Bewerbungsunterlagen – was gehört alles dazu? Tipps zur Bewerbung und dem Lebenslauf

Was ist eine Dritte Seite? Wie sollte der Lebenslauf aufgebaut sein? Was gilt es, bei einer Online-Bewerbung zu beachten? Auf den Versand ihrer Bewerbungsunterlagen sollten sich Bewerber stets sorgfältig vorbereiten.

Bewerbungsunterlagen – was gehört dazu?

Mit den Bewerbungsunterlagen schafft es der Kandidat im besten Fall, gleich zu Beginn einen ersten positiven Eindruck zu hinterlassen. Die Bewerbungsmappe kann also durchaus als eine Visitenkarte angesehen werden. Daher ist es wichtig, sich mit dem Erstellen der Bewerbungsunterlagen ausreichend Zeit zu nehmen und hier größtmögliche Sorgfalt walten zu lassen. Die Bewerbungsunterlagen setzen sich dabei üblicherweise aus Folgenden Einzeldokumenten zusammen:

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  Bewerbungsunterlagen (© Stockfotos-MG / fotolia.com)Anschreiben
• Lebenslauf
• Deckblatt (optional)
• Dritte Seite (optional)
• Arbeitszeugnisse / Ausbildungszeugnisse
• Bewerbungsfoto

Zudem sollte individuell darauf eingegangen werden, wenn weitere Unterlagen gewünscht sind, beispielsweise eine Kopie des Führerscheins, eine Kopie des Führungszeugnisses oder Nachweise über Fortbildungen, die für den konkreten Job relevant sind.

Anschreiben

Mit dem Anschreiben soll der Personaler motiviert werden, den Kandidaten zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch einzuladen. Im Anschreiben stellt sich der Bewerber genauer vor, schreibt über seine Fähigkeiten und nennt die Gründe für die Bewerbung. Ziel ist es, möglichst passend zu beschreiben, warum gerade man selbst besonders gut für diese Stelle geeignet ist.

Bewerbungsunterlagen Deckblatt

Das Deckblatt in den Bewerbungsunterlagen ist optional, muss also nicht zwingend hinzugefügt werden. Es soll vor allem für einen Wiedererkennungswert sorgen und kann den Gesamteindruck der Bewerbung positiv abrunden. Zudem kann das Bewerbungsfoto auf dem Deckblatt integriert werden, was mehr Platz auf dem Lebenslauf schafft. Ansonsten können auf dem Deckblatt die Kontaktdaten des Bewerbers, die Nennung der angestrebten Position und auch eine Inhaltsangabe festgehalten werden. Dies sind die wichtigsten Bestandteile eines Deckblatts. Da es sich um einen optionalen Bestandteil der Bewerbung handelt, können individuell auch noch weitere Punkte, soweit sinnvoll, hinzugefügt werden. Überladen sollte das Deckblatt jedoch nicht wirken.

Lebenslauf

Der Lebenslauf ist ein zentraler Teil jeder Bewerbung. Entsprechend sorgfältig sollte er erstellt werden. Als Standard hat sich dabei heute der tabellarische Lebenslauf etabliert, der sich auf maximal zwei DIN-A4-Seiten erstrecken sollte. Ausnahmen bilden sehr erfahrene Fachkräfte und Manager, die schon über eine mehrjährige Berufserfahrung verfügen und somit bereits entsprechende Erfolge und Erfahrungen präsentieren können. Hier können es auch drei Seiten sein. Ebenso wie das Anschreiben, wird auch der Lebenslauf handschriftlich unterschrieben. In der Bewerbungsmappe liegt der Lebenslauf an erster Position, bzw. an zweiter, sollte ein optionales Deckblatt Teil der Bewerbung sein. Aufbauen lässt sich der Lebenslauf nach dieser üblich gewordenen Struktur:

• Überschrift („Lebenslauf“) und Name
• Persönliche Angaben (und Bewerbungsfoto, falls dieses nicht schon auf Deckblatt integriert wurde)
• Beruflicher Werdegang (Berufserfahrung)
• Ausbildung / Studium / Schule
• Praktika / Weiterbildungen / Zusatzqualifikationen
• Persönliche Interessen und Hobbys
• Ort, Datum und Unterschrift

Bei der Erstellung eines Lebenslaufs hat sich mittlerweile zudem die sogenannte amerikanische Form etabliert. Die Reihenfolge der beruflichen Stationen wird also antichronologisch wiedergegeben, die jüngsten Stationen stehen also an erster Stelle. Die Zeitangaben erfolgen im Format MM/JJJJ – MM/JJJJ und stehen stets links, rechts werden dann die einzelnen Berufsstationen angegeben. Es gilt dabei, Lücken im Lebenslauf zu vermeiden. Zeitspannen ab drei Monaten zwischen zwei Stationen werden als Lücken angesehen und sollten erklärt werden.

Dritte Seite

Die dritte Seite ist auch bekannt als Motivationsschreiben oder Kurzprofil. Ziel ist es, mit dieser extra Seite dem Personaler noch einmal in Kürze und Übersichtlichkeit die eigene Motivation darzustellen. Der Leser soll noch einmal einen schnellen Überblick über die Motivation des Bewerbers, dessen Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrungen erhalten. Die Dritte Seite ist nicht unumstritten, denn im Prinzip handelt es sich nur um eine Zusammenfassung der Angaben aus Lebenslauf, Zeugnissen und Anschreiben, so dass generell eine Dopplung vorliegt. Jedoch haben in vielen Unternehmen die Personaler kaum Zeit, Bewerbungen intensiv zu lesen, hier muss es schnell gehen und die wesentlichen Punkte müssen möglichst sofort ins Auge fallen. Und hierbei kann sich eine Dritte Seite durchaus als vorteilhaft erweisen. Sie gibt markante Aufzählungspunkte wieder, wird daher gut wahrgenommen, weckt die Neugier des Lesers und vermittelt einen wichtigen Eindruck vom Bewerber.

Die Dritte Seite kann optional der Bewerbung hinzugefügt werden, ist also kein Muss. Entscheidet man sich dafür, wird sie an dritter Stelle in den Bewerbungsunterlagen einsortiert, nach Anschreiben und Lebenslauf. Der dritten Seite folgen dann die Arbeitszeugnisse.

• Meine Motivation für die Stelle

• Was Sie über mich wissen sollten

• Meine bisherigen Erfolge

• Warum ich mich bewerbe

Die Überschrift sollte den Schwerpunkt der Dritten Seite wiedergeben.

Motivationsschreiben

Bewerbungsmappe (© Ehrenberg-Bilder / fotolia.com)Das Motivationsschreiben ist auch unter dem Begriff der Dritten Seite bekannt. Bei einer Jobbewerbung spielt es hierzulande meist noch eine eher untergeordnete Rolle, kann jedoch gerade bei Bewerbungen um Stipendien und Studienplätze sinnvoll sein. Das Motivationsschreiben ist eine freiwillige Ergänzung der Bewerbungsunterlagen und folgt bei der Einsortierung in die Mappe auf den Lebenslauf. Diese Form der Dritten Seite dient dazu, noch einmal die Motivation des Bewerbers in den Fokus zu stellen. Es können zusätzliche Argumente für den Kandidaten vorgebracht werden, für die im Anschreiben kein Platz mehr war. Auch können besonders wichtige Stationen im Lebenslauf noch einmal hervorgehoben werden, um die Eignung des Bewerbers zu unterstreichen.

Das Motivationsschreiben kann wahlweise als Fließtext oder in Stichpunkten verfasst werden. Im Anschreiben wird also mehr darauf geachtet zu unterstreichen, warum man sich für die Stelle eignet, im Motivationsschreiben sollte der Fokus darauf liegen, warum man die Stelle haben möchte.

Kurzprofil

Das Kurzprofil dient dazu, dem Personaler einen schnellen Überblick über die Kompetenzen des Kandidaten und dessen Vielfältigkeit zu liefern. Hier können auch Fähigkeiten genannt werden, die vielleicht nicht auf den ersten Blick im Zusammenhang mit dem neuen Berufsfeld stehen und daher im Lebenslauf nicht genannt wurden. Die Persönlichkeit des Bewerbers wird hier in den Vordergrund gestellt. Es können Soft Skills, Fachkenntnisse, Erfolge und besondere Erfahrungen eingebracht werden. Da das Kurzprofil eine Variante der Dritten Seite ist, neben dem Motivationsschreiben, wird es ebenso wieder nach dem Anschreiben und dem Lebenslauf in der Bewerbungsmappe einsortiert.

Projektliste

Beim Lebenslauf wird immer wieder betont, dass dieser bestenfalls nicht länger als zwei Seiten sollte. Bewerber, die häufig wechselnde Projekteinsätze vorzuweisen haben, stellt das nicht selten vor ein Problem, denn ihr Lebenslauf kann schnell einmal das fünffache an Seiten umfassen. Zu den Berufen, in denen oftmals projektbasiert gearbeitet wird, gehören beispielsweise Architekten oder Ingenieure. Natürlich möchte man jedes Projekt gern erwähnen, in dem man sich beweisen konnte. Wurden hier doch jeweils ganz eigene Kompetenzen gefordert. Man möchte also dem Personaler möglichst alle wichtigen Daten liefern, ihn jedoch nicht mit Informationen überfluten. Daher kann neben dem Lebenslauf noch eine Projektliste zu den Bewerbungsunterlagen hinzugefügt werden.

Der Lebenslauf gibt dann alle wesentlichen Punkte wieder, also etwa die täglichen internen Aufgaben und die wiederkehrenden Projekttätigkeiten. In der Projektliste widmet man sich dann den Details. Die Projektliste sollte dabei wie der Lebenslauf antichronologisch aufgebaut werden. In eine Projektliste aufgenommen werden können folgende Punkte:

• Laufzeiten der einzelnen Projekte
• Jeweilige Projektbeschreibung
• Alle beteiligten Unternehmen
• Die eigene Rolle des Bewerbers im jeweiligen Projekt
• Stichpunktartige Detailinformationen

Die Projektliste folgt in den Bewerbungsunterlagen auf den Lebenslauf.

Publikationen / Weiterbildungen

Publikationen gehören zu den beruflichen Erfolgen, die natürlich auch in den Bewerbungsunterlagen nicht unerwähnt bleiben sollten. Genannt werden dafür Monat und Jahr der Veröffentlichung, dazu der Titel und das Medium, in dem die Publikation veröffentlicht wurde. Handelt es sich um eine Publikation in einer Zeitschrift, wird auch die genaue Seitenzahl genannt. Um den Lebenslauf übersichtlich zu halten, kann die Dritte Seite dazu genutzt werden, um auf Publikationen aufmerksam zu machen.

Auch absolvierte Weiterbildungen sollten in der Bewerbung genannt werden, unterstreichen sie doch die berufliche Neugier und Lernbereitschaft des Bewerbers. Zu den nennenswerten Weiterbildungen gehören u.a.:

• Umschulungen
• Berufsqualifizierende Weiterbildungen
• Seminare
• Workshops
• Fortbildungen
• Anerkannte Sprachzertifikate
• EDV-Kurse

Wird eine Weiterbildung in der Bewerbung erwähnt, sollte auch ein entsprechendes Zertifikat beigelegt werden. Es ist ratsam, nur solche Weiterbildungen zu nennen, die für die betreffende Stelle auch relevant sind oder durch die sich eine zeitliche Lücke im Lebenslauf erklären lässt. Die Weiterbildungen können im Lebenslauf aufgelistet werden.

Bewerbungsunterlagen – Anhang

Zu den typischen Anlagen einer Bewerbung gehören Arbeitszeugnisse, Zertifikate, beglaubigte Übersetzungen von wichtigen Zeugnissen und Empfehlungsschreiben. Durch die Anlagen sollen die Kompetenzen des Bewerbers unterstrichen werden. Bewerber mit sehr viel Berufserfahrung, vielen Referenzen und absolvierten Praktika, sollten sich darauf beschränken, nur die Anlagen beizufügen, die für die jeweilige Stelle wirklich relevant sind. Durch Anlagen lassen sich zudem Angaben im Lebenslauf belegen.

Richtige Reihenfolge

Es hat sich eine standardisierte Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen etabliert. Üblicherweise werden die Unterlagen in folgender Reihenfolge angeordnet:

• Bewerbungsschreiben
• Deckblatt (optional)
• Lebenslauf
• Dritte Seite (Motivationsschreiben / Kurzprofil / Projektliste)
• Zeugnisse & Zertifikate

Aufbewahrungsfrist

Sollte einem Bewerber abgesagt werden, besteht die Pflicht des Unternehmens, die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach der Versendung der Absage vollständig datenschutzkonform zu vernichten. Diese Pflicht besteht bei elektronischen Unterlagen ebenso wie bei Bewerbungsunterlagen in Papierform.

Bewerbungsunterlagen online

Die Bewerbungsunterlagen online zu versenden wird immer mehr zum Standard. Dabei sollte darauf geachtet werden, nicht jedes Dokument als einzelne Datei im Anhang zu verschicken. Kein Personaler hat die Zeit, unzählige Dateien zu öffnen. Die Daten sollten daher in einer PDF-Datei zusammengefasst werden. Lebenslauf, Anschreiben und Anhänge können mit einem PDF-Editor, der auch kostenlos im Netz zur Verfügung steht, zusammengefügt werden. Die Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen bei einer Online-Bewerbung entspricht der bei einer klassischen Bewerbungsmappe. Sehr ratsam ist es, für den Versand der Bewerbung eine seriöse E-Mail-Adresse zu verwenden, bestenfalls mit dem eigenen Vor- und Zunamen.

Individuelles Anschreiben

Im Netz lassen sich mittlerweile zahllose Vorlagen und Muster finden. Diese Vorlagen, insbesondere die Anschreiben, sind jedoch nicht individuell, sondern sind so geschrieben, dass sie möglichst viele Bewerber einer bestimmten Branche ansprechen. Dabei bietet gerade das Anschreiben die Möglichkeit, sich mit Individualität von anderen Bewerbern abzuheben. In jedem Fall sollten daher individuelle Argumente vorgebracht werden, denn kein Bewerber ist wie der andere und eine standardmäßige Vorlage wird einem guten Bewerber einfach nicht gerecht.

Inhalt der Online-Bewerbung

Die digitale Bewerbungsmappe enthält dieselben Unterlagen wie die Bewerbungsmappe in gedruckter Form. Die Online-Bewerbung wird im Anhang einer E-Mail an das Unternehmen verschickt. Die Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen bei einer Online-Bewerbung entspricht dabei der Reihenfolge bei einer klassischen Bewerbungsmappe. Also: Anschreiben, Deckblatt, Lebenslauf und schließlich Zeugnisse und Zertifikate.

Die relevanten Unterlagen werden der E-Mail als Anhang beigefügt. Es ist also nicht nötig, noch einmal ein ausführliches Anschreiben in der E-Mail zu verfassen. Hier genügt ein kurzer Text, beispielsweise:

„Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

anbei übersende ich Ihnen meine vollständigen Bewerbungsunterlagen. Sollten weitere Dokumente erwünscht oder noch Fragen offen sein, stehe ich Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

….“

Bewerbungsunterlagen PDF

Es ist üblich, die eigentlichen Bewerbungsunterlagen gesammelt in einer PDF-Datei im Anhang zu verschicken. Diese eine PDF-Datei sollte alle Bewerbungsunterlagen und Anhänge enthalten. So behält sich die Bewerbung ihre Übersichtlichkeit und der Personaler muss nicht zahllose einzelne Dateien öffnen, wozu in der Regel die Zeit fehlt. PDF-Dateien lassen sich zudem leicht öffnen. Als maximale Größe werden 2,5 MB empfohlen.