Kam es zu einer Abmahnung durch den Arbeitgeber, wird diese auch in die Personalakte des Arbeitnehmers aufgenommen. Für diesen ist es daher natürlich von Bedeutung, ob und wann die Abmahnung aus der Personalakte wieder entfernt werden kann und ob ihm diesbezüglich ein eigener Anspruch auf Entfernung zusteht. Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie über die Abmahnung in der Personalakte und die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte wissen müssen.
- 1. Eintrag in die Personalakte
- 2. Abmahnung - wie lange in Personalakte?
- 3. Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte
- 3.1. Löschung einer ungerechtfertigten Abmahnung
- 3.2. Verjährung für Abmahnungen in der Personalakte
- 3.3. Entfernung einer berechtigten Abmahnung beantragen
- 4. Muster: Antrag auf Entfernung einer Abmahnung aus Personalakte
- 5. FAQ zu Abmahnung und Personalakte
- 5.1. Was ist eine Abmahnung?
- 5.2. Was ist eine Personalakte?
- 5.3. Müssen Abmahnungen in der Personalakte aufbewahrt werden?
- 5.4. Kann eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?
- 5.5. Wie kann eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?
- 5.6. Welche Rechtsfolgen hat die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte?
- 5.7. Was ist eine unwirksame Abmahnung?
- 5.8. Was passiert, wenn eine Abmahnung zu Unrecht aus der Personalakte entfernt wurde?
- 5.9. Welche Fristen gelten für die Aufbewahrung von Abmahnungen?
Eintrag in die Personalakte
Durch die Personalakte soll ein möglichst umfassendes und auch wahrheitsgemäßes Bild über das Arbeitsverhältnis wiedergegeben werden. Ein Blick in die Personalakte kann dem Arbeitgeber bei der Entscheidungsfindung weiterhelfen, wenn er etwa:
- die Eignung eines Arbeitnehmers beurteilen muss
- sich über dessen Befähigung ein Bild machen will
- die fachliche Leistung einschätzen möchte
Auch für die Entscheidung für oder gegen eine Beförderung ist die Personalakte ausschlaggebend. Ebenso wie für die Einschätzung einer möglichen Gehaltserhöhung.
Daher werden auch Abmahnungen von Arbeitnehmern in die Personalakte aufgenommen, da auch sie das Gesamtbild des Arbeitsverhältnisses prägen und dem Arbeitgeber, wenn nötig, als Referenz bei der Beurteilung dienen können.
Abmahnung - wie lange in Personalakte?
Eintrag in die Personalakte (© made_by_nana / Fotolia.com)Die Abmahnung verbleibt so lange in der Personalakte, bis der Arbeitgeber sie wieder entfernt. Für den Arbeitnehmer relevant kann auch die Frage sein, wie die Verwahrung der Abmahnung in der Personalakte gehandhabt wird, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer nur während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Wurde das Arbeitsverhältnis beendet, darf der Arbeitnehmer Einsicht in die Personalakte nehmen. Aber auch bei einer zu Unrecht erteilten Abmahnung ergibt sich kein Anspruch auf Entfernung aus der Akte.
Ausnahmsweise wird ein solcher Anspruch nur bejaht, wenn sich objektiv Anhaltspunkte dafür ergeben, dass die Abmahnung selbst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses negative Folgen für den Arbeitnehmer haben kann. Die Darlegungs- und Beweispflicht hierfür trifft den Arbeitnehmer.
Für den Arbeitnehmer stellt sich vor allem in zwei Fallvarianten die Frage, ob er einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte hat: Die Abmahnung wurde ihm zu Unrecht erteilt, oder er hat sich mittlerweile schon längere Zeit vollkommen vertragstreu verhalten.
Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte
Welche Voraussetzungen vorliegen müssen, damit der Arbeitnehmer die Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen kann, hängt vor allem davon ab, ob die Abmahnung gerechtfertigt oder ungerechtfertigt ausgesprochen wurde.
Löschung einer ungerechtfertigten Abmahnung
Dem Arbeitnehmer steht grundsätzlich ein Anspruch auf Entfernung einer rechtswidrig erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte zu. Eine Abmahnung kann aus verschiedenen Gründen rechtswidrig sein:
- Sie ist inhaltlich unbestimmt und nicht konkret
- Sie enthält unwahre Tatsachenbehauptungen
- Sie bewertet das Verhalten des Arbeitnehmers rechtlich unzutreffend
Wurde eine rechtswidrige Abmahnung in die Personalakte aufgenommen, wurde das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers beeinträchtigt. Dadurch ergibt sich dessen Anspruch auf Rücknahme der Abmahnung und Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Dieser gerichtlich durchsetzbare Anspruch ergibt sich aus §§ 242, 1004 Absatz 1 BGB analog.
Verjährung für Abmahnungen in der Personalakte
Wurde eine zu Recht erteilte Abmahnung in die Personalakte aufgenommen, gibt es für diese keine Verjährung. Sie bleibt also bestehen und verliert auch durch Zeitablauf nicht ihre Gültigkeit.
Entfernung einer berechtigten Abmahnung beantragen
Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte (© fm2 / Fotolia.com)Wurde eine Abmahnung zu Recht erteilt, kann deren Entfernung aus der Personalakte nur verlangt werden, wenn das in der Abmahnung gerügte Verhalten mittlerweile für das Arbeitsverhältnis komplett bedeutungslos geworden ist. Das Bundesarbeitsgericht hat hierzu entschieden, dass jeweils auf den Einzelfall abgestellt werden muss. Es würde allein nicht ausreichen, dass sich der Arbeitnehmer nun schon längere Zeit vertragstreu verhalten hat und die vormals mit der Abmahnung bezweckte Warnfunktion verlorengegangen ist. Stattdessen kommt es auch darauf an, ob dem Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation der gerügten Pflichtverletzung zugesprochen werden kann.
Die Personalakte soll wie bereits erwähnt ein möglichst umfängliches und wahrheitsgemäßes Bild des Arbeitsverhältnisses wiedergeben. Daher kann es für den Arbeitgeber von Bedeutung sein, Abmahnungen dauerhaft in der Personalakte zu dokumentieren. Um dennoch die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu erreichen, muss das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis komplett bedeutungslos geworden sein. Dies kann erst nach einem bestimmten Zeitraum beurteilt werden. Starre Fristen gibt es dabei nicht. In der Praxis wird jedoch vorausgesetzt, dass mindestens zwei oder drei Jahre vergehen müssen.
Je gravierender das abgemahnte Fehlverhalten, umso länger muss die Abmahnung zunächst in der Personalakte verweilen. Die Voraussetzung, dass die Abmahnung für das jeweilige Arbeitsverhältnis komplett bedeutungslos geworden ist, bedeutet also auch, dass die zu Recht erteilte Abmahnung nicht mehr für zukünftige Entscheidungen relevant werden darf über:
- Beförderung
- Versetzung
- Gehaltserhöhungen
- für das Verfassen eines Arbeitszeugnisses o.ä.
Sollte dem doch so sein, kann der Arbeitgeber eine Entfernung verweigern. Alternativ kann auch eine Interessenabwägung durchgeführt werden. Kommt diese zu dem Schluss, dass das weitere Verwahren der Abmahnung in der Personalakte unzumutbare Nachteile für den Arbeitnehmer mit sich bringen würde, kann ebenfalls einer Entfernung zugestimmt werden.
Muster: Antrag auf Entfernung einer Abmahnung aus Personalakte
Wer die Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte erreichen will, sollte dem Unternehmensleiter ein entsprechendes Schreiben zukommen lassen. Dies kann nach Folgendem Muster aufgesetzt werden:
Name und Adresse Arbeitnehmer
Name und Adresse Arbeitgeber
Ort, Datum
Antrag auf Entfernung der Abmahnung vom … aus der Personalakte
Sehr geehrte/r Frau/Herr …,
hiermit möchte ich Sie freundlich darum bitten, die Entfernung der alten Abmahnung aus meiner Personalakte zu veranlassen.
Die letzten vier Jahre in Ihrem Betrieb haben gezeigt, dass es sich bei der damals ausgesprochenen Abmahnung nur um einen einmaligen Fehltritt gehandelt hat und ich Ihrer Aufforderung nach einem vertragstreuen Verhalten in Gänze nachgekommen bin. Daher würde ich mich freuen, wenn die Abmahnung als Erinnerung an meinen einmaligen Fehltritt aus meiner Personalakte gelöscht werden würde.
Mit freundlichen Grüßen,
…. (Unterschrift Arbeitnehmer)
|
Rechtlicher Hinweis zu den Vorlagen: Bei dem kostenlosen Muster handelt es sich um ein unverbindliches Muster aus unserem Magazin. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Vorlage wird keine Gewähr übernommen. Es ist nicht auszuschließen, dass die abrufbaren Muster nicht den zurzeit gültigen Gesetzen oder der aktuellen Rechtsprechung genügen. Die Nutzung erfolgt daher auf eigene Gefahr. Das unverbindliche Muster muss vor der Verwendung durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater individuell überprüft und dem Einzelfall angepasst werden.
|
FAQ zu Abmahnung und Personalakte
Was ist eine Abmahnung?
Eine Abmahnung ist eine förmliche Rüge des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer aufgrund einer Verletzung von arbeitsvertraglichen Pflichten. Sie soll den Arbeitnehmer auf sein Fehlverhalten aufmerksam machen und eine Wiederholung des Fehlverhaltens verhindern. Eine Abmahnung hat normalerweise keine unmittelbaren arbeitsrechtlichen Konsequenzen, kann aber im Wiederholungsfall zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen.
Was ist eine Personalakte?
Die Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten, die der Arbeitgeber über den Arbeitnehmer führt. Dazu gehören in der Regel Bewerbungsunterlagen, Vertragsdokumente, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen und auch Abmahnungen.
Müssen Abmahnungen in der Personalakte aufbewahrt werden?
Ja, Abmahnungen müssen in der Personalakte aufbewahrt werden, da sie Bestandteil der Dokumentation des Arbeitsverhältnisses sind. Der Arbeitgeber hat eine Aufbewahrungspflicht, die in der Regel mehrere Jahre beträgt.
Kann eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?
Ja, unter bestimmten Umständen ist es möglich, eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen. Eine Abmahnung kann beispielsweise dann aus der Personalakte entfernt werden, wenn sie rechtswidrig ist oder wenn der Arbeitgeber die Abmahnung zu Unrecht ausgesprochen hat. Auch wenn die Abmahnung verjährt ist, kann sie aus der Personalakte entfernt werden.
Wie kann eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?
Um eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen, muss der Arbeitnehmer einen Antrag auf Entfernung stellen. Hierbei kann es sinnvoll sein, sich an einen Rechtsanwalt - Fachanwalt für Arbeitsrecht - zu wenden.
Welche Rechtsfolgen hat die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte?
Die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte hat zur Folge, dass die Abmahnung für die Zukunft keine Rolle mehr spielt. Insbesondere kann die Abmahnung nicht mehr als Grundlage für eine spätere Kündigung herangezogen werden. Die Entfernung hat jedoch keine Auswirkungen auf bereits erfolgte Kündigungen oder arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen, die auf der Grundlage der Abmahnung geführt wurden.
Was ist eine unwirksame Abmahnung?
Eine Abmahnung ist unwirksam, wenn sie nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht oder wenn sie aus anderen Gründen rechtswidrig ist. Eine Abmahnung muss insbesondere konkret das Fehlverhalten des Arbeitnehmers beschreiben, eine klare Aufforderung zur Besserung enthalten und eine angem Vorwurf beinhalten. Wenn die Abmahnung diese Anforderungen nicht erfüllt oder wenn sie aus anderen Gründen rechtswidrig ist, kann sie angefochten werden.
Was passiert, wenn eine Abmahnung zu Unrecht aus der Personalakte entfernt wurde?
Wenn eine Abmahnung zu Unrecht aus der Personalakte entfernt wurde, kann der Arbeitgeber eine erneute Abmahnung aussprechen und diese in der Personalakte dokumentieren. Wenn der Arbeitnehmer das Verhalten, das zu der Abmahnung geführt hat, trotz der Abmahnung wiederholt, kann dies zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen.
Welche Fristen gelten für die Aufbewahrung von Abmahnungen?
Die Fristen für die Aufbewahrung von Abmahnungen können je nach Art des Fehlverhaltens und des Anlasses der Abmahnung variieren. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist jedoch mindestens zwei Jahre. Bei schwerwiegenden Fehlverhalten, die zur fristlosen Kündigung führen können, kann die Aufbewahrungsfrist auch länger sein.
