Dienstwagen im Arbeitsvertrag – das sollten Sie wissen

In vielen Arbeitsverhältnissen ist es nicht unüblich, dass dem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird. Die Dienstwagenregelung findet sich im Arbeitsvertrag oder in einer entsprechenden Zusatzvereinbarung, der separaten Dienstwagenvereinbarung. Sowohl was die private Nutzung, die Haftung oder auch die Rückgabe angeht, gibt es beim Thema Arbeitsvertrag und Dienstwagen einige Punkte zu beachten.

Dienstwagen – Definition

Dienstwagen im Arbeitsvertrag (© Peter Atkins / fotolia.com)Als Dienstwagen werden Fahrzeuge bezeichnet, die dem Arbeitgeber gehören oder ihm wirtschaftlich zuzurechnen sind, was etwa bei einem Leasing-Fahrzeug der Fall wäre. Dienstwagen werden gern Mitarbeitern überlassen, um diese an die Firma zu binden und für zusätzliche Motivation zu sorgen. Ein genereller Anspruch auf einen Dienstwagen besteht jedoch nicht, auch nicht in einer leitenden Position. Ein Anspruch lässt sich nur herleiten, wenn eine entsprechende Vereinbarung getroffen wurde, dies gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer einer Tätigkeit im Vertrieb nachgeht.

Auch wenn das prinzipiell mündlich möglich ist, sollten entsprechende Vereinbarungen schriftlich fixiert werden, um besser Nachweis erbringen zu können. In seltenen Fällen ließe sich auch ein Anspruch aus dem Grundsatz der Gleichbehandlung konstruieren. Dies wäre etwa dann möglich, wenn alle Mitarbeiter einer konkreten Führungsebene über einen Dienstwagen verfügen, ausgenommen einem Angestellten. Überwiegt kein sachlicher Grund dieser Ungleichbehandlung, könnte sich hieraus ein Anspruch auf einen Dienstwagen für den betreffenden Mitarbeiter ergeben.

Besteht keine ausdrückliche Vereinbarung auf Überlassung eines Dienstwagens, ist der Arbeitnehmer auf seinen eigenen Pkw oder auf die öffentlichen Verkehrsmittel angewiesen, um seine Aufgaben erfüllen zu können.

Arbeitsvertrag mit Dienstwagen ohne Privatnutzung

Wird einem Mitarbeiter ein Dienstwagen überlassen, muss auch festgelegt werden, ob er diesen nur für dienstliche oder auch für private Zwecke nutzen darf. Sollten entsprechende Regelungen in der Vereinbarung fehlen, ist eine private Nutzung ausgeschlossen. Der Dienstwagen steht dann nur für Dienstfahrten zur Verfügung. Dazu gehören im Übrigen nicht die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.

Die private Nutzung wird vom Finanzamt als geldwerter Vorteil angesehen, auf den Lohnsteuer anfällt, welche der Arbeitnehmer zu tragen hat. Das Finanzamt nimmt die private Nutzung eines Dienstwagens grundsätzlich per Anscheinsbeweis an. Sollte die Nutzung rein beruflich erfolgen, muss der Arbeitnehmer diesen Anscheinsbeweis widerlegen.

Um finanzielle Nachteile zu vermeiden, sollte der Arbeitnehmer zudem darauf achten, dass auch eine vertragliche Regelung vorhanden ist, die die private Nutzung des Dienstwagens untersagt.

Zusatzvereinbarung Dienstwagen

Es ist immer ratsam, dass die Überlassung des Dienstwagens im Arbeitsvertrag geregelt wird. Weitere Einzelheiten können in einem gesonderten Dienstwagenvertrag festgelegt werden. Dieser unterliegt der Vertragsfreiheit und ist frei verhandelbar. Eine solche gesonderte Dienstwagenvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist in der Praxis der häufigste Fall. Wichtige Punkte, die in einer solchen Zusatzvereinbarung geregelt werden sollten, sind u.a.:

• Privatnutzung und Besteuerung
• Betriebs- und Verbrauchskosten
• Haftung
• Nutzung durch Dritte
• Widerruf / Rückgabe des Fahrzeugs

Dienstwagen zurückgeben

Rückgabe eines Dienstwagen (© M&S Fotodesign / fotolia.com)Ist eine Nutzung ausschließlich zu dienstlichen Zwecken vorgesehen, kann der Dienstwagen jederzeit vom Arbeitgeber wieder herausverlangt werden. Sollte der Mitarbeiter diesem Verlangen nicht nachkommen, kann der Arbeitgeber Klage auf Herausgabe erheben. Sieht die Vereinbarung hingegen vor, dass auch Privatfahrten möglich sind, ob nun eingeschränkt oder uneingeschränkt, kann sich der Arbeitnehmer bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf das private Nutzungsrecht berufen. Die private Nutzung des Dienstwagens wird als Teil seines Entgelts angesehen.

Endet das Arbeitsverhältnis, erfolgt die Herausgabe des Dienstwagens an den Arbeitgeber. Bei fristloser Kündigung hat der Arbeitnehmer das Fahrzeug sofort herauszugeben, bei fristgerechter Kündigung mit Ablauf der Kündigungsfrist.

Dienstwagen ohne vertragliche Regelung

Dienstwagen können auch ohne gesonderte vertragliche Regelung an Arbeitnehmer überlassen werden. Ratsam ist dies jedoch in der Praxis nicht, denn als Arbeitgeber und Fahrzeughalter hat man ohne entsprechende Regelungen im Streitfall schnell das Nachsehen, dies gilt vor allem dann, wenn das Dienstfahrzeug auch für die private Nutzung überlassen wurde.

Haftung bei Beschädigung

Auch die Haftung spielt eine wichtige Rolle bei Überlassung eines Dienstwagens. Hierbei stellt man auf die allgemeinen Grundsätze zur Haftung des Arbeitnehmers an. Arbeitsgerichte entscheiden hier häufig zugunsten des Arbeitnehmers. Grundlage für die Überlegungen bezüglich der Haftung im Schadensfall bildet hierbei der sogenannte innerbetriebliche Schadensausgleich.

• Liegt nur leichteste Fahrlässigkeit vor, trifft den Arbeitnehmer keinerlei Schadensersatzpflicht.
• Ist mittlere Fahrlässigkeit zu bejahen, kommt es zu einer anteiligen Schadensersatzpflicht des Arbeitnehmers. Dabei werden die jeweiligen Umstände des konkreten Schadenfalls berücksichtigt, beispielsweise, ob auf Anweisung des Arbeitgebers Lenkzeiten überschritten wurde o.ä. Die Kosten der Reparatur werden dann zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in angemessenem Umfang aufgeteilt.
• Wohingegen den Arbeitnehmer bei grober Fahrlässigkeit sowie bei Vorsatz die volle Schadenshaftung trifft. Sollte ein grobes Missverhältnis zwischen Verdienst und Schadenshöhe bestehen, kann unter Umständen eine Haftungserleichterung zu bejahen sein.

Rechtslage nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Dem Arbeitnehmer steht das Recht zu, den Dienstwagen bis zum letzten Tag der Kündigungsfrist zu nutzen. In der Praxis können sich hierbei Probleme ergeben, wenn die Rechtsmäßigkeit der vom Arbeitgeber ausgesprochenen Kündigung in Frage gestellt werden sollte.

Gibt es keine Regelungen hinsichtlich der privaten Nutzung des Fahrzeugs, kann der Arbeitnehmer jederzeit die Herausgabe berechtigt verlangen. Sollte es eine Vereinbarung hinsichtlich der Privatnutzung geben, steht es dem Arbeitnehmer zu, den Dienstwagen bis zum letzten Tag zu nutzen. Dieses Recht ergibt sich daraus, dass die Privatnutzung als Teil seiner Gesamtvergütung angesehen wird. Und dieses Recht besteht auch dann, wenn es zu einer Kündigung durch den Arbeitgeber kommen sollte und der Mitarbeiter bis zum Ablauf der Kündigungsfrist freigestellt wird. Bei einer außerordentlichen Kündigung muss die Herausgabe sofort erfolgen.

Wenn sich nun im Rahmen des Kündigungsschutzprozesses herausstellt, dass die Unwirksamkeit der Kündigung zu bejahen ist, ob außerordentlich oder ordentlich, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Nutzungsentschädigung zahlen, da nun von einem nicht berechtigten Entzug des Dienstwagens auszugehen ist. Was die Höhe der Nutzungsentschädigung angeht, kann die Nutzungsausfalltabelle des ADAC herangezogen werden oder es kommt die steuerliche 1%-Regelung zur Anwendung.

FAQ zu Dienstwagen im Arbeitsvertrag

Was ist ein Dienstwagen?

Ein Dienstwagen ist ein Fahrzeug, das einem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, um es für dienstliche Zwecke zu nutzen. Die Nutzung des Dienstwagens kann jedoch auch für private Zwecke gestattet sein.

Welche Regelungen zum Dienstwagen gibt es im Arbeitsvertrag?

Im Arbeitsvertrag können verschiedene Regelungen zum Dienstwagen enthalten sein. Diese können sich beispielsweise auf die Art des Fahrzeugs, die Nutzungsmöglichkeiten und die Kostenübernahme beziehen. Auch Regelungen zur Rückgabe des Dienstwagens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses können im Arbeitsvertrag festgelegt werden.

Muss der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung stellen?

Nein, der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht verpflichtet, einem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung zu stellen. Die Gewährung eines Dienstwagens ist vielmehr eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers.

Wie wird die Nutzung des Dienstwagens geregelt?

Die Nutzung des Dienstwagens wird in der Regel vertraglich geregelt. Dabei können verschiedene Regelungen aufgestellt werden. Beispielsweise kann die private Nutzung des Dienstwagens gestattet sein oder es können bestimmte Nutzungseinschränkungen vereinbart werden.

Wie werden die Kosten für den Dienstwagen geregelt?

Auch die Kosten für den Dienstwagen können vertraglich geregelt werden. Dabei kann vereinbart werden, dass der Arbeitgeber sämtliche Kosten für das Fahrzeug übernimmt oder dass der Arbeitnehmer einen Eigenanteil zu tragen hat.

Was passiert mit dem Dienstwagen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Dienstwagen in der Regel zurückgegeben werden, sofern keine anderweitige Regelung getroffen wurde. Auch hier können jedoch vertragliche Regelungen bestehen, die beispielsweise den Kauf des Dienstwagens durch den Arbeitnehmer vorsehen.

Wie wird der geldwerte Vorteil eines Dienstwagens versteuert?

Wenn ein Dienstwagen auch für private Zwecke genutzt werden darf, muss der geldwerte Vorteil in der Regel versteuert werden. Der geldwerte Vorteil entspricht dabei dem Betrag, den ein Arbeitnehmer sparen würde, wenn er das Fahrzeug selbst anschaffen und unterhalten würde. Dieser Betrag muss als geldwerter Vorteil versteuert werden. Die Höhe des geldwerten Vorteils richtet sich dabei nach verschiedenen Faktoren wie beispielsweise dem Listenpreis des Fahrzeugs, der Kilometerleistung und dem Alter des Fahrzeugs.

Welche Vorteile hat ein Arbeitnehmer durch die Nutzung eines Dienstwagens?

Die Nutzung eines Dienstwagens kann für den Arbeitnehmer verschiedene Vorteile mit sich bringen. So entfällt beispielsweise die Anschaffung und Unterhaltung eines eigenen Fahrzeugs. Auch die Benzinkosten werden in der Regel vom Arbeitgeber übernommen. Zudem kann ein Dienstwagen auch für private Zwecke genutzt werden, was dem Arbeitnehmer zusätzliche Mobilität verschafft.

Welche Nachteile hat ein Arbeitnehmer durch die Nutzung eines Dienstwagens?

Auch Nachteile können mit der Nutzung eines Dienstwagens verbunden sein. So kann beispielsweise der geldwerte Vorteil, der durch die private Nutzung entsteht, zu einer höheren Steuerbelastung führen. Zudem können bei einer privaten Nutzung des Dienstwagens auch Zusatzkosten wie beispielsweise für die Versicherung oder Reparaturen entstehen.

Was passiert bei einem Unfall mit dem Dienstwagen?

Wenn der Dienstwagen bei einem Unfall beschädigt wird, haftet in der Regel der Arbeitgeber. Allerdings kann es auch vertragliche Regelungen geben, die den Arbeitnehmer zur Zahlung eines Eigenanteils verpflichten.

Kann der Arbeitgeber die Nutzung des Dienstwagens einschränken?

Ja, der Arbeitgeber kann die Nutzung des Dienstwagens einschränken, wenn dies vertraglich vereinbart wurde. Beispielsweise kann eine Einschränkung der privaten Nutzung des Dienstwagens vereinbart werden oder es können bestimmte Nutzungseinschränkungen festgelegt werden, wie beispielsweise ein Verbot der Nutzung im Ausland.