Vergütung, Zulagen & Spesen im Arbeitsvertrag: Wissenswertes zum Thema

Die Vergütung des Arbeitnehmers ist üblicherweise im Arbeitsvertrag geregelt. Doch der Lohn bzw. das Gehalt ist nicht immer die einzige Art der Vergütung, mit der der Arbeitnehmer rechnen kann. Durch Zulagen lässt sich das Grundgehalt aufstocken und die bei Dienstreisen anfallenden Mehrkosten können vom Arbeitgeber als Spesen erstattet werden. Was es im Arbeitsvertrag bezüglich Vergütung / Zulagen / Spesen zu beachten gibt, soll hier erläutert werden.

Arbeitsvertrag und Vergütung / Zulagen / Spesen – Definitionen

Einer der wichtigsten Punkte im Arbeitsvertrag ist der, der die Vergütung des Arbeitnehmers regelt. Bei der Vergütung handelt es sich um die finanzielle Gegenleistung, die der Arbeitnehmer für seine erbrachte Leistung erhält. Die Vergütung zählt zu den Hauptpflichten eines Arbeitsvertrages. Die Rechtsgrundlage hierzu findet sich in § 611 Absatz 1 BGB: „Durch den Dienstvertrag wird derjenige, welcher Dienste zusagt, zur Leistung der versprochenen Dienste, der andere Teil zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.“

Arbeitsvertrag und Vergütung (© Wolfilser / fotolia.com)Wie hoch die Vergütung für die geleistete Arbeit ausfällt und wann diese fällig ist, richtet sich nach den Regelungen im Arbeitsvertrag bzw. Tarifvertrag. Finden sich hierzu keine vertraglichen Regelungen, greift § 612 BGB: „Ist die Höhe der Vergütung nicht bestimmt, so ist bei dem Bestehen einer Taxe die taxmäßige Vergütung, in Ermangelung einer Taxe die übliche Vergütung als vereinbart anzusehen.“ Seit 2015 gilt der gesetzliche Mindestlohn.

Bei Zulagen hingegen handelt es sich um Zahlungen an den Arbeitnehmer, die zusätzlich zum vereinbarten Lohn gezahlt werden. Grundlage dafür bildet ein Einzelarbeitsvertrag, eine tarifvertragliche Regelung oder eine Betriebsvereinbarung. Es gibt unterschiedliche Arten von Zulagen:

• Überstundenzuschläge
• Erschwerniszulagen, die bei besonderen Belastungen gezahlt werden
• Funktionszulagen, die bei zusätzlich übernommener Verantwortung gezahlt werden
• Leistungszulagen, die bei zusätzlich übernommener Arbeit gezahlt werden
• Persönliche Zulagen
• Sozialzulagen, die bei besonderen persönlichen Situationen gezahlt werden, z.B. in Form von Kinder- oder Ortszuschlägen

Durch Zulagen lässt sich also das Grundgehalt des Arbeitnehmers aufstocken. Üblicherweise werden durch Zulagen besondere Leistungen oder Erschwernisse honoriert.

Vom üblichen Lohn bzw. Gehalt zu unterscheiden sind weiterhin die sogenannten Spesen. Oftmals macht es die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers erforderlich, dass er außer Haus unterwegs ist. Bei solchen Dienstreisen fallen entsprechende Kosten an, zum Beispiel für die Verpflegung unterwegs oder die Übernachtungen im Hotel. Solche Mehrkosten werden üblicherweise vom Arbeitgeber erstattet. Diese Art der Vergütung nennt man Spesen. Spesen werden jedoch nicht vom Arbeitgeber bestimmt, sondern durch das Finanzministerium, das jährlich eine Spesenpauschale veröffentlicht.

Generell lässt sich zwischen der kleinen und der großen Spesenpauschale unterscheiden.

• Die kleine Pauschale gilt für Dienstreisen zwischen 8 und 24 Stunden sowie für die An- und Abreisetage bei längeren Dienstreisen.
• Handelt es sich um mehrtägige Dienstreisen, kommt die große Pauschale zum Tragen.
• Bei Dienstreisen ins Ausland hängen die Spesen vom jeweiligen Land ab.

Vergütung als Hauptleistungspflicht des Arbeitgebers

Die Zahlung der Arbeitsvergütung gilt als Hauptleistungspflicht des Arbeitgebers aus dem Arbeitsvertrag. § 107 Absatz 1 Gewerbeordnung gibt an, dass das Arbeitsentgelt in Euro zu berechnen und auszuzahlen ist. Absatz 2 fügt ergänzend hinzu: „Arbeitgeber und Arbeitnehmer können Sachbezüge als Teil des Arbeitsentgelts vereinbaren, wenn dies dem Interesse des Arbeitnehmers oder der Eigenart des Arbeitsverhältnisses entspricht.“ -> Ein Sachbezug kann beispielsweise ein Dienstwagen sein.

Die Höhe der Vergütung wird üblicherweise im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag geregelt, andernfalls wird die für die jeweilige Tätigkeit übliche Vergütung fällig.

Formen der Vergütung

Bei der Vergütung handelt es sich zunächst einmal um einen Oberbegriff. Im Arbeitsrecht spricht man vor allem von Lohn oder Gehalt. Ursprünglich bezeichnete man Lohn dabei als die Vergütung von Arbeitern, von Gehalt sprach man hingegen, wenn es um die Vergütung von Angestellten ging. Mittlerweile werden die Begriffe jedoch nahezu synonym verwendet, so dass eine klare Abgrenzung zwischen Lohn und Gehalt meist nicht mehr gemacht wird.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Formen der Vergütung, die speziellen Beschäftigungsgruppen zugeordnet werden. Beim Militär und Zivildienst etwa spricht man vom Sold, im Handelsrecht von der Provision, bei Künstlern von der Gage und Nutzungsentgelt wird im Urhebervertragsrecht gezahlt. Auch das Honorar ist ein gebräuchlicher Begriff. Honorar wird in freien Berufen bezahlt, dazu gehören u.a. Architekten und Ärzte.

Vergütung ohne Arbeit

Generell gilt im Arbeitsvertragsrecht das Prinzip „Ohne Arbeit kein Lohn“. Dennoch gibt es auch Fälle, in denen eine Gehaltszahlung auch ohne Arbeitsleistung erfolgen kann. Dies ist in der Praxis vor allem dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer Erholungsurlaub nimmt oder ihm eine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall zusteht. Zudem kann der Arbeitnehmer seinen Entgeltanspruch auch dann behalten, wenn er aus persönlichen Gründen vorübergehend an der Arbeitsleistung gehindert ist, etwa, wenn er heiratet oder das Kind krank wird. Weiterhin gilt, dass der Arbeitnehmer nicht das Betriebs- oder Wirtschaftsrisiko des Arbeitgebers tragen muss. Kann der Arbeitnehmer seine Leistung also etwa deshalb nicht erbringen, weil ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Arbeitsmittel nicht funktioniert, muss er dennoch vergütet werden.

Vergütung bei Mehrarbeit

Vergütung bei Überstunden (© adrian_ilie825 / fotolia.com)Arbeitet ein Arbeitnehmer über die vereinbarte Regelarbeitszeit hinaus, leistet er Mehrarbeit. In § 3 Arbeitszeitgesetz heißt es: „Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.“ In Ausnahmefällen ist also die Überschreitung der täglichen Arbeitszeit von acht Stunden möglich, wenn dafür innerhalb der nächsten sechs Monate ein Ausgleich stattfindet.

Tarifverträge ermöglichen eine Festlegung einer werktäglichen Arbeitszeit von 10 Stunden. Mehrarbeit wird durch den Arbeitgeber nur vergütet, wenn dieser sie auch angeordnet hat. Arbeitet der Arbeitnehmer aus eigenem Antrieb mehr und duldet der Arbeitgeber dies, besteht auch ein Anspruch auf Vergütung. Die Höhe der Vergütung ergibt sich dabei aus Tarifverträgen oder Einzelarbeitsverträgen. In der Praxis ist auch eine Pauschalabgeltung von Mehrarbeit zulässig.

Freiwillige Zulage im Arbeitsvertrag

Nur für die Zuschläge für Nachtarbeit besteht ein gesetzlicher Anspruch. Unter einer freiwilligen Zulage versteht man eine Leistung, zu der der Arbeitgeber weder durch Gesetz, noch Tarifvertrag oder betriebsverfassungsrechtliche Regelungen verpflichtet ist. Freiwillige Leistungen können beispielsweise ein einmaliger Bonus oder eine Weihnachtsgratifikation sein. Es muss dem Arbeitnehmer klar sein, dass aus der Sonderzahlung keine künftigen Ansprüche hergeleitet werden können und er mit der Zahlung für die Zukunft nicht rechnen kann.

Wissenswertes rund um Spesenabrechnungen

Als Reisekosten geltend gemacht werden können:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand bei einer mehrtägigen Dienstreise beträgt für jede volle 24 Stunden Abwesenheit von der eigenen Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte 24 Euro pro Kalendertag. 12 Euro pro Kalendertag sind es für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise. Ebenfalls 12 Euro Spesen pro Kalendertag können geltend gemacht werden, wenn ein Arbeitnehmer während einer auswärtigen Tätigkeit ohne Übernachtung für mehr als acht Stunden von seiner ersten Tätigkeitsstätte oder seinem Hauptwohnsitz abwesend ist.

FAQ zum Thema Spesen im Arbeitsvertrag

Was sind Spesen und wie sind sie im Arbeitsvertrag geregelt?

Spesen sind zusätzliche Zahlungen, die ein Arbeitgeber an einen Arbeitnehmer leistet, um ihm die Kosten zu erstatten, die im Rahmen der Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit entstanden sind. Im deutschen Arbeitsrecht sind Spesen im Arbeitsvertrag geregelt, der die Vertragsbedingungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festlegt. Die Spesenregelungen können je nach Branche, Unternehmen und individueller Vereinbarung variieren. Einige Beispiele für Spesen sind:

• Reisekosten (z. B. Flugtickets, Bahnfahrkarten, Mietwagen)
• Verpflegungsmehraufwendungen (z. B. bei Dienstreisen oder längerer Abwesenheit vom Arbeitsplatz)
• Übernachtungskosten (z. B. Hotelzimmer)
• Fachliteratur und Weiterbildungskosten

Die rechtlichen Grundlagen für Spesen finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere in den Paragraphen § 670 (Aufwendungsersatz) und § 611a (Arbeitsvertrag).

Wie erfolgt die steuerliche Behandlung von Spesen?

Die steuerliche Behandlung von Spesen hängt von der Art der Kosten und der Erstattung ab. Grundsätzlich sind die vom Arbeitgeber erstatteten Spesen steuerfrei, sofern sie nachgewiesen werden können und tatsächlich angefallen sind. Die wichtigsten steuerlichen Regelungen für Spesen finden sich im Einkommensteuergesetz (EStG), insbesondere in den Paragraphen:

• § 3 Nr. 16 EStG - Steuerfreie Erstattung von Reisekosten (Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten)
• § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG - Werbungskostenabzug für Arbeitnehmer

Für die steuerliche Behandlung von Spesen ist es wichtig, dass Arbeitnehmer ihre Aufwendungen dokumentieren und Belege sammeln. Im Allgemeinen gilt:

1. Erstattet der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten, sind diese steuerfrei, sofern sie nachgewiesen werden können.
2. Wird eine Pauschale gezahlt, die über den gesetzlichen Pauschbeträgen liegt, muss der übersteigende Betrag versteuert werden.
3. Erstattet der Arbeitgeber die Spesen nicht, können diese als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Ein Beispiel für die Anwendung der steuerlichen Regelungen sind Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Dienstreise: Arbeitnehmer A hat einen Auswärtstermin und ist 10 Stunden unterwegs. Der Arbeitgeber erstattet die Verpflegungskosten in Höhe von 30 Euro. Da dieser Betrag unter dem gesetzlichen Pauschbetrag von 14 Euro für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden liegt, ist die Erstattung steuerfrei.

Wie können Spesenabrechnungen erstellt und kontrolliert werden?

Die Erstellung und Kontrolle von Spesenabrechnungen ist ein wichtiger Prozess, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der erstatteten Kosten sicherzustellen. Arbeitnehmer sollten ihre Spesenabrechnungen sorgfältig und zeitnah erstellen, um mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten zu vermeiden. Die Spesenabrechnung sollte folgende Informationen enthalten:

• Datum und Uhrzeit der beruflichen Tätigkeit
• Art der Spesen (z. B. Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten)
• Betrag der Spesen
• Belege (z. B. Quittungen, Fahrkarten)
• Unterschrift des Arbeitnehmers und ggf. des Vorgesetzten

Der Arbeitgeber sollte die eingereichten Spesenabrechnungen kontrollieren und auf Richtigkeit und Plausibilität prüfen. Dabei können folgende Aspekte berücksichtigt werden:

1. Übereinstimmung der Spesenabrechnung mit den vertraglichen Vereinbarungen und betrieblichen Richtlinien
2. Angemessenheit und Erforderlichkeit der geltend gemachten Kosten
3. Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Belege
4. Einhaltung der steuerlichen Vorschriften

Im Falle von Unstimmigkeiten oder Fehlern in der Spesenabrechnung sollte der Arbeitgeber den Arbeitnehmer darauf ansprechen und gegebenenfalls eine Korrektur verlangen.

Welche Pflichten und Rechte haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Zusammenhang mit Spesen?

Arbeitgeber haben die Pflicht, die im Arbeitsvertrag oder in betrieblichen Richtlinien vereinbarten Spesen zu erstatten, sofern die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Sie sollten darauf achten, dass die Spesenabrechnungen ordnungsgemäß geprüft und bearbeitet werden und die steuerlichen Regelungen eingehalten werden.

Arbeitnehmer haben das Recht, die im Arbeitsvertrag oder in betrieblichen Richtlinien vereinbarten Spesen erstattet zu bekommen, sofern sie die Voraussetzungen dafür erfüllen. Sie sind verpflichtet, ihre Spesenabrechnungen sorgfältig und zeitnah zu erstellen, Belege zu sammeln und aufzubewahren.