Wie und wann kann Entfernung einer Abmahnung aus Personalakte erwirkt werden?

Kam es zu einer Abmahnung durch den Arbeitgeber, wird diese auch in die Personalakte des Arbeitnehmers aufgenommen. Für diesen ist es daher natürlich von Bedeutung, ob und wann die Abmahnung aus der Personalakte wieder entfernt werden kann und ob ihm diesbezüglich ein eigener Anspruch auf Entfernung zusteht. Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie über die Abmahnung in der Personalakte und die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte wissen müssen.

Eintrag in die Personalakte

Durch die Personalakte soll ein möglichst umfassendes und auch wahrheitsgemäßes Bild über das Arbeitsverhältnis wiedergegeben werden. Ein Blick in die Personalakte kann dem Arbeitgeber bei der Entscheidungsfindung weiterhelfen, wenn er etwa:

  • die Eignung eines Arbeitnehmers beurteilen muss
  • sich über dessen Befähigung ein Bild machen will
  • die fachliche Leistung einschätzen möchte

Auch für die Entscheidung für oder gegen eine Beförderung ist die Personalakte ausschlaggebend. Ebenso wie für die Einschätzung einer möglichen Gehaltserhöhung.

Daher werden auch Abmahnungen von Arbeitnehmern in die Personalakte aufgenommen, da auch sie das Gesamtbild des Arbeitsverhältnisses prägen und dem Arbeitgeber, wenn nötig, als Referenz bei der Beurteilung dienen können.

Abmahnung - wie lange in Personalakte?

Eintrag in die Personalakte (© made_by_nana / Fotolia.com)
Eintrag in die Personalakte (© made_by_nana / Fotolia.com)
Die Abmahnung verbleibt so lange in der Personalakte, bis der Arbeitgeber sie wieder entfernt. Für den Arbeitnehmer relevant kann auch die Frage sein, wie die Verwahrung der Abmahnung in der Personalakte gehandhabt wird, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer nur während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Wurde das Arbeitsverhältnis beendet, darf der Arbeitnehmer Einsicht in die Personalakte nehmen. Aber auch bei einer zu Unrecht erteilten Abmahnung ergibt sich kein Anspruch auf Entfernung aus der Akte.

Ausnahmsweise wird ein solcher Anspruch nur bejaht, wenn sich objektiv Anhaltspunkte dafür ergeben, dass die Abmahnung selbst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses negative Folgen für den Arbeitnehmer haben kann. Die Darlegungs- und Beweispflicht hierfür trifft den Arbeitnehmer.

Für den Arbeitnehmer stellt sich vor allem in zwei Fallvarianten die Frage, ob er einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte hat: Die Abmahnung wurde ihm zu Unrecht erteilt, oder er hat sich mittlerweile schon längere Zeit vollkommen vertragstreu verhalten.

Fachanwalt.de-Tipp: Bei Unsicherheiten, wie sich ein möglicher Anspruch auf Löschung der Abmahnung aus der Personalakte durchsetzen lässt, kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzugezogen werden. Dieser kann auch beurteilen, ob eine Abmahnung möglicherweise zu Unrecht erteilt wurde und sich allein dadurch schon ein Löschungsanspruch ergeben kann.

Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte

Welche Voraussetzungen vorliegen müssen, damit der Arbeitnehmer die Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen kann, hängt vor allem davon ab, ob die Abmahnung gerechtfertigt oder ungerechtfertigt ausgesprochen wurde.

Löschung einer ungerechtfertigten Abmahnung

Dem Arbeitnehmer steht grundsätzlich ein Anspruch auf Entfernung einer rechtswidrig erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte zu. Eine Abmahnung kann aus verschiedenen Gründen rechtswidrig sein:

  • Sie ist inhaltlich unbestimmt und nicht konkret
  • Sie enthält unwahre Tatsachenbehauptungen
  • Sie bewertet das Verhalten des Arbeitnehmers rechtlich unzutreffend

Wurde eine rechtswidrige Abmahnung in die Personalakte aufgenommen, wurde das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers beeinträchtigt. Dadurch ergibt sich dessen Anspruch auf Rücknahme der Abmahnung und Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Dieser gerichtlich durchsetzbare Anspruch ergibt sich aus §§ 242, 1004 Absatz 1 BGB analog.

Verjährung für Abmahnungen in der Personalakte

Wurde eine zu Recht erteilte Abmahnung in die Personalakte aufgenommen, gibt es für diese keine Verjährung. Sie bleibt also bestehen und verliert auch durch Zeitablauf nicht ihre Gültigkeit.

Entfernung einer berechtigten Abmahnung beantragen

Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte (© fm2 / Fotolia.com)
Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte (© fm2 / Fotolia.com)
Wurde eine Abmahnung zu Recht erteilt, kann deren Entfernung aus der Personalakte nur verlangt werden, wenn das in der Abmahnung gerügte Verhalten mittlerweile für das Arbeitsverhältnis komplett bedeutungslos geworden ist. Das Bundesarbeitsgericht hat hierzu entschieden, dass jeweils auf den Einzelfall abgestellt werden muss. Es würde allein nicht ausreichen, dass sich der Arbeitnehmer nun schon längere Zeit vertragstreu verhalten hat und die vormals mit der Abmahnung bezweckte Warnfunktion verlorengegangen ist. Stattdessen kommt es auch darauf an, ob dem Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation der gerügten Pflichtverletzung zugesprochen werden kann.

Die Personalakte soll wie bereits erwähnt ein möglichst umfängliches und wahrheitsgemäßes Bild des Arbeitsverhältnisses wiedergeben. Daher kann es für den Arbeitgeber von Bedeutung sein, Abmahnungen dauerhaft in der Personalakte zu dokumentieren. Um dennoch die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu erreichen, muss das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis komplett bedeutungslos geworden sein. Dies kann erst nach einem bestimmten Zeitraum beurteilt werden. Starre Fristen gibt es dabei nicht. In der Praxis wird jedoch vorausgesetzt, dass mindestens zwei oder drei Jahre vergehen müssen.

Je gravierender das abgemahnte Fehlverhalten, umso länger muss die Abmahnung zunächst in der Personalakte verweilen. Die Voraussetzung, dass die Abmahnung für das jeweilige Arbeitsverhältnis komplett bedeutungslos geworden ist, bedeutet also auch, dass die zu Recht erteilte Abmahnung nicht mehr für zukünftige Entscheidungen relevant werden darf über:

  • Beförderung
  • Versetzung
  • Gehaltserhöhungen
  • für das Verfassen eines Arbeitszeugnisses o.ä.

Sollte dem doch so sein, kann der Arbeitgeber eine Entfernung verweigern. Alternativ kann auch eine Interessenabwägung durchgeführt werden. Kommt diese zu dem Schluss, dass das weitere Verwahren der Abmahnung in der Personalakte unzumutbare Nachteile für den Arbeitnehmer mit sich bringen würde, kann ebenfalls einer Entfernung zugestimmt werden.

Fachanwalt.de-Tipp: Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass bei zu Unrecht erteilten Abmahnungen stets ein Entfernungsanspruch besteht. Bei zu Recht erteilten Abmahnungen hingegen ist dies nur der Fall, wenn kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr am Behalten der Abmahnung in der Personalakte geltend gemacht werden kann.

Muster: Antrag auf Entfernung einer Abmahnung aus Personalakte

Wer die Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte erreichen will, sollte dem Unternehmensleiter ein entsprechendes Schreiben zukommen lassen. Dies kann nach Folgendem Muster aufgesetzt werden:

Name und Adresse Arbeitnehmer

 

Name und Adresse Arbeitgeber        

                                                                                                                                 

Ort, Datum

Antrag auf Entfernung der Abmahnung vom … aus der Personalakte

 

Sehr geehrte/r Frau/Herr …,

 

hiermit möchte ich Sie freundlich darum bitten, die Entfernung der alten Abmahnung aus meiner Personalakte zu veranlassen.

Die letzten vier Jahre in Ihrem Betrieb haben gezeigt, dass es sich bei der damals ausgesprochenen Abmahnung nur um einen einmaligen Fehltritt gehandelt hat und ich Ihrer Aufforderung nach einem vertragstreuen Verhalten in Gänze nachgekommen bin. Daher würde ich mich freuen, wenn die Abmahnung als Erinnerung an meinen einmaligen Fehltritt aus meiner Personalakte gelöscht werden würde.

 

Mit freundlichen Grüßen,

…. (Unterschrift Arbeitnehmer)

 Sie können hier ein Muster eines Antrags auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte als Word Dokument herunterladen.

Rechtlicher Hinweis zu den Vorlagen: Bei dem kostenlosen Muster handelt es sich um ein unverbindliches Muster aus unserem Magazin. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Vorlage wird keine Gewähr übernommen. Es ist nicht auszuschließen, dass die abrufbaren Muster nicht den zurzeit gültigen Gesetzen oder der aktuellen Rechtsprechung genügen. Die Nutzung erfolgt daher auf eigene Gefahr. Das unverbindliche Muster muss vor der Verwendung durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater individuell überprüft und dem Einzelfall angepasst werden.



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