Was ist ein Ehrenamtsvertrag? - Wissenswertes zum Inhalt

Von fachanwalt.de-Redaktion, letzte Aktualisierung am: 17. Januar 2022

Laut einer Befragung (Deutsche Freiwilligensurvey; DFS) sind 43 % der Personen über 14 Jahre in der einen oder anderen Form ehrenamtlich tätig. Es ist eine Tätigkeit, die nicht auf materiellen Gewinn ausgerichtet ist, denn eine Vergütung ist nicht vorgesehen. Dennoch hat der / die ehrenamtlich Tätige, abhängig von der Organisation und Aufgabe, Pflichten, aber auch zustehende Rechte. Ein Ehrenamtsvertrag dient dazu, diese zur Sicherheit beider Parteien zu regeln und abzusichern.

Entwicklung des Ehrenamts

Ehrenamtsvertrag (© magele-picture – stock.adobe.com)
Ehrenamtsvertrag (© magele-picture – stock.adobe.com)
Die Ehrenmänner im alten Rom (Honores) mögen wohl jene Personengruppe gewesen sein, deren Bestehen für die nächsten Generationen am besten dokumentiert ist. Damals galt das Ehrenamt als öffentliches / politisches Amt. Demgemäß war bspw. kein Geringerer als Julius Cäsar ehrenamtlich tätig. Doch die Zeiten haben sich geändert.

Im Zuge der Industrialisierung des 18. und 19. Jahrhunderts entstanden, bedingt durch die sich ausbreitende Armut und wirtschaftliche Not, Organisationen, die es sich zur Aufgabe machten, die Situation zu lindern. Das „Ehrenamt“ war geboren, die dort tätigen Personen verrichteten ihren Dienst unentgeltlich.

So waren z. B. die „Vaterländischen Frauenvereine vom Roten Kreuz“ Vorläufer des Deutschen Roten Kreuzes (DRK). Damals war es bürgerlichen Frauen verboten, berufstätig zu sein. So blieb ihnen als einzig sinnvolle Möglichkeit, sich in die Gesellschaft einzubringen, die unentgeltliche ehrenamtliche Tätigkeit.

In heutiger Zeit erlebt das Ehrenamt eine neue Blüte. Immer wenn die staatlichen Organisationen an die Grenzen des Möglichen stoßen, um die sozialen Leistungen für die Bevölkerung in vollem Umfang zu erbringen (zu finanzieren), sind es die ehrenamtlich tätigen Menschen, die sich der Aufgabe annehmen und damit einen nicht unwesentlichen Beitrag zur sozialen Sicherheit der Bevölkerung leisten.

Wofür braucht man einen Ehrenamtsvertrag?

Vertrag (© KukiLadrondeGuevara – stock.adobe.com)
Vertrag (© KukiLadrondeGuevara – stock.adobe.com)
Die Frage ist, ob es für eine Tätigkeit, die unentgeltlich erfolgt, eines Vertragswerkes bedarf. Es handelt sich doch in keinem Fall um ein klassisches Arbeitsverhältnis und unterliegt deshalb auch nicht den geltenden gesetzlichen Regelungen. Dennoch sind wichtige Fragen zu klären:

  • In welcher Form ist die ehrenamtlich tätige Person versichert (Unfall, Haftung)?
  • Welche Regelungen bestehen hinsichtlich einer möglichen Aufwandsentschädigung?
  • Welche konkreten Aufgaben sind in welcher Form zu erledigen?
  • Sind Sachmittel zur Unterstützung bei der ehrenamtlichen Tätigkeit vorgesehen (KFZ, PC, Smartphone, …)?
  • Gibt es eine Regelung zu Dienstzeiten, Bereitschaftsdiensten etc.?
  • Beginn, Laufzeit und Ende des Ehrenamts.
  • Konsequenzen bei Verstoß gegen die Regeln (bspw. Statuten des Vereins).

Der Ehrenamtsvertrag unterscheidet sich von einem normalen Arbeitsvertrag in wesentlichen Punkten:

  • Es handelt sich um eine unentgeltliche Tätigkeit und somit besteht für die Trägerorganisation nicht die Verpflichtung zur Beschäftigung nach BGB und SGB.
  • Demzufolge unterliegt der / die ehrenamtlich tätige Person auch keinem gesetzlichen Weisungs- oder Direktionsrecht, wie es § 106 der GewO vorsieht, denn immerhin erfolgt die Leistungserbringung nach dem Grundsatz der Freiwilligkeit.
  • Eine ehrenamtliche Tätigkeit orientiert sich am Gemeinwohl und kaum am eigenen Nutzen. Der Dienst wird für die Gemeinschaft erbracht, für Menschen, die Hilfe und Unterstützung brauchen.

Regelungsgehalt

Im Folgenden finden Sie im Überblick den Regelungsgehalt eines Ehrenamtsvertrags:

  • Das Tätigkeitsverhältnis: kein Arbeits- oder Gefälligkeitsverhältnis.
  • Die Tätigkeit: Sie ist nicht zum Zwecke des Erwerbs vorgesehen.
  • Aufwandsentschädigung: Höhe und die Anlassfälle z.B. ist die Aufwandsentschädigung nicht für den Vorstand vorgesehen.
  • Unterschied zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb: Die Darstellung, dass die Tätigkeit nicht für einen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erfolgt.

Bezugspunkte

Es besteht keine gesetzliche / rechtliche Verpflichtung zur Errichtung eines Ehrenamtsvertrags. Dennoch ist so ein Vertragswerk zumindest bei aufwendigen und auf längere Dauer vorgesehenen Engagements zu empfehlen.

Regelung zur Aufwandsentschädigung

Eine Aufwandsentschädigung ist eine freiwillige Leistung der Trägerorganisation und hat den Charakter einer Anerkennung für das Engagement. Es besteh kein Anspruch darauf. Bei Zutreffen der Voraussetzungen sind Teile der Aufwandsentschädigung steuerfrei. Um in den Genuss der Steuerbefreiung zu kommen, sind entsprechende Nachweise (Belege) vorzulegen, da eine Pauschalierung nicht vorgesehen ist. Die Inhalte unterscheiden sich abhängig von der Trägerorganisation und deren Bestimmung.

Anspruch auf Übungsleiterpauschale

Bei Zutreffen bestimmter Voraussetzungen kann die Vergütung einer ehrenamtlichen Tätigkeit erfolgen. Die Steuerfreigrenze liegt in dem Fall bei € 3000, -- pro Kalenderjahr. Die Grundlage bildet § 3 Nr. 26 EstG. Demnach sind folgende Tätigkeiten steuerbegünstigt:

  • Geld (© AKhodi – stock.adobe.com)
    Geld (© AKhodi – stock.adobe.com)
    Übungsleiter
  • Ausbildungsleiter
  • Erzieher / Betreuer

Diese Tätigkeiten sind dadurch gekennzeichnet, dass ihr Ziel die Entwicklung geistiger und körperlicher Fähigkeiten ist, indem die freiwillig Tätigen durch persönlichen Kontakt Einfluss darauf nehmen.

Ehrenamtspauschale vorgesehen?

Es handelt sich dabei um einen Steuerfreibetrag in der Höhe von € 840, -- jährlich, wenn die Tätigkeit in einer Einrichtung zur „Förderung gemeinnütziger, mildtätiger und kirchlicher Zwecke“ erfolgt. Es entfallen in diesen Fällen auch die Sozialversicherungsbeiträge.

Versicherungsschutz und ehrenamtliche Tätigkeit

Im Folgenden finden Sie im Überblick Regelungen zum Versicherungsschutz im Rahmen einer ehrenamtlichen Tätigkeit:

  • Unfallversicherung: Ehrenamtlich Tätige sind im Rahmen der gesetzlichen Unfallversicherung versichert, unabhängig ob ihr Einsatz durch einen Vertrag geregelt ist oder nicht. Ähnlich wie beim „normalen“ Dienstverhältnis greift der Versicherungsschutz nur dann, wenn der Unfall am Arbeitsort (Ort der Verrichtung) oder auf dem Hin- oder Rückweg zum Einsatzort passiert. Der Ehrenamtsvertrag sollte einen Hinweis auf den Abschluss einer privaten Unfallversicherung enthalten (vor allem bei eher körperlich riskanten Tätigkeiten wie Einsatz als Feuerwehrmann, Rettungsschwimmer, Bergretter, etc.).  
  • Haftpflichtversicherung: Sie haftet für Schäden, die ehrenamtlich Tätige an anderen (fremden) Sachen verursachen oder wenn Personen zu Schaden kommen. In der Regel ist für die Haftung die ehrenamtlich tätige Person zuständig. Die Möglichkeit von zusätzlichen Regressansprüchen im Falle grober Fahrlässigkeit und Vorsatz sollte im Ehrenamtsvertrag Erwähnung finden.

Rechte und Pflichten

Auch eine ehrenamtliche Tätigkeit ist gekennzeichnet durch gegenseitige Rechte und Pflichten, die allerdings nicht wie bei einem regulären Arbeitsverhältnis gesetzlichen Regelungen unterliegen. Die Durchsetzung und mögliche Konsequenzen sind im Rahmen des Privatrechts zu klären. Der Ehrenamtsvertrag ist eine rein privatrechtliche Vereinbarung, die belegt, dass beide Parteien vor Aufnahme der Tätigkeit die darin vereinbarten Rechte und Pflichten verstanden und diesen zugestimmt haben.

Kündigung der ehrenamtlichen Tätigkeit

Eine Kündigungsfrist auf gesetzlicher Grundlage ist nicht vorgesehen, deshalb ist die Tätigkeit jederzeit zu beenden (beide Seiten). Der Vertrag verliert damit seine Gültigkeit. Es ist allerdings möglich, eine anderslautende Vereinbarung im Vertrag aufzunehmen.

Grundlagen und konkrete Inhalte eines Ehrenamtsvertrags

  • Das Rechtsverhältnis orientiert sich an den §§ 662 BGB (unentgeltlicher Auftrag).
  • Der / die ehrenamtlich Tätige kann von Weisungen der Trägerorganisation abweichen, wenn er annehmen kann, dass es im Sinne des Auftraggebers ist. Eine zeitgerechte Mitteilung darüber ist vorgesehen, wenn es die Umstände erlauben. Die Wartezeit auf eine Entscheidung entfällt, wenn der Aufschub Schäden an Sachen oder Personen wahrscheinlicher macht.
  • Ein Passus über die Beendigung ggf. zu Kündigungsfristen sollte nicht fehlen.
  • Ehrenamtlich Tätige müssen mit Ihrem persönlichen Vermögen für Schäden (Personen, Sachen) aufkommen, für die sie im Zuge ihrer Tätigkeit verantwortlich zu machen sind.
  • Aufwendungen, die für die Ausführung der Tätigkeit unerlässlich sind, hat der Auftraggeber zu ersetzen (§ 670 BGB).
  • Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht den Regelungen nach dem Mindestlohngesetz unterworfen.
  • Die Ehrenamtspauschale (€ 840,-- gilt für alle nebenberuflichen Tätigkeiten, sofern ihre Erbringung im Auftrag von öffentlichen oder gemeinnützigen Einrichtungen erfolgt. Als nebenberuflich gilt jede Tätigkeit, die maximal ein Drittel der Arbeitszeit einer Vollerwerbsbeschäftigung ausmacht.

Inhalte eines Ehrenamtsvertrages

Die folgende musterhafte Aufstellung ist an die gegebenen organisatorischen / rechtlichen Verhältnisse anzupassen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Inhalt

Erklärung

  1. Personen des Vertrages
  • Trägerorganisation (Verein / Stiftung / Organisation); verantwortliche Person (Auftraggeber).
  • Auftragnehmer (ehrenamtlich Tätige/r).
  1. Inhalt des Auftrages
  • Hinweis auf unentgeltliche Leistungserbringung.
  • Zeitliche Inanspruchnahme.
  • Keine Begründung eines Arbeitsvertrages (§§ 611. 611a BGB).
  • Keine Ansprüche auf mögliche Übernahme in ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis.
  1. Weisungsrecht, Arbeitszeiten, betriebliche Ordnung
  • Die Verrichtung der Tätigkeiten erfolgt nach den Weisungen des Auftraggebers oder eines von ihm Bevollmächtigten.
  • Die individuellen Zeiten sind im gemeinsamen Einvernehmen festzulegen.
  • Während der ehrenamtlichen Tätigkeit hat der Auftragnehmer ggf. die betriebliche Ordnung (z. B. Hausordnung) zu beachten.
  1. Ende und Kündigung
  • Die Kündigung des Vertrages ist von beiden Seiten möglich. Optional:
    • Eine Kündigungsfrist von …. Wochen / Monaten ist vorgesehen.
    • Die Kündigung bedarf der Schriftform.
  1. Haftung
  • Der Auftragnehmer haftet für Schäden, die er während der Verrichtung verursacht und die im eigenen Verschulden liegen.
  • Optional: Ausgenommen davon sind Schäden, die durch die gesetzliche Unfallversicherung ohnehin gedeckt sind.
  1. Aufwandsersatz
  • Dem Auftragnehmer sind die Auslagen, die im Zuge der Verrichtung anfallen und durch Belege nachgewiesen sind, zu ersetzen. Eine Abstimmung mit dem Auftraggeber ist erforderlich.
  • Ist dies nicht möglich, ist eine Begründung für die Kosten erforderlich.
  • Optional: Pauschalierung (in der Höhe der tatsächlichen Kosten).
  1. Datenschutz
  • Der Vertrag ist unter Berücksichtigung der Vorgaben des Datenschutzes (DSGVO) errichtet und orientiert sich an geltenden gesetzlichen Richtlinien.
  1. Salvatorische Klausel (optional)
  • Wenn eine Bestimmung unwirksam oder ungültig wird, bleibt der restliche Vertrag davon unberührt.
  1. Verschwiegenheits-Klausel (optional)
  • Verpflichtung zur Verschwiegenheit über innerbetriebliche Vorgänge.
  • Strafbestimmungen bei Verstößen (Konventionalstrafen).
  1. Unterschriften
  • Auftragnehmer
  • Auftraggeber

 

Fragen und Antworten zu Ehrenamt und Vertrag

Idee (© pathdoc – stock.adobe.com)
Idee (© pathdoc – stock.adobe.com)
Im Folgenden finden Sie einige häufige Fragen und Antworten zu Ehrenamt und Vertrag im Überblick:

Warum ist ein Ehrenamtsvertrag erforderlich?

Ehrenamtliche Tätigkeit ist in vielen Bereichen der Gesellschaft verankert. Oft kann der Staat die nötige Leistung nicht erbringen, weil die Ressourcen fehlen oder es einfach nicht seine Aufgabe sein kann. Die Vorteile eines Ehrenamtsvertrages sind darin zu sehen, dass damit Klarheit und Verständnis über die wechselseitigen Rechte und Pflichten geschaffen ist. Des Weiteren sind die Richtlinien zu Unfallschutz und Haftung besprochen und festgehalten.

Sind Vergütungen für ehrenamtliche Tätigkeit steuerlich geltend zu machen?

Grundsätzlich unterliegen alle Leistungen in Geld oder Geldeswert der Steuerpflicht. Es ist davon auszugehen, dass jene Einnahmen, die die Höhe der Ausgaben übersteigen, steuerpflichtig sind, denn in diesen Fällen liegt Einkunftserzielungsabsicht vor.

  • Auslagenersatz: Unterliegt nicht der Steuerpflicht und ist nachweispflichtig. Eine Pauschalierung ist nicht vorgesehen.
  • Übungsleiterpauschale: Ist bis zur Höhe von € 3000,-- steuerfrei.
  • Ehrenamtspauschale: Steuerfreier Betrag von € 840,-- jährlich, darüber hinaus sind Steuern und Sozialversicherungsbeiträge fällig.

Sind Zahlungen für ehrenamtliche Tätigkeit auf Sozialleistungen anrechenbar?

Ist eine Vergütung für ehrenamtliche Tätigkeit als Einkommen zu werten, kann eine Anrechnung auf Sozialleistungen im Bereich des Möglichen liegen. Zur Klärung sind die jeweiligen Hinzuverdienstgrenzen heranzuziehen:

  • Arbeitslosengeld: Einkommenssteuerfreie Beträge (bspw. Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale) sind nicht auf das Arbeitslosengeld anzurechnen. Zahlungen, die den Betrag von € 200,-- monatlich nicht übersteigen sind nicht anzurechnen, wenn Aufwendungen zu berücksichtigen sind, die dem Betrag gegenüberstehen. Im Jobcenter sind diese Einnahmen jedoch zu erfassen.
  • Bafög: Vergütungen, die steuerfrei sind, sind nicht auf die Leistungen des Bafög anzurechnen. Im Einzelfall ist zu klären, ob die Vergütungen aufgrund ihrer Zweckbestimmung als anrechnungsfrei zu sehen sind. Die Verpflichtung zur Angabe der Zuwendungen aus ehrenamtlicher Tätigkeit bleibt jedenfalls immer bestehen.
  • Wohngeld: Zuwendungen für ehrenamtliche Tätigkeiten finden keine Berücksichtigung beim Wohngeldbezug.
  • Elterngeld: Wenn die Zuwendungen aus der ehrenamtlichen Tätigkeit kein Ersatz für ein Einkommen aus einer Erwerbstätigkeit sind, erfolgt keine Anrechnung auf das Elterngeld.
  • Sozialhilfe / Grundsicherung: Erfolgt analog zum Arbeitslosengeld. Zuwendungen, die € 200,-- monatlich nicht übersteigen sind als Ersatz der tatsächlichen finanziellen Aufwendungen einzustufen und somit bei der Sozialhilfe nicht zu berücksichtigen.
  • Rente (© Stockfotos-MG – stock.adobe.com)
    Rente (© Stockfotos-MG – stock.adobe.com)
    Rente:
    Bei den Erwerbsminderungsrenten / Hinterbliebenenrenten sind die Hinzuverdienstgrenzen zu beachten.
    • Für pflegende Angehörige besteht die Möglichkeit des Zuspruchs von Rentenpunkten, wenn sie maximal für 30 Stunden in einem regulären Arbeitsverhältnis stehen und zusätzlich andere Personen in ihrer häuslichen Umgebung pflegen.
    • Sonstige Zuwendungen an Rentner sind auf ihren Lohnersatzcharakter zu prüfen.

Welche Aufwandspauschalen sind möglich?

Steuer- und sozialversicherungsfrei sind:

  • Ehrenamtspauschale: € 840,--
  • Übungsleiterpauschale: € 3.000, --

Die Pauschalen gelten pro Person und Jahr. Es ist möglich, sie gemeinsam in Anspruch zu nehmen, wenn es sich um unterschiedliche Tätigkeiten handelt, auch wenn die Leistung in derselben Trägerorganisation erbracht wird.

Darf der Verein allen Personen eine Aufwandsentschädigung bezahlen?

Im Grunde genommen ja, selbst wenn diese nicht Mitglieder des Vereins sind. Ausgenommen davon ist der Vorstand, der für die Erledigung seiner allgemeinen Pflichten keine Aufwandsentschädigung erhalten darf, da dies zur Aberkennung der Gemeinnützigkeit führen kann.

Sind Aufwandsentschädigung umsatzsteuerpflichtig?

Vergütungen für ehrenamtliche Tätigkeiten unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer, sind jedoch nach § 4 Nr. 26 UstG davon befreit.

Welche Voraussetzungen müssen für die Ehrenamtspauschale vorliegen?

Um die Steuerfreiheit in Anspruch zu nehmen, definiert das Einkommenssteuergesetz diese Voraussetzungen:

  • Es bedarf einer gemeinnützigen, kirchlichen oder öffentlich-rechtlichen Körperschaft, für die die ehrenamtliche Tätigkeit zu erbringen ist. Unter öffentlich-rechtlich fallen Institutionen wie Universitäten. Fachhochschulen, Schulen und Volkshochschulen. Gemeinnützig wiederum können Sportvereine sein, der Sportbund oder der Sportverband.
  • Die Tätigkeit muss dem ideellen Zweck des Vereins folgen. Das heißt, der Schwerpunkt hat auf der Förderung der Gemeinnützigkeit zu liegen, wie bspw. in der Altenpflege, der Jugendhilfe, in Werkstätten für Menschen mit besonderen Bedürfnissen.
  • Eine ehrenamtliche Tätigkeit ist nur nebenberuflich zu erbringen. Für einen „Vollzeitjob“ ist keine Ehrenamtspauschale möglich.
  • Die Zahlung einer Ehrenamtspauschale ist nicht möglich, wenn für die gleiche Trägerorganisation und die gleiche Arbeit auch eine Übungsleiterpauschale zu bezahlen ist.
  • Die ehrenamtliche Tätigkeit darf nicht kommerziell begründet sein. Steuerpflichtige, wirtschaftliche Geschäftsbetriebe sind von der Ehrenamtspauschale ebenso ausgeschlossen wie der reine Amateursport.

Zusammenfassung und Fazit

Arbeit, die jemand freiwillig und oft unvergütet leistet, bedarf ganz besonders einer vertraglichen Regelung. Die wechselseitigen Rechte und Pflichten, die steuerlichen Voraussetzungen können eine veritable Stolperfalle sein, wenn sie nicht geregelt sind und den rechtlichen Erfordernissen nicht entsprechen. Für die Trägerorganisation kann es den Verlust der Gemeinnützigkeit bedeuten, für die freiwillig Tätigen sind Schadensersatzansprüche, Steuernachzahlungen und Verlust staatlicher Unterstützung nur einige der sehr teuren Folgen. Auch die Klärung der wechselseitigen Rechte und Pflichten sind im Ehrenamtsvertrag anzuführen, denn hinsichtlich der Trägerorganisation entfällt das Weisungs- und Direktionsrecht, wie es in einem regulären Dienstverhältnis nach § 106 GewO auszuüben ist.

Fachanwalt.de-Tipp: Einem Verein ist es möglich die Ehrenamtspauschale auch für befristete oder einmalige Tätigkeiten zu zahlen. Der Betrag kann auch unter der Grenze von € 840,-- liegen. Die Pauschale kann von verschiedenen Trägerorganisationen mehrfach bezogen werden. Der Ehrenamtsfreibetrag ist jedoch nur einmal geltend zu machen.



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