnungen oder Häuser, die rein als Wohnraum genutzt werden, den Begriff Nebenkosten nicht. In dem Sinne gibt es auch keine Nebenkostenverordnung.  Mit der BetrVK und den §§ 556 ff BGB steht ein Regelwerk zur Verfügung, in dem die umlegbaren Kosten definiert sind und ein entsprechender Verteilungsschlüssel stellt die gerechte Aufteilung sicher.

Nebenkosten und Betriebskosten sind nicht ein- und dasselbe

Für den Begriff der Nebenkosten gibt es keine gesetzliche Definition und so gibt es auch unterschiedliche Interpretationen. Mietrechtlich gesehen sind Nebenkosten alle einmaligen und laufenden Kosten, die der Vermieter zu tragen hat, weil er das Objekt bewirtschaftet und für die Vermietung aufrecht hält.

Betriebskosten hingegen sind die Kosten, die der bestimmungsmäßige Gebrauch des Gebäudes verursacht. Der Unterschied liegt nun darin, dass Nebenkosten vom Vermieter zu tragen sind, Betriebskosten allerdings sind umlagefähig, sofern dies im Mietvertrag so vereinbart wurde.

Kurz gesagt sind Betriebskosten Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind Betriebskosten.

Mieter erhalten in der Regel - sofern nicht eine Nebenkostenpauschale vereinbart wurde - jährlich eine Betriebskostenabrechnung (die im allgemeinen Sprachgebrauch als Nebenkostenabrechnung bezeichnet wird). In dieser Abrechnung dürfen nur jene Posten aufscheinen, die im § 2 BetrKV (Aufstellung der Betriebskosten) enthalten sind. Enthält die Nebenkostenabrechnung andere, nicht umlagefähige Kosten, dann muss sie vom Vermieter innerhalb der gesetzlichen Frist (12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes) korrigiert werden. Lässt er die Frist verstreichen, kann er keine Nachzahlung fordern, muss aber eventuelle Guthaben immer auszahlen.  

Welche Nebenkosten können abgerechnet werden

Umlegbare Kosten (© Wolfilser - stock.adobe.com)Dem Mietrecht zufolge können verschiedene Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden. Dazu zählen:

• Von den Kommunen eingehobene Grundsteuer und sonstige öffentliche Lasten;
• Wasserversorgung und Entsorgung;
• Zentrale Heizkosten;
• Betriebskosten für Warmwasseranlagen;
• Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen;
• Personen- und Lastenaufzüge;
• Kosten für
  • die Beleuchtung für gemeinsam genutzte Flächen;
  •  Müllabfuhr und Straßenreinigung;
  •  Gartenpflege;
  • den Hausmeister;
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen;
  • Schornsteinreinigung;
• Gemeinsame Breitband- und Antennenanlagen;
• Betrieb von Anlagen für die Wäschepflege;

Im Sinne der Betriebskostenverordnung sind folgende Kosten nicht auf die Mieter umlegbar:

• Kosten für die Verwaltung des Gebäudes.
• Personalkosten für die Aufsicht.
• Entgelt für die Arbeitsleistung des Vermieters.
• Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung.

Mit der Betriebskostenverordnung 2021 hat der Gesetzgeber inhaltliche Anpassungen vorgenommen, die Mieter kennen sollten. Demnach sind umlagefähig:

• Eichkosten für Kalt- und Warmwassermessgeräte.
• Bisher fielen Kosten für Müllkompressoren und Müllschlucker unter den Begriff „sonstige Kosten“. Nach deren Wegfall werden sie gesondert ausgewiesen und müssen nicht mehr im Mietvertrag vereinbart werden.
• Die Aufwendungen für Elementarschaden-, der Haftpflicht- und der Sachversicherung.
• Unter Kosten der Waschpflege fallen nun auch Wäschetrockner, Wäscheschlucker, Bügelmaschinen.

Wann erfolgt die Nebenkostenabrechnung

Die Abrechnung der Neben- oder Betriebskosten erfolgt jährlich, wenn im Mietvertrag eine Vorauszahlung vereinbart wurde. Sie muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Der Abrechnungszeitraum ist normalerweise das Kalenderjahr, kann jedoch auch ein anderes Jahr sein, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde.

Checkliste: Auf diese Fehler sollten Sie achten

Bei der Überprüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung sollten Sie auf folgende Punkte achten:

Grundsatzurteile

• Ein bestehender Vertrag kann allein nicht gegen das Prinzip der Wirtschaftlichkeit verstoßen. Ein vormals ungünstiger Vertrag zwischen dem Vermieter und einem Dienstleister stellt keine Verletzung dar, es sei denn, der Vermieter unterlässt es, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen (BGH, Urteil vom 25. Januar 2023, VIII ZR 230/21).
• Der Vermieter muss die Betriebskosten spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum abrechnen, wie es in § 556 Absatz 3 Satz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) festgelegt ist. Wenn der Vermieter diese Abrechnungsfrist aus Gründen, die in seiner Kontrolle liegen, nicht einhält, kann er gemäß § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB keine nachträglichen Forderungen gegen den Mieter stellen (BGH, Urteil vom 12. Dezember 2012, Aktenzeichen: VIII ZR 264/12).
• Die Betriebskostenabrechnung muss vom Vermieter so erstellt werden, dass ein durchschnittlicher Mieter, der nicht juristisch oder wirtschaftlich geschult ist, sie geistig und numerisch verstehen kann (BGH VIII ZR 371/04, NJW 2005, 3135)
• Der BGH hat 2009 entschieden, dass die Kosten für die Reinigung des Öltanks sind als Betriebskosten umlagefähig. (BGH, Urteil vom 11. November 2009, VIII ZR 221/09).

Wo kann man die Nebenkostenabrechnung prüfen lassen?

Alles richtig? (© v.poth - stock.adobe.com)Falls Sie unsicher sind, können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung von einem Rechtsanwalt, einem Mieterverein oder einer Verbraucherzentrale prüfen lassen. Diese können Ihnen auch bei Unklarheiten oder rechtlichen Fragen helfen.

Mieterverein

Mietervereine bieten in der Regel Beratung und Unterstützung bei Fragen zur Nebenkostenabrechnung. Sie können dabei helfen, Fehler in der Abrechnung zu identifizieren und korrekt zu interpretieren.

Beispiele:

• Deutscher Mieterbund
• Mieterschutzbund
• MieterEngel

Verbraucherzentrale

Verbraucherzentralen in den verschiedenen Bundesländern bieten Beratung und Information für Verbraucher zu verschiedenen Themen, einschließlich Mietrecht und Nebenkostenabrechnungen. Sie können sowohl Mieter als auch Vermieter bei der Überprüfung der Nebenkostenabrechnung unterstützen. Weitere Informationen und Kontaktmöglichkeiten finden Sie auf der Website der Verbraucherzentrale.

Fachanwäte für Mietrecht

Ein Anwalt für Mietrecht kann sowohl Mieter als auch Vermieter beraten und bei der Überprüfung der Nebenkostenabrechnung helfen. Sie können auch bei rechtlichen Fragen oder Problemen Unterstützung bieten. Hier finden Sie einen spezialisierten Fachanwalt für Mietrecht in Ihrer Nähe.

Rechtsschutzversicherung

Wenn Sie eine Rechtsschutzversicherung haben, können Sie diese nutzen, um rechtliche Beratung zu erhalten und gegebenenfalls einen Rechtsstreit zu führen. Viele Rechtsschutzversicherungen decken Fragen des Mietrechts ab, einschließlich der Überprüfung von Nebenkostenabrechnungen. Es ist jedoch wichtig, die genauen Bedingungen Ihrer Versicherung zu prüfen, da nicht alle Rechtsschutzversicherungen Mietrechtsthemen abdecken.

Haus- und Grundbesitzervereine

Haus- und Grundbesitzervereine bieten in der Regel Beratung und Unterstützung für Vermieter an. Sie können bei der Erstellung und Überprüfung von Nebenkostenabrechnungen helfen.

Was tun, wenn die Nebenkostenabrechnung falsch ist?

Sollten Sie Fehler in Ihrer Nebenkostenabrechnung feststellen, haben Sie das Recht, Widerspruch einzulegen. Hierfür sollten Sie ein formelles Schreiben an Ihren Vermieter verfassen, darin die festgestellten Fehler aufführen und eine korrigierte Abrechnung verlangen. Sollte der Vermieter dem nicht nachkommen, können Sie juristische Schritte einleiten.

Vorgang bei Zweifeln an der Nebenkostenabrechnung

1) Einsicht in die Belege nehmen

Fordern Sie die Belege am besten schriftlich an, die Vermieter sind zur Offenlegung verpflichtet. Allerdings kann die Zusendung von Kopien kostenpflichtig sein. Eine persönliche Vorsprache wäre in diesem Fall vorteilhafter. Als Mieter haben Sie auch das Recht die Einzelverbrauchsdaten Ihrer Mit-Mieter einzusehen (BGH, Az.: VIII ZR 189/17).

Verweigert der Vermieter die Einsichtnahme, dann haben Sie als Mieter ein Zurückhaltungsrecht nach § 273 BGB, die geforderte Nachzahlung ist nicht zu leisten und unter Umständen können Betriebskostenvorauszahlungen gestoppt werden (BGH, Az.: VIII Zr 38/11 GE 2012, 835).
Bei anhaltender Verweigerung der Belegeinsicht, kann diese gerichtlich eingeklagt werden, wobei Gerichte unter den folgenden Punkten den Tatbestand als erfüllt betrachten:

• Schriftliche Verweigerung der Belegeinsicht.
• Unterbliebene Reaktion innerhalb von 14 Tagen nach der Aufforderung, die Belege zur Verfügung zu stellen.
• Es werden nicht alle erforderlichen Belege vorgelegt.
• Es wird seitens des Vermieters ein zu geringer Zeitrahmen für die Belegeinsicht gewährt.
• Die Belege sind nicht ordnungsgemäß sortiert.
• Der Vermieter verhindert die Einsichtnahme aus anderen Gründen.

2) Widerspruch

Der Mieter kann innerhalb von 12 Monaten der Nebenkostenabrechnung widersprechen (§ 556, Abs. 3, Satz 5 BGB). Der Widerspruch hängt nicht von bereits bezahlten Nachforderungen ab, der Rückforderungsanspruch bleibt bestehen (BGH Az.: VIII ZR 269/09).
Ist die Nebenkostenabrechnung wegen eines Fehlers zu hoch, so hat der Mieter diese Nachforderung innerhalb von 30 Tagen zu begleichen, damit er nicht in Zahlungsverzug nach § 286 BGB gerät. Folgende Optionen sind möglich:

• Zahlung und Widerspruch mit Vorbehalt der Rückforderung innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Nebenkostenabrechnung.
• Teilzahlung und Widerspruch: Der Mieter zahlt jenen Teil, den er für gerechtfertigt hält und legt innerhalb von 30 Tagen Widerspruch ein. Bekommt der Mieter recht, dann sind die Rückforderungen an den Vermieter aufgrund der erfolgten Teilzahlung sehr gering oder gehen gegen null.

Ein Widerspruch sollte immer schriftlich erfolgen und ausführlich begründet werden. Die Beweislast für den rechtzeitig eingereichten Widerspruch liegt beim Mieter. Falls der Widerspruch persönlich übergeben wird, ist es angeraten dies im Beisein von Zeugen zu tun.
Der Vermieter hat nun das Recht der Nachbesserung, wobei auch in dem Fall die Frist von 12 Monaten nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung gilt, innerhalb der der Mieter die Korrektur zu erhalten hat (§ 556 Abs. 3 BGB).