Urlaubsantrag – was ist bei der Antragstellung, Genehmigung oder Ablehnung zu beachten?

Von fachanwalt.de-Redaktion, letzte Aktualisierung am: 11. November 2020

Ihrem Traumurlaub steht nichts mehr im Wege? Sie haben alles geplant und organisiert. In 3 Wochen geht es los. Sie haben bei der Urlaubsplanung nichts vergessen? Nur den Urlaubsantrag. Der ist im Trubel der Ereignisse untergegangen. Dem Chef haben Sie Ihre Absicht ohnehin mitgeteilt. Das wird doch genügen, oder? Erfahren Sie hier, wann ein Antrag auf Urlaub gestellt werden muss, welche Form nötig ist und welche Möglichkeiten bestehen, wenn er abgelehnt wird.

Urlaubsantrag richtig stellen

Urlaubsantrag (© Ewe Degiampietro / fotolia.com)
Urlaubsantrag (© Ewe Degiampietro / fotolia.com)
Für den Urlaub – richtiger gesagt Erholungsurlaub – gibt es im Arbeitsrecht die gesetzliche Grundlage: das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Es regelt den Anspruch jedes Arbeitnehmers auf bezahlten Jahresurlaub.

Der Begriff Erholungsurlaub kommt nicht von ungefähr. Es ist eine Maßnahme, die dem Gesundheitsschutz und der Prävention dienen soll. Als solche schließt es Aktivitäten aus, die der Erholung widersprechen, z.B. eine andere Erwerbstätigkeit in der Zeit des Urlaubs. Den Anspruch auf Erholungsurlaub erwirbt der Arbeitnehmer nach 6 Monaten Beschäftigung im Unternehmen. Vor Ablauf dieser Frist, wird nur in Ausnahmefällen ein anteiliger Urlaub gewährt.

Die zeitliche Lage, wann ein Urlaub zu nehmen ist oder er gewährt wird, ist in Abstimmung mit dem Vorgesetzten zu definieren. Dieser muss bei seiner Urlaubsplanung - soweit möglich - die Urlaubswünsche und Interessen der Mitarbeiter berücksichtigen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Der Antrag ist zunächst bindend und darf nicht willkürlich vom Chef abgelehnt werden. Dennoch muss ein genehmigter Urlaubsantrag vorliegen, bevor der Arbeitnehmer die Urlaubstage antritt.

Frist: Wann muss ich Urlaub beantragen

In den meisten Unternehmen liegen dazu Verfahrensbeschreibungen (Handbücher, Dienstanweisungen) vor. Der Arbeitgeber hat Interesse daran, rechtzeitig informiert zu werden, damit er Personal und Produktion effektiv planen kann.

Für den Arbeitnehmer bringt es eine gewisse Sicherheit, wenn er bereits frühzeitig und nachweislich den genehmigten Urlaubsantrag in der Hand hält.

Der Gesetzgeber sieht keine explizite Frist zur Einreichung eines Urlaubsantrags vor.

Form

Die Form des Antrags und der Ablauf, wie Urlaub zu beantragen ist, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Das Gesetz schreibt keine besondere Regeln für den Urlaubsantrag vor. Es lässt sowohl einen formlosen Antrag als auch eine mündliche Absprache zu. Bei Letzterem im Streitfall den Beweis zu erbringen, wird schwierig sein. In größeren Unternehmen ist das Urlaubsmanagement mit elektronisch gestützten Workflows hinterlegt. Selbst die nachweisliche Kommunikation mittels E-Mail kann der Beweissicherung der (rechtzeitigen) Antragstellung und Urlaubsgenehmigung genügen.

Muster / Vorlage

Auf einem Vordruck eines Antrags auf Gewährung des Erholungsurlaubs sollten zumindest diese Angaben zu finden sein:

  • Vor- und Nachname des Antragstellers (Arbeitnehmers)
    • Abteilung, ggf. Personalnummer
    • Anschrift (Privatadresse)
  • Empfänger: Arbeitgeber, Vorgesetzter, sachbearbeitende Stelle (Personalbüro)
  • Anzahl der Urlaubstage (werktäglich, lt. Arbeitszeit im Unternehmen)
  • Erster Urlaubstag / Tag der Freistellung
  • Beendigung (erster Tag der Arbeitsaufnahme)
  • Bitte um Bestätigung
  • Signatur / Unterschrift

Für Ihren Urlaubsantrag können Sie unser kostenloses Muster als Word-Vorlage (doc.) verwenden:

Urlaubsantrag

Name:                     

Vorname:            

Adresse:          

 

Personal-Nr.     

 

An

Firma:               

Abteilung:        

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich Urlaub vom ________________ bis ________________ (Tage: _____)

Es handelt sich dabei um

x Erholungsurlaub

x Sonderurlaub wegen __________________________________________________

 

Ich bitte um Genehmigung des Urlaubs und eine schriftliche Bestätigung.

                                                             
Ort, Datum                                                                    Unterschrift des Antragstellers

 

Vermerk des Arbeitgebers

Der beantragte Urlaub

x wird genehmigt

x wird genehmigt von: __________bis __________

x wird nicht genehmigt

Begründung: ___________________________________________________________________________

 

Eine Änderung des oben genehmigten Urlaubs benötigt die Zustimmung des Arbeitgebers.


Ort, Datum                                                                    Unterschrift des Antragstellers

Sie können hier den Urlaubsantrag als Word Dokument herunterladen!

Sie können hier den Urlaubsantrag als pdf Dokument herunterladen!

Genehmigung

Auch in dem Fall sieht das Gesetz keine verbindliche Genehmigungsfrist vor. Es überlässt dem Arbeitgeber die Entscheidung, wie die Fristen im Unternehmen geregelt sind.

Genehmigungsfrist: Bis wann muss der Arbeitgeber reagieren?

Der Arbeitgeber unterliegt einer gesetzlich geregelten Fürsorge- und Schutzpflicht (§§ 617-619 BGB). Er wird deshalb aus diesem Aspekt dafür sorgen, dass sein Arbeitnehmer den ihm zustehenden Urlaubsanspruch verwirklichen kann. In der Regel kann man mit einer Entscheidung innerhalb von 10 Tagen rechnen.

Keine Rückmeldung auf Urlaubsantrag

Solange keine Rückmeldung auf den Urlaubsantrag kommt, gilt der Urlaub als nicht genehmigt. Würde ein Mitarbeiter dennoch seinen Urlaub antreten, dann ist das mit unentschuldigtem Fehlen am Arbeitsplatz / Leistungsverweigerung gleichzusetzten. Schwere arbeits- und dienstrechtliche Folgen können die Konsequenz sein.

Allerdings hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit eine einstweilige Verfügung im Rechtsweg durchzusetzen. Bevor dieser Schritt gesetzt wird, ist das persönliche Gespräch, die rechtzeitige Urgenz, der einfachere, konfliktfreiere Weg.

Arbeitnehmer haben das Recht auf die Rücknahme ihres Urlaubsantrages, wenn die Zusage verspätet kommt und dadurch eine Veränderung der Verhältnisse eingetreten ist. Es könnte zum Beispiel das Urlaubsquartier schon vergeben sein.

Falls die Genehmigung des Antrags rechtzeitig erfolgt, dann ist der Urlaub für den Arbeitnehmer verbindlich. Eine Änderung ist nur möglich, wenn der Vorgesetzte zustimmt.

Wann gilt der Urlaubsantrag als genehmigt?

Selbstverständlich kann eine Urlaubsgenehmigung auch mündlich erfolgen. In vielen kleineren Betrieben ist das auch die gängige Handlungsweise.

Fachanwalt.de-Tipp: Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ist der Nachweis der Urlaubsgenehmigung oder -ablehnung in schriftlicher / elektronischer Form die sichere Variante. Liegt kein Nachweis vor, könnte sich der Vorgesetzte darauf berufen und ein unentschuldigtes Fernbleiben rekonstruieren.

Ablehnung

Ablehnung des Antrags (© fizkes / fotolia.com)
Ablehnung des Antrags (© fizkes / fotolia.com)
Der Arbeitnehmer hat das Recht auf bezahlten Erholungsurlaub. Insofern kann der Arbeitgeber diese Freistellung nicht ablehnen. Laut §7 BUrlG sind die Urlaubswünsche und Belange der Belegschaft zu berücksichtigen. 

Dennoch geht das Direktions- und Weisungsrecht des Arbeitgebers soweit, dass er über die zeitliche Lage in gewissem Ausmaß bestimmen kann. Der Rahmen, den ihm das Bundesurlaubsgesetz dazu einräumt:

  • der Erholungsurlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden (Jahresurlaub)
  • die Urlaubstage sollten zusammenhängend gewährt werden, wenn nicht dringende, persönliche und betriebliche Gründe dagegen sprechen
  • eine Übertragung des Urlaubsanspruchs in das nächste Jahr ist nur aus dringenden oder persönlichen Gründen möglich
  • Im Fall der Übertragung muss sichergestellt sein, dass der übertragene Urlaubsteil in den ersten drei Monaten des Jahres konsumiert wird

Wann darf der Chef einen Urlaub ablehnen?

Der Arbeitgeber hat die Wünsche des Arbeitnehmers in Bezug auf den Zeitraum des Urlaubs zu beachten. Es gibt dennoch Gründe, die eine Antragsablehnung rechtfertigen:

  • Dringende betriebliche Angelegenheiten:
    • Bei Projekten, die laufen und die Anwesenheit des Mitarbeiters in der aktuellen Phase erfordern. Eine Unterbrechung könnte für das Unternehmen hohe Verluste bedeuten.
    • Im Zeitraum einer allgemeinen Urlaubssperre, wenn sich das Unternehmen bspw. in einer kritischen Phase befindet, Aufträge zu finalisieren sind, Fusionen, Umstrukturierungen. In dem Zusammenhang wird auf das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG) hingewiesen.
    • Bei einem Teilausfall ganzer Teile der Belegschaft (Grippewelle, Wetter- und Umweltkatastrophen, etc.).
  • Soziale Gesichtspunkte:
    • Wenn sich die Urlaubswünsche überschneiden; das ist meist im Zeitraum der Ferien / Schulferien, der Feiertage, an verlängerten Wochenenden der Fall. Die Urlaubsanträge häufen sich. Der Arbeitgeber hat unter sozialen Gesichtspunkten abzuwägen, wem er den Vorrang gibt.

Soziale Gesichtspunkte drücken sich dadurch aus, dass der Urlaub nur zu einem genau definierten Zeitraum genommen werden kann. Eine beispielhafte Auflistung für Vorrang aus sozialen Gründen: 

  • Eltern mit schulpflichtigen Kindern
  • Arbeitnehmer ohne Kinder, deren Partner Lehrer ist
  • chronische Erkrankungen zu gewissen Jahreszeiten
  • Dauer der Betriebszugehörigkeit
  • Alter des Arbeitnehmers

Wenn der Arbeitnehmer zur eher benachteiligten Personengruppe zählt - z.B. Single, ohne (schulpflichtige) Kinder -, dann wird der Arbeitgeber dennoch darauf zu achten haben, dass ein Ausgleich stattfindet.

Was kann man gegen eine Ablehnung tun?

Keinesfalls kann sich der Mitarbeiter „selbst beurlauben“. Das ist nicht zulässig, so dass eine Abmahnung und möglicherweise die Kündigung könnten die Folgen sein.

Der erste Schritt gegen eine Absage vorzugehen, ist eine Anfrage und ein Gespräch mit dem Chef. Vielleicht liegen nur beiderseitige Missverständnisse vor, die kommunikativ zu beseitigen sind.

Wenn das nicht von Erfolg gekrönt ist, kann der Weg über das Arbeitsgericht beschritten werden. Das macht nur dann wirklich Sinn, wenn die Ablehnungsgründe nicht wirklich greifen. In eiligen Fällen kann eine einstweilige Verfügung bewirkt werden, die nach rechtlicher Prüfung durch das Arbeitsgericht erlassen wird. Diese Verfügung ersetzt die Urlaubsgenehmigung.

Muss man Urlaubsanträge aufbewahren?

Seitens des Arbeitgebers besteht keine besondere Aufbewahrungspflicht für Anträge, außer denen des laufenden Kalenderjahres (steuer- und handelsrechtliche Vorschriften).

Es besteht allerdings die Möglichkeit einen erlittenen Schaden innerhalb der Verjährungsfrist von 3 Jahren (§ 195 BGB) geltend zu machen. Insofern könnten Ansprüche wegen eines abgelehnten Urlaubs geltend gemacht werden (Reisestorno, etc.).

Schon aus diesem Grund empfiehlt sich die Verschriftlichung des gesamten Antrags- und Genehmigungsprozesses. Die Aufbewahrung sollte mindestens 3 Jahre betragen (Ablauf der Verjährungsfrist). In der Regel werden Personalakten ohnehin über diesen Zeitraum aufbewahrt, um für eventuelle Schadenersatzansprüche gerüstet zu sein.

Der gleiche Zeitraum gilt natürlich für Arbeitnehmer, die Kopien ihrer Anträge und der darauffolgenden Rückmeldungen mit den zugehörigen Belegen aufbewahren und archivieren sollten.

Fachanwalt.de-Tipp: Rechtlich betrachtet gibt es keine Zustimmung „unter Vorbehalt“. Der Arbeitgeber kann seine Zusage nicht dadurch aufweichen, dass es momentan „ganz gut aussieht“. Das ist keine rechtssichere Genehmigung. Es muss klar ersichtlich sein, dass der Vorgesetzte mit Lage und Länge des beantragten Urlaubs einverstanden ist. Dabei ist der Schriftlichkeit Vorrang zu geben. Bei weiteren Fragen in diesem Kontext kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht konsultiert werden.



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