Welche Form muss die Abmahnung haben? Abmahnungsschreiben richtig verfassen

Arbeitsgerichte stellen hohe Anforderungen an den Inhalt einer Abmahnung. Ist eine Abmahnung nicht rechtssicher formuliert, ist sie unwirksam und bringt nicht den gewünschten Erfolg. Arbeitgeber sind daher immer gut damit beraten, sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht zu wenden, um die korrekte Form der Abmahnung einzuhalten.

Regeln zur Form einer Abmahnung

Eine Abmahnung ist für beide Seiten, den Arbeitgeber sowie den Arbeitnehmer, eine unangenehme Angelegenheit. Aus welchem Grund auch immer eine Abmahnung erfolgen soll, sie muss korrekt formuliert sein, um den gewünschten Erfolg zu erzielen. Sollte der Abgemahnte in seiner Abmahnung formale Fehler entdecken, bringt ihm das vor Gericht einen Vorteil ein, da er sich auf die Unzulässigkeit der Abmahnung berufen kann. Für den Arbeitgeber kann das unangenehme Folgen haben. Denn eine als unzulässig eingestufte Abmahnung kann eine Kündigung des Arbeitnehmers unmöglich machen, selbst dann, wenn er schon mehrfach wegen Fehlverhalten negativ aufgefallen ist. Und auch eine schon ausgesprochene Kündigung kann im Nachhinein als unwirksam beurteilt werden, wenn eine dazugehörige Abmahnung unzulässig war.

Prinzipiell muss eine Abmahnung drei Funktionen erfüllen:

  • Rügefunktion
  • Warnfunktion
  • Beweisfunktion

Schriftliche Abmahnung (© FM2 / Fotolia.com)
Schriftliche Abmahnung (© FM2 / Fotolia.com)
Mittels der Rügefunktion soll dem Arbeitnehmer das beanstandete Verhalten konkret benannt werden. Es müssen also Fakten genannt werden, mit Datum, Uhrzeit, genauem Pflichtverstoß und möglichen Zeugen.

Die Warnfunktion dient dazu, den Arbeitnehmer darauf hinzuweisen, dass weitere arbeitsrechtliche Konsequenzen auf ihn zukommen können, inklusive der Kündigung, sollte er das abgemahnte Verhalten in Zukunft nicht ändern. Er muss deutlich darauf hingewiesen werden, sich künftig vertragstreu zu verhalten.

Und schließlich geht es noch um die Beweisfunktion. Hierbei geht es um die schriftliche Bestätigung der Pflichtverletzung durch Zeugen und Betroffene.

Eine Abmahnung kann prinzipiell auch mündlich erfolgen, die Schriftform ist nicht zwingend vorausgesetzt. Sollte es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommen, wird es jedoch bei einer mündlich erteilten Abmahnung schwerfallen, Einzelheiten zu beweisen.

Fachanwalt.de-Tipp: Eine schriftliche Abmahnung ist stets vorzugswürdig!

Der Arbeitgeber muss auch nachweisen können, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer zugegangen ist. Eine persönliche Übergabe ist hier am besten, in Verbindung mit dem Unterschreiben einer Empfangsquittung. Sollte sich der Arbeitnehmer weigern, die Zustellung der Abmahnung zu quittieren, kann die Zustellung auch durch einen Gerichtsvollzieher erfolgen.

Es gilt, Schreibfehler als auch Zahlendreher im Zusammenhang mit dem abgemahnten Sachverhalt zu vermeiden, da die Abmahnung sonst unwirksam wird. Darüber hinaus sollte auch zeitnah abgemahnt werden. Eine starre Frist wird durch Gesetz nicht vorgegeben, es ist jedoch ratsam, nach der Vertragspflichtverletzung die Abmahnung innerhalb von zwei Wochen nach dem Fehlverhalten auszusprechen.

Fachanwalt.de-Tipp: Pro Pflichtverstoß sollte eine eigene Abmahnung formuliert werden. Sollte nur ein einzelner der genannten Pflichtverstöße nicht korrekt formuliert sein, würde sonst das Dokument als Ganzes seine Wirksamkeit verlieren!

Aufbau einer schriftlichen Abmahnung

Abmahnungen sollten für jeden Sachverhalt einzeln neu erarbeitet werden. Es gibt daher keine allgemeingültige Vorlage. Dennoch gibt es einige formale Vorschriften, die prinzipiell gelten und auf jede Abmahnung anwendbar sind.

Abmahngrund: Beschreibung des Fehlverhaltens / Vorwurfs

Der Abmahngrund muss konkret genannt werden. Der Abgemahnte muss also genau wissen, aus welchem Grund er eine Abmahnung erhält und auf welchen konkreten Vorfall sich diese bezieht. Eine mögliche Formulierung kann hier beispielsweise sein: „Trotz bestehendem Rauchverbots in unserem Unternehmen, wurden Sie durch Kollegen XY am … um … Uhr dabei beobachtet, wie Sie sich im Pausenraum Ihrer Etage eine Zigarette anzündeten.“ Durch eine solch konkrete Formulierung weiß der Abgemahnte genau, um welchen Sachverhalt es sich dreht.

Hinweis auf Pflichtverletzung

In der Abmahnung muss der Arbeitnehmer auch noch einmal eindeutig auf seine Arbeitspflicht hingewiesen werden. Genannt werden kann ein Hinweis auf die arbeitsvertraglich geltenden Aufgaben des Arbeitnehmers. Zudem sollte konkret genannt werden, welche Pflicht er durch sein Fehlerhalten verletzt hat. Eine entsprechende Formulierung kann etwa so aussehen: „Gemäß § xx Ihres Arbeitsvertrages, ist der tägliche Arbeitsbeginn um 7:30 Uhr. Am xx sind Sie jedoch erst um 9 Uhr an Ihrem Arbeitsplatz erschienen. Der verspätete Arbeitsbeginn wurde auch durch die von Ihnen genutzte Stechuhr gespeichert. Wir werfen Ihnen hiermit daher eine Verletzung Ihrer arbeitsvertraglichen Pflicht gem. § xx vor.“

Aufforderung zur Verhaltensänderung

Durch den Arbeitgeber muss eine klare und deutliche Aufforderung erfolgen, dass sich der Arbeitnehmer in Zukunft korrekt zu verhalten hat und sich das abgemahnte Verhalten nicht wiederholen darf. Es muss klar erkenntlich sein, welches Verhalten sich ändern muss. Dies kann beispielsweise so formuliert werden: „Gemäß Ihres Arbeitsvertrages, sind Sie zum pünktlichen Erscheinen am Arbeitsplatz verpflichtet. Ich fordere Sie daher dazu auf, Ihren Vertragspflichten in Zukunft ordnungsgemäß nachzukommen und Ihre Arbeit wie vertraglich vereinbart, um xx Uhr aufzunehmen.“

Darstellung von Konsequenzen

Mit einer Abmahnung zielt der Arbeitgeber auf eine Verhaltensänderung des Arbeitnehmers ab. Sollte sich das abgemahnte Verhalten auch in Zukunft nicht ändern, kann mit weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen gedroht werden. Der Arbeitgeber muss klar machen, dass er das Fehlverhalten des Arbeitnehmers nicht weiter tolerieren wird. Und sollte es zu einer Fortsetzung des abgemahnten Verhaltens kommen, muss dieser arbeitsrechtliche Konsequenzen hinnehmen. Eine höfliche Drohung mit Kündigung ist daher angebracht. Eine entsprechende Formulierung kann so aussehen: „Sollten Sie auch in Zukunft in dieser Form gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen, behalten wir uns weitere arbeitsrechtliche Sanktionen bis hin zur ordentlichen oder außerordentlichen Kündigung vor.“

Formfehler

Persönliche Übergabe einer Abmahnung (© detailblick-foto / Fotolia.com)
Persönliche Übergabe einer Abmahnung (© detailblick-foto / Fotolia.com)
Generell gehen Formfehler in einer Abmahnung zu Lasten des Arbeitgebers. Arbeitnehmer sind dazu angeraten, nie spontan auf Abmahnungen einzugehen und sich dazu hinreißen zu lassen, direkt Stellung zu beziehen. Besser ist es, die Abmahnung anwaltlich auf Formfehler hin überprüfen zu lassen. Aber auch bei fehlerhaften Abmahnungen kann es, in Absprache mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht, sinnvoll sein, sie zunächst widerspruchslos hinzunehmen. Sollte es im weiteren Verlauf zu einem Kündigungsschutzprozess kommen, kann die Abmahnung immer noch als unwirksam erklärt werden, wodurch auch die Kündigung ihre Wirksamkeit verliert.

Formfehler können sich aus unterschiedlichen Gründen ergeben. Zum Beispiel kann der Tarifvertrag vorgeben, dass vor Ausspruch der Abmahnung zunächst der Arbeitnehmer angehört werden muss. Erfolgt die Abmahnung ohne vorherige Anhörung, ist sie formell unwirksam. Dasselbe gilt für Abmahnungen, in denen verschiedene Pflichtverstöße genannt sind, von welchen einige nicht zutreffend sind. Die gesamte Abmahnung verliert dann ihre formelle Wirksamkeit.

Beispiele und Muster

Folgende Abmahnungen mit Mustern können Ihnen als Beispiele dienen:




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