Urlaubsantrag – was ist bei der Antragstellung, Genehmigung oder Ablehnung zu beachten

Ihrem Traumurlaub steht nichts mehr im Wege? Sie haben alles geplant, organisiert. In drei Wochen geht es los. Sie haben nichts vergessen? Nur den Urlaubsantrag. Der ist im Trubel der Ereignisse untergegangen. Dem Chef haben Sie Ihre Absicht ohnehin mitgeteilt. Das wird doch genügen, oder? Erfahren Sie hier, wann ein Urlaubsantrag gestellt werden muss, welche Form nötig ist und welche Möglichkeiten bestehen, wenn er abgelehnt wird. Kurz und bündig nachlesen.

Urlaubsantrag richtig stellen

Für den Urlaub – richtiger gesagt Erholungsurlaub – gibt es im Arbeitsrecht die gesetzliche Grundlage: das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Es regelt den Anspruch jedes Arbeitnehmers auf bezahlten Erholungsurlaub.

Der Begriff Erholungsurlaug kommt nicht von ungefähr. Es ist eine Maßnahme des Gesundheitsschutzes und der Prävention. Als solche schließt es Aktivitäten aus, die dem widersprechen, z.B. eine andere Erwerbstätigkeit in der Zeit des Urlaubs.  

Den Anspruch auf Erholungsurlaub erwirbt der Arbeitnehmer nach 6 Monaten Beschäftigung im Unternehmen. Vor Ablauf dieser Frist, wird nur in Ausnahmefällen ein anteiliger Urlaub gewährt.

Die zeitliche Lage, wann ein Urlaub zu nehmen ist oder er gewährt wird, ist in Abstimmung mit dem Arbeitgeber zu definieren. Dieser muss bei seiner Planung, soweit als möglich die Wünsche und Interessen des Arbeitnehmers berücksichtigen (§ 7 Abs. 1 BUrlG).

Form: Mündlich, schriftlich, formlos oder Formular

Urlaubsantrag (© Ewe Degiampietro / fotolia.com)
Urlaubsantrag (© Ewe Degiampietro / fotolia.com)
Die Form und der Ablauf, wie Urlaub zu beantragen ist, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Das Gesetz schreibt keine besondere Form vor. Es lässt auch eine mündliche Absprache zu. Hier im Streitfall den Beweis zu erbringen, wird schwierig sein.

In größeren Unternehmen ist das Urlaubsmanagement mit elektronisch gestützten Workflows hinterlegt. Selbst die nachweisliche Kommunikation mittels E-Mail kann der Beweissicherung der (rechtzeitigen) Antragstellung und Genehmigung genügen.

Der Antrag ist zunächst bindend und darf nicht willkürlich vom Arbeitgeber abgelehnt werden. Dennoch muss ein genehmigter Antrag vorliegen, bevor der Arbeitnehmer die bezahlte Freizeit antritt.

Muster

Auf einem Vordruck zur Antragstellung auf Gewährung des Erholungsurlaubs sollten zumindest diese Daten aufscheinen:

  • Vor- und Nachname des Antragstellers (Arbeitnehmers)
    • Abteilung, ggf. Personalnummer
    • Privatadresse
  • Empfänger : Arbeitgeber, Vorgesetzter, sachbearbeitende Stelle (Personalbüro)
  • Anzahl der Urlaubstage (werktäglich, lt. Arbeitszeit im Unternehmen)
  • Erster Tag der Freistellung
  • Beendigung (erster Tag der Arbeitsaufnahme)
  • Bitte um Bestätigung
  • Signatur / Unterschrift

Frist: Wann muss ich Urlaub beantragen

In den meisten Unternehmen liegen dazu Verfahrensbeschreibungen (Handbücher, Dienstanweisungen) auf. Der Arbeitgeber hat Interesse daran, rechtzeitig informiert zu werden, damit er Personal und Produktion effektiv planen kann.

Für den Arbeitnehmer mag es eine gewisse Sicherheit bedeuten, wenn er bereits frühzeitig, nachweislich die Genehmigung seines Erholungsurlaubs in der Hand hält. Der Gesetzgeber sieht keine explizite Frist zur Einreichung und Genehmigung vor.

Genehmigung

Auch in dem Fall sieht das Gesetz keine verbindlichen Fristen vor. Es überlässt dem Arbeitgeber die Entscheidung, wie die Fristen im Unternehmen geregelt sind.

Genehmigungsfrist: Bis wann muss der Arbeitgeber reagieren?

Der Arbeitgeber unterliegt einer gesetzlich geregelten Fürsorge- und Schutzpflicht (§§ 617-619 BGB). Er wird deshalb aus diesem Aspekt dafür sorgen, dass sein Arbeitnehmer den ihm zustehenden Erholungsurlaub konsumieren kann. Im Normalfall kann man mit einer Entscheidung innerhalb von 10 Tagen rechnen.

Keine Rückmeldung auf Urlaubsantrag

Solange vom Arbeitgeber keine Rückmeldung kommt, gilt der Urlaub als nicht genehmigt. Würde ein Arbeitnehmer dennoch seinen Urlaub antreten, dann ist das mit unentschuldigtem Fehlen am Arbeitsplatz / Leistungsverweigerung gleichzusetzten. Schwere arbeits- und dienstrechtliche Folgen können die Konsequenz sein.

Allerdings hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit eine einstweilige Verfügung im Rechtsweg durchzusetzen. Bevor dieser Schritt gesetzt wird, ist das persönliche Gespräch, die rechtzeitige Urgenz, der einfachere, konfliktfreiere Weg.

Arbeitnehmer haben das Recht auf die Rücknahme ihres Urlaubsantrages, wenn vom Arbeitgeber die Genehmigung verspätet kommt und dadurch eine Veränderung der Verhältnisse eingetreten ist. Es könnte zum Beispiel das Urlaubsquartier schon vergeben sein.

Falls die Genehmigung rechtzeitig einlangt, dann ist der Urlaub für den Arbeitnehmer verbindlich. Eine Änderung ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber zustimmt.

Wann gilt der Urlaubsantrag als genehmigt?

Selbstverständlich kann eine Genehmigung auch mündlich erfolgen. In vielen kleineren Betrieben ist das auch die gängige Handlungsweise.

Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ist der Nachweis der Genehmigung oder Ablehnung in schriftlicher / elektronischer Form die sichere Variante. Liegt kein Nachweis vor, könnte sich der Arbeitgeber darauf berufen und ein unentschuldigtes Fernbleiben rekonstruieren.

Ablehnung

Ablehnung des Urlaubsantrags (© fizkes / fotolia.com)
Ablehnung des Urlaubsantrags (© fizkes / fotolia.com)
Der Arbeitnehmer hat das Recht auf bezahlten Erholungsurlaub. Insofern kann der Arbeitgeber diese Freistellung nicht ablehnen. Laut §7 BUrlG sind die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. 

Dennoch geht das Direktions- und Weisungsrecht des Arbeitgebers soweit, dass er über die zeitliche Lage in gewissem Ausmaß bestimmen kann. Der Rahmen, den ihm das Bundesurlaubsgesetz dazu einräumt:

  • der Erholungsurlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden
  • der Urlaub sollte zusammenhängend gewährt werden, wenn nicht dringende, persönliche und betriebliche Gründe dagegen sprechen
  • eine Übertragung in das nächste Jahr ist nur aus dringenden oder persönlichen Gründen möglich
  • Im Fall der Übertragung muss sichergestellt sein, dass der übertragene Urlaubsteil in den ersten drei Monaten des Jahres konsumiert wird

Wann darf der Arbeitgeber einen Urlaub ablehnen?

Der Arbeitgeber hat bei der Genehmigung des Urlaubs, die Wünsche des Arbeitnehmers in Bezug auf den Zeitraum zu berücksichtigen. Es gibt dennoch Gründe, die eine Ablehnung rechtfertigen:

  • Dringende betriebliche Angelegenheiten:
    • Bei Projekten, die laufen und die Anwesenheit des Arbeitnehmers in der aktuellen Phase erfordern. Eine Unterbrechung könnte für das Unternehmen hohe Verluste bedeuten.
    • Im Zeitraum einer allgemeinen Urlaubssperre, wenn sich das Unternehmen bspw. in einer kritischen Phase befindet, Aufträge zu finalisieren sind, Fusionen, Umstrukturierungen. In dem Zusammenhang wird auf das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§87 BetrVG) hingewiesen.
    • Bei einem Teilausfall ganzer Belegschaftsteile (Grippewelle, Wetter- und Umweltkatastrophen, etc.).
  • Soziale Gesichtspunkte:
    • Wenn sich die Urlaubswünsche überschneiden; das ist meist im Zeitraum der Schulferien, der Feiertage, an verlängerten Wochenenden der Fall. Die Urlaubsanträge häufen sich. Der Arbeitgeber hat unter sozialen Gesichtspunkten abzuwägen, wem er den Vorrang gibt.

Soziale Gesichtspunkte drücken sich dadurch aus, dass der Urlaub nur zu einem genau definierten Zeitraum genommen werden kann. Eine beispielhafte Auflistung für Vorrang aus sozialen Gründen: 

  • Eltern mit schulpflichtigen Kindern
  • Arbeitnehmer ohne Kinder, deren Partner Lehrer ist
  • chronische Erkrankungen zu gewissen Jahreszeiten
  • die Dauer der Betriebszugehörigkeit
  • das Alter des Arbeitnehmers

Wenn der Arbeitnehmer zur eher benachteiligten Personengruppe zählt (Single, ohne Kinder), dann wird der Arbeitgeber dennoch darauf zu achten haben, dass ein Ausgleich stattfindet.

Was kann man gegen eine Ablehnung tun?

Keinesfalls kann sich der Arbeitnehmer „selbst beurlauben“. Das ist nicht zulässig, eine Abmahnung und möglicherweise die Kündigung könnten die Folgen sein.

Der erste Schritt gegen eine Ablehnung vorzugehen, ist das Gespräch mit dem Arbeitgeber. Vielleicht liegen nur beiderseitige Missverständnisse vor, die kommunikativ zu beseitigen sind.

Wenn das nicht von Erfolg gekrönt ist, kann der Weg über das Arbeitsgericht beschritten werden. Das macht nur dann wirklich Sinn, wenn die Ablehnungsgründe des Arbeitgebers nicht wirklich greifen. In eiligen Fällen kann eine einstweilige Verfügung bewirkt werden, die nach rechtlicher Prüfung durch das Arbeitsgericht erlassen wird. Diese Verfügung ersetzt die Genehmigung des Arbeitgebers.

Muss man Urlaubsanträge aufbewahren?

Seitens des Arbeitgebers besteht keine besondere Aufbewahrungspflicht für Anträge, außer denen des laufenden Kalenderjahres (steuer- und handelsrechtliche Vorschriften).

Es besteht allerdings die Möglichkeit einen erlittenen Schaden innerhalb der Verjährungsfrist von 3 Jahren (§ 195 BGB) geltend zu machen. Insofern könnte ein Arbeitgeber Ansprüche wegen eines abgelehnten Urlaubs geltend machen (Reisestorno, etc.).

Schon aus diesem Grund empfiehlt sich die Verschriftlichung des gesamten Antrags- und Genehmigungsprozesses. Die Aufbewahrung sollte mindestens 3 Jahre betragen (Ablauf der Verjährungsfrist). Im Regelfall werden Personalakten ohnehin über diesen Zeitraum aufbewahrt, um für eventuelle Schadenersatzansprüche gerüstet zu sein.

Der gleiche Zeitraum gilt natürlich für Arbeitnehmer, die Kopien ihrer Anträge, Ablehnungen und Genehmigungen mit den zugehörigen Belegen aufbewahren und archivieren sollten.

Fachanwalt.de-Tipp: Rechtlich betrachtet gibt es keine Genehmigung „unter Vorbehalt“. Der Arbeitgeber kann seine Genehmigung nicht dadurch aufweichen, dass es momentan „ganz gut aussieht“. Das ist keine rechtssichere Genehmigung. Aus der Genehmigung muss klar ersichtlich sein, dass der Arbeitgeber mit Lage und Länge des beantragten Urlaubs einverstanden ist. Dabei ist der Schriftlichkeit Vorrang zu geben. Ohne Genehmigung – kein Urlaub.
Bei weiteren Fragen in diesem Kontext kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht konsultiert werden.



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