Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag: Definition, Beispiel und Muster

Arbeitnehmer sollten ihren Arbeitsvertrag möglichst vor Unterzeichnung von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen lassen, um zu vermeiden, dass wichtige Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag übersehen werden. Denn deren Nichtbeachtung führt zur Verwirkung nicht fristgerecht geltend gemachter Ansprüche gegen den Arbeitgeber. Wer es also versäumt, seinen Anspruch geltend zu machen, verliert diesen unwiderruflich. Mit dem Thema Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag sollten sich Arbeitnehmer daher etwas näher befassen. Im Folgenden finden Sie alles Wichtige zum Thema Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag – mit Muster.

Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag – Definition

Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag beachten (© psdesign1 / fotolia.com)
Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag beachten (© psdesign1 / fotolia.com)
Bei Ausschlussfristen handelt es sich um im Arbeitsvertrag festgelegte Fristen, nach denen arbeitsvertragliche Regelungen unwirksam werden können. Läuft die Ausschlussfrist ab, lassen sich rechtliche Ansprüche des Arbeitnehmers oder des Arbeitgebers nicht mehr geltend machen – sie sind somit ausgeschlossen.

Es gibt in der Praxis zahlreiche rechtliche Ansprüche, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen und die an eine Ausschlussfrist gebunden sein können. Wer also die Ausschlussfrist ablaufen lässt, ohne rechtzeitig seinen Anspruch geltend zu machen, der geht letztlich leer aus.

Ausschlussfristen können sich sowohl auf vertragliche, wie auch auf gesetzliche Ansprüche beziehen. Das gilt sogar für solche gesetzlichen Ansprüche, bei denen die gesetzlichen Vorgaben eigentlich verbieten, dass zum Nachteil des Arbeitnehmers abgewichen wird. Auf bestimmte Ansprüche kann der Arbeitnehmer zum eigenen Schutz nicht wirksam vertraglich verzichten, etwa auf seinen Urlaubsanspruch. Ein vertraglicher Verzicht auf solche Ansprüche wäre nichtig. Aber solche Ansprüche können dennoch durch eine vertragliche Ausschlussklausel verfallen und eine gerichtliche Geltendmachung wäre dadurch unmöglich.

Fachanwalt.de-Tipp: Arbeitnehmer sollten unbedingt darauf achten, ob eine entsprechende Klausel mit einer Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag enthalten ist! Ein Fachanwalt für Arbeitsrecht kann im Zweifel auch grundsätzlich Hilfestellung anbieten bei der Prüfung von arbeitsvertraglichen Angelegenheiten.

Das Bundesarbeitsgericht gibt diesbezüglich vor, dass die Frist zur Geltendmachung des Anspruchs mindestens drei Monate in Arbeitsverträgen betragen muss.

Ausschlussfristen können sich auch in Tarifverträgen finden, hier sogar mit kürzeren Fristen als in den Arbeitsverträgen. Mitunter beträgt die Frist in Tarifverträgen sogar nur einen Monat. Und was für den Arbeitnehmer gilt, gilt im Übrigen auch für den Arbeitgeber. Auch dieser hat sich an eventuelle Ausschlussfristen zu halten. Wurde beispielsweise eine fehlerhafte Lohnfortzahlung geleistet, muss der Arbeitgeber diese fristgerecht zurückverlangen. Versäumt er dies, kann er seinen Anspruch nicht mehr durchsetzen.

Ansprüche

Es gibt verschiedene Ansprüche des Arbeitnehmers, die durch eine Ausschlussklausel verfallen können. Dazu gehören u.a.:

  • Ansprüche auf Arbeitsentgelt (inklusive Provisionen)
  • Ansprüche auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
  • Ansprüche auf Überstundenzuschläge
  • Ansprüche auf Urlaubsentgelt / Urlaubsgeld / Urlaubsabgeltung
  • Anspruch auf ein Arbeitszeugnis

Und auch der Arbeitgeber muss sich an die vertraglich geregelte Ausschlussfristen halten. Andernfalls riskiert er, dass u.a. folgende Ansprüche verfallen könnten:

  • Schadenersatzansprüche
  • Anspruch auf Rückzahlung von Fortbildungskosten
  • Vertragsstrafen
  • Ansprüche auf Rückzahlung überbezahlter Vergütung

Gut zu wissen ist aber auch, dass es durchaus Ansprüche gibt, für die Ausschlussfristen nicht gelten.  Deren Durchsetzung lässt sich also nicht zeitlich wirksam durch eine solche Klausel begrenzen. Dazu gehören Ansprüche, die sich mit Status oder Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers befassen. Zum Beispiel die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte, Ansprüche auf Leistungen aus betrieblicher Altersvorsorge oder Ansprüche von Hinterbliebenen auf Sterbegeld.

Unterschieden wird zudem zwischen einer einstufigen und einer mehrstufigen Ausschlussfrist. Bei einer einstufigen Ausschlussfrist genügt es, den Anspruch gegenüber dem anderen Vertragspartner geltend zu machen, um die Ausschlussfrist zu wahren. Hierfür reicht in der Regel die schriftliche Geltendmachung aus.

Bei einer zweistufigen Ausschlussfrist wird darüber hinaus auch noch die Erhebung der Klage beim Arbeitsgericht gefordert, sollte die Gegenseite trotz der Geltendmachung des Anspruchs die Leistung verweigern. Die zweite Stufe wäre hier also der Gang zum Arbeitsgericht.

Gerade auch für den Arbeitnehmer ist es wichtig zu wissen, dass Ausschlussfristen auch dann gelten, wenn man von ihnen gar keine Kenntnis hat. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn im Arbeitsvertrag eine sogenannte Bezugnahme vereinbart wird und es dadurch zur Anwendung eines bestimmten Tarifvertrags kommt, in welchem seinerseits Ausschlussfristen geregelt sind. Arbeitsverträge und darin eventuell in Bezug genommene Tarifverträge sollten daher stets genau geprüft werden.

Immer wieder unterschätzen Arbeitnehmer die rechtliche Bedeutung solcher Ausschlussfristen, was im ungünstigsten Fall sogar zum Wegfall von Lohnansprüchen führen kann. Die Rechtsprechung möchte dem Arbeitnehmer daher hier etwas den Rücken stärken und erteilt dem Arbeitnehmer eine gesetzliche Pflicht zur Erteilung eines Arbeitsnachweises. Dieser muss auch einen Verweis auf Tarifverträge umfassen soweit diese für das Arbeitsverhältnis in Frage kommen. Kommt er dieser Pflicht zur Erteilung eines Arbeitsnachweises nicht nach, kann sich der Arbeitgeber auch nicht auf die Ausschlussklauseln berufen, die im Tarifvertrag zu finden sind.

Wirksamkeit der Ausschlussfrist

Nur, weil eine Ausschlussfrist in einem Arbeitsvertrag steht, ist sie jedoch noch nicht automatisch wirksam. Ein Grund mehr, sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht zu wenden, um die Wirksamkeit der Ausschlussfrist überprüfen zu lassen und so Rechtssicherheit zu schaffen. Denn auch durch das Bundesarbeitsgericht werden immer wieder bestimmte Ausschlussklauseln für unwirksam erklärt.

Unwirksamkeit wäre etwa dann zu bejahen, wenn Klauseln nicht klar und verständlich formuliert sind und es zu einer unangemessenen Benachteiligung des Arbeitnehmers kommt. Eine unangemessene Benachteiligung wäre auch dann gegeben, wenn die Klausel eine kürzere Frist als 3 Monate vorsieht, um seine Ansprüche geltend zu machen. Darüber hinaus sieht das Bundesarbeitsgericht solche Klauseln als unwirksam an, bei denen nicht ausdrücklich der gesetzliche Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz aus der Ausschlussfrist herausgenommen wird.

Unwirksamkeit wäre auch dann zu bejahen, wenn eine schriftliche Geltendmachung zur Einhaltung der Frist vorgesehen ist. In Arbeitsverträgen, die nach dem 01.10.2016 geschlossen wurden, muss die Textform erlaubt sein, was somit auch die Geltendmachung per E-Mail umfasst.

Abgrenzung Ausschlussfrist und Verjährungsfrist

Ausschlussfrist vs. Verjährungsfrist (© blende11.photo / fotolia.com)
Ausschlussfrist vs. Verjährungsfrist (© blende11.photo / fotolia.com)
Zu unterscheiden ist die Ausschlussfrist von der Verjährungsfrist. Eine Gemeinsamkeit haben aber beide Fristen zunächst. Beide sollen der Rechtssicherheit zuträglich sein. Sie sollen dafür sorgen, dass Ansprüche nach einer bestimmten Frist nicht mehr geltend gemacht werden können. Wer einen Anspruch durchsetzen will, sollte sich daher zeitnah darum bemühen und nicht unnötig Zeit verstreichen lassen. Der Anspruchsgegner soll irgendwann davon ausgehen können, sich der Anspruchsdurchsetzung nicht mehr ausgesetzt zu sehen.

Verjährungsfristen sind dabei ihrerseits gesetzlich geregelt, u.a. in § 195 BGB. Für Ausschlussfristen gibt es hingegen keine gesetzlichen Regelungen, sie werden vielmehr vertraglich vereinbart und finden sich so zum Beispiel in einem Arbeitsvertrag. Prinzipiell gilt die gesetzliche Verjährungsfrist erst einmal auch für Ansprüche aus einem Arbeitsvertrag. Die regelmäßige gesetzliche Verjährungsfrist liegt jedoch bei drei Jahren, was als sehr lang anzusehen ist. Daher werde Ausschlussfristen in den Arbeitsvertrag aufgenommen, um eben diese Zeitspanne zu verkürzen.

Hinweis: Die Ausschlussklausel in einem Arbeitsvertrag steht damit über der gesetzlichen Verjährungsfrist!

Ein weiterer Unterschied zwischen gesetzlicher Verjährungsfrist und Ausschlussfrist liegt darin, dass man sich auf letztere nicht erst berufen muss. Hat ein Arbeitnehmer beispielsweise ein Unternehmen bereits vor mehr als drei Jahren verlassen und möchte jetzt noch ausstehenden Lohn einfordern und es gab keine Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag, muss sich der Arbeitgeber gezielt auf die Verjährungsfrist berufen. Tut er dies nicht, könnte der Arbeitnehmer seinen Anspruch immer noch durchsetzen, auch nach all der Zeit noch. Auf eine Ausschlussfrist hingegen müsste sich der Arbeitgeber in diesem Beispiel nicht explizit erst berufen. Es obliegt dem Gericht, die Ausschlussfrist von Amts wegen zu prüfen. Die Ausschlussfrist würde die Durchsetzung des Anspruchs also auch dann unmöglich machen, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer bereits vergessen haben sollten, dass es diese überhaupt gibt bzw. diese im Vertrag übersehen haben. Wohingegen sich die beklagte Partei bei Verjährung des eingeklagten Anspruchs ausdrücklich im Prozess auf dessen Verjährung berufen muss. Andernfalls wird die Verjährung vom Gericht beim Urteil nicht berücksichtigt.

Ausschlussfrist im Arbeitsrecht – Muster / Beispiel

Wie sich Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag in der Praxis auswirken können, lässt sich am besten anhand von Beispielen verdeutlichen.

Beispiel 1:

Eine Klausel im Arbeitsvertrag besagt, dass der Arbeitnehmer alle Ansprüche binnen drei Monaten nach Fälligkeit schriftlich gegenüber dem Arbeitgeber geltend machen muss, damit diese nicht verwirken. Sollte es nun beispielsweise dazu kommen, dass der Arbeitnehmer eine ihm zustehende Prämie nicht erhält, die ihm im März hätte ausbezahlt werden sollen, dies stillschweigend hinnimmt und damit rechnet, dass die Prämie wohl einfach später ausbezahlt werden wird, sollte er sich der Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag bewusst sein. Im August folgt die Kündigung des Arbeitnehmers, woraufhin er Kündigungsschutzklage erhebt und auch die Zahlung der Prämie fordert. Die Klage auf Zahlung der Prämie wird abgewiesen. Der Arbeitnehmer hätte den Arbeitgeber bis Ende Juni schriftlich zur Zahlung auffordern müssen, dies hat er versäumt und seinen Anspruch dadurch verwirkt.

Beispiel 2:

In der Gehaltsabrechnung für den Monat November 2015 wurde zu wenig Lohn abgerechnet und der Arbeitnehmer erhält eine zu niedrige Auszahlung. Von der gesetzlichen Verjährungsfrist ausgehend bliebe dem Arbeitnehmer bis Ende Dezember 2018 Zeit für die Geltendmachung seiner Ansprüche. Erfolgte nun die Vereinbarung einer wirksamen Ausschlussfrist von drei Monaten im Arbeitsvertrag, hat er nunmehr nur Zeit bis Ende Februar 2016, um sich sein ihm zustehenden Lohn zu holen. Durch eine solche Ausschlussfrist wird die Verjährungsfrist für Lohnansprüche des Arbeitnehmers also deutlich verkürzt, was es umso wichtiger macht, sich über die Bedeutung solcher Klauseln schon bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrages im Klaren zu sein.

Im Folgenden finden Sie ein Muster zur Formulierung einer zweistufigen Ausschlußfrist im Arbeitsvertrag zur kostenlosen Nutzung:

„Ansprüche aus diesem Arbeitsverhältnis sind innerhalb einer Frist von drei Monaten nach Fälligkeit in Textform gegenüber der anderen Vertragspartei geltend zu machen. Ansonsten gelten die Ansprüche als verwirkt. Bei einer Ablehnung der Gegenpartei oder einer fehlenden Erklärung dieser zwei Wochen nach Geltendmachung kommt es ebenfalls zum Verfall des Anspruchs, wenn keine gerichtliche Geltendmachung stattfindet. Dabei gilt eine einmonatige Frist nach Ablehnung oder Fristablauf.“

Sie können hier eine Ausschlußfrist im Arbeitsvertrag als Word-Dokument herunterladen

Rechtlicher Hinweis zu den Vorlagen: Bei dem kostenlosen Muster handelt es sich um ein unverbindliches Muster aus unserem Magazin. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Vorlage wird keine Gewähr übernommen. Es ist nicht auszuschließen, dass die abrufbaren Muster nicht den zurzeit gültigen Gesetzen oder der aktuellen Rechtsprechung genügen. Die Nutzung erfolgt daher auf eigene Gefahr. Das unverbindliche Muster muss vor der Verwendung durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater individuell überprüft und dem Einzelfall angepasst werden.

Gesetzliche Ausschlussfristen im Arbeitsrecht

Ausschlussfristen sind nicht gesetzlich geregelt. Sie finden sich daher in Form sogenannter Ausschlussklauseln oder auch Verfallsklauseln in Arbeitsverträgen, aber auch in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Sozialplänen.




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