Telearbeit und Home-Office – was Arbeitnehmer und Arbeitgeber dabei beachten sollen

Die weltweite Vernetzung bringt es mit sich, dass der Begriff Arbeitsplatz eine neue Definition erfährt. Noch vor Jahren gaukelte das Schreckgespenst „Mobilität“ Phantasiebilder von wechselnden Wohnorten und permanenten Umzügen vor. Das ist Vergangenheit. Telearbeit und Home-Office stehen für die Mobilität des 21. Jahrhunderts. Arbeit von zu Hause, im Bedarfsfall auch von (fast) jedem Ort der Welt. Das ist die neue Freiheit der Arbeitswelt.

Was ist Telearbeit? – Definition und Formen 

Es versteht sich von selbst, dass neue Regelwerke an wechselseitigen Rechten und Pflichten entstehen, dass Verträge eine flexible Gestaltung verlangen. Welche Herausforderungen sind für Arbeitnehmer und Arbeitgeber damit verbunden? Wie ist die rechtliche Situation, welche Stolperfallen kann es geben? 

Telearbeit leistet jemand, der Tätigkeiten für seinen Arbeitgeber nicht am Standort des Unternehmens verrichtet, sondern im Home-Office oder von unterwegs.  Der Mitarbeiter ist über verschiedene Kommunikationskanäle mit dem Unternehmen verbunden. Technisch realisiert wird dies in den meisten Fällen durch ein erweitertes Intranet.  

Ein Kunde, Lieferant oder Partner, der mit dem Mitarbeiter in Kontakt tritt, kann nicht erkennen, dass er es mit einem „Tele-Worker“ zu tun hat. Der Mitarbeiter hat OnLine alle Informationen zur Verfügung, um den Bedarf des Kunden zu decken.

Alle nötigen Transaktionen werden über das Intranet, Internet, über E-Mail oder im direkten elektronischen Datenaustausch vorgenommen. Der Mitarbeiter braucht das Haus, die Wohnung nicht zu verlassen, wenn er „in die Arbeit geht“.

Bedeutung „mobile Telearbeit“ und „Home-Office“?

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Telearbeit / Home Office (© Peggy Blume / fotolia.com)m Unterschied zum Home-Office sind „mobile Telearbeiter“ tatsächlich mobil unterwegs, weil es die Besonderheiten ihres Dienstverhältnisses definieren. In erster Linie sind dies Außendienstmitarbeiter, Servicetechniker oder auch Berater, die ihren Job beim Kunden direkt vornehmen und dazu die entsprechende Infrastruktur benötigen.

Mobile Telearbeit beschränkt sich nicht nur auf die Tätigkeit beim Kunden, sondern kann auch während Reisezeiten stattfinden, im Zug oder im Flugzeug. In diesen Fällen sind die Bestimmungen des § 5 ArbZg (Arbeitszeitgesetz) zur Ruhezeit zu beachten.

Alternierende Telearbeit

Abhängig von der Gestaltung des Arbeitsvertrages und der erforderlichen Leistung kann Telearbeit auch alternierend stattfinden. Konkret bedeutet dies, dass der Telearbeiter einen Teil seiner Arbeitszeit am Firmenstandort verbringt und somit der betriebliche Arbeitsplatz erhalten bleibt. Es bedarf genauer Absprachen zu welchen Zeiten im Home-Office gearbeitet wird und wann die Präsenz am Arbeitsplatz erforderlich ist.

Alternierende Telearbeit fördert das Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen, wirkt positiv auf die interne Kommunikation. Die Gefahr, dass die sozialen Kontakte zu Kollegen verlorengehen, ist geringer.

Voraussetzungen

Der Begriff der Telearbeit wurde 2016 in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) aufgenommen und hat damit die Voraussetzung der generellen Zulässigkeit erfüllt. Die Definition findet sich im § 2 Abs.7 ArbStättV. Was sind Telearbeitsplätze:

• Vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten
• Arbeitszeit und Dauer der Telearbeit sind gemeinsam festzulegen und in einer Vereinbarung festzuhalten
• Die Ausstattung mit Mobiliar, Technik und den nötigen Kommunikationseinrichtungen wird vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt

Erst wenn der Arbeitsplatz eingerichtet, die Vereinbarung unterfertigt ist, kann der Arbeitnehmer als Telearbeiter zu arbeiten beginnen. Das Zeitalter der Flexibilisierung und Dezentralisierung der Arbeit hat begonnen.

Haben Arbeitnehmer Anspruch auf Telearbeit?

Ein Rechtsanspruch auf Telearbeit seitens der Arbeitnehmer besteht nicht. Andererseits kann der Arbeitgeber keinen Telearbeitsplatz kraft seines Weisungs- und Direktionsrecht durchsetzen. Es bedarf in jedem Fall der Zustimmung des Mitarbeiters.

Laut Studien des Instituts für Wirtschaftsforschung sind die Möglichkeiten der Telearbeit bei weitem nicht ausgeschöpft. Arbeitnehmer würden gerne mehr zu Hause arbeiten, die Arbeitgeber würden das nicht so euphorisch sehen, so das Ergebnis der Studie (2016).

Wie begründe ich Telearbeit? – Beispiele

Es gibt tatsächlich eine Menge Gründe, die für die Einrichtung eines Home-Office sprechen. Dennoch ist nicht jeder Arbeitsplatz, nicht jede Tätigkeit dafür geeignet.

Es gibt allgemeingültige Kriterien, die einen möglichen Telearbeitsplatz kennzeichnen:

• wie intensiv ist die Notwendigkeit der persönlichen Kommunikation?
• welche Tätigkeiten erfordern Anwesenheit, welche sind für das Home-Office geeignet?
• wie hoch ist die Notwendigkeit auf schriftliche Unterlagen zuzugreifen, da diese Schriftstücke nicht in digitalisierter Form zur Verfügung stehen?
• wie können die Arbeitsergebnisse gemessen, die Zielerreichung kontrolliert werden?
• wie hoch ist der Grad der möglichen Arbeitsteilung?

Ein Arbeitsplatz im Home-Office unterliegt den gleichen arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Anforderungen, wie die des betrieblichen Arbeitsplatzes. Es gelten die gleichen Anforderungen an die Möblierung, die Lichtverhältnisse, die Geräuschkulisse, die Ergonomie.  Für manche Arbeitsplätze mögen besondere Sicherheitsbestimmungen gelten (Datenschutz, Betriebsgeheimnisse), die im Home-Office sichergestellt werden müssen.

Regelung der Telearbeit im öffentlichen Dienst

Telearbeit (© areebarbar / fotolia.com)Wenn ein Beamter auf einem telearbeitstauglichen Arbeitsplatz arbeitet, dann ist es möglich eine individuelle Vereinbarung über die Telearbeit zu schließen. In den meisten Fällen wird das als „alternierende Telearbeit“ realisiert.

Besonderheiten der Telearbeit

Die Telearbeit erfordert besondere Regelungen als Zusatz zum Arbeitsvertrag, oder dessen Ergänzung. Wenn in einem Unternehmen Telearbeit eingeführt werden soll, ist dies mitbestimmungspflichtig (§ 87 BetrVG).

Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates umfasst die Themenbereiche:

• Technisch:
  • Gesundheits- und Arbeitsschutz
  • ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze
  • Mitbestimmungsrecht beim Einsatz von technischen Mitteln zur Überwachung der Arbeitsleistung und dem Verhalten von Personen
• Wirtschaftlich:
  • Recht auf Anhörung des Wirtschaftsausschusses und Unterrichtung
  • Mitwirkungsrecht beim Sozialplan und ggf. dem Interessenausgleich
• Personell:
  • Leistungsorientierte Vergütung der Arbeitnehmer
  • Stellenausschreibung von Telearbeitsplätzen
  • Personelle Einzelmaßnahmen
  • Recht bei Auswahlkriterien mitzuwirken
  • Kontrollrecht hinsichtlich Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen
  • Mitbestimmungsrecht bei der Arbeitszeit und Pausenverteilung

Dienstvereinbarung und Telearbeit

Eine Dienstvereinbarung über die Telearbeit wird im Wesentlichen folgende Struktur und Inhalte haben:

• Geltungsbereich: für welche Beschäftigten gilt diese Vereinbarung (Außendienst, technischer Dienst, Verwaltung, usw.)
• Begriffsbestimmungen:
  • bezugnehmend auf Telearbeit, mobile Telearbeit, alternierende Telearbeit und Klärung
  • generelle Orte und Technik der Telearbeit
  • Arbeitszeiten der Telearbeit (Hinweis auf Regelung, bspw. im Arbeitsvertrag)
• Teilnehmender Personenkreis: wer hat keinen Anspruch auf Telearbeit, wer entscheidet über die Einrichtung
• Rechtlicher Status: Regelungen zur Arbeits- und Dienstzeit, tarifvertragliche Bestimmungen
• Aufgabenbereiche: eigenständig und eigenverantwortlich, ohne Störung des Betriebsablaufes, Einhaltung der Arbeitsziele
• Persönliche Voraussetzungen (Beispiel):
  • Selbständigkeit und Fähigkeit zur Selbstorganisation
  • evt. vorhandene Berufserfahrung als Kriterium
  • Kenntnisse der Technik, die für mobile Arbeit eingesetzt wird
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Flexibilität
• Ausstattung des Home-Office Arbeitsplatzes
  • Räumliche Anforderungen
  • Technische Ausstattung (PC, Software, Internet-Anschluss, Bildschirm, etc.)
  • Anforderung an Sicherheit und Ergonomie
  • Rückgabe bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder Ende der Telearbeit
• Arbeitszeit: Erfassung, Verteilung der betrieblichen und häuslichen Arbeitszeit, Überstunden, Fahrtzeiten
• Maßnahmen bei Verhinderung: Erkrankung, Systemstörung
• Ansprechpartner und Kontakt: fachlich und organisatorisch, rechtlich
• Kosten: technisches Equipment, Internet-Anschluss, Fahrtkosten, Mietzuschuss, Heizungs- und Stromkosten
• Haftung: Vorsatz, Fahrlässigkeit
• Versicherungsschutz
• Zutrittsrechte
• Auflösung des Telearbeits-Platzes
• Inkrafttreten und Laufzeit

Datenschutzerklärung

Datenschutz bei Telearbeit (© Peshkova / fotolia.com)Die Verpflichtung zum Datenschutz endet nicht an den Unternehmenstüren. Die Verantwortlichkeit und mögliche Haftung verlagern sich bei Einrichtung eines Telearbeitsplatzes nicht.

Es wird Aufgabe des Datenschutzbeauftragten sein, eine entsprechende Datenschutzerklärung zu entwickeln. Eine Orientierung dafür kann der Maßnahmenkatalog ISO 27001 geben:

• Wie erfolgt die Organisation der Informationssicherheit
• Regelungen zur Personalsicherheit (Unterweisungen, Vereinbarungen)
• Sicherheit der technischen Anlagen (Asset Management)
• Zugriffssicherheit des Equipment am Tele-Arbeitsplatz
• Verschlüsselungs-Technologien
• Sicherheit der Kommunikation und Übertragung
• Compliance Richtlinien

Wie ist Telearbeit steuerlich absetzbar

Arbeitsmittel im Home-Office sind als Werbungskosten absetzbar, wenn die Arbeit ausschließlich oder alternierend am Telearbeitsplatz geleistet wird:

• Volle Möglichkeit der Absetzung als Werbungskosten liegt dann vor, wenn die Leistungserbringung ausschließlich im Home-Office stattfindet
• Bei alternierender Telearbeit gelten diese Regeln:
  • Wenn sich die Arbeitszeit mindestens im Verhältnis 50:50 teilt und die Arbeit im Home-Office zumindest qualitativ gleichwertig ist, sind die Kosten voll absetzbar.
  • Ist die Arbeit im Betrieb höherwertig, dann ist das häusliche Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt, deshalb können nur 1.250 EUR jährlich abgezogen werden
  • Wenn das Verhältnis unter 50% liegt, ist ein Werbungskostenabzug nur möglich, wenn während der Tele-Arbeitszeit kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht (Desk-Sharing, Pool-Arbeitsplätze). Im anderen Fall ist ein Werbungskostenabzug nicht möglich.

Vor- und Nachteile der Telearbeit

Telearbeit wird in den nächsten Jahren mit Sicherheit zunehmen, so die Prognosen der Wirtschaftsforscher. Deshalb werden die Vorteile auf beiden Seiten überwiegen.

Vorteile auf Arbeitnehmerseite

• Beruf und Familie werden einfacher verknüpft
• Der Arbeitsweg fällt (teilweise) weg
• Eigenständige Einteilung der Arbeitszeit (Nutzung von kreativen Phasen)
• Weitgehend ungestörtes Arbeiten
• Eigenverantwortung steigert Motivation und Zufriedenheit
• für Menschen mit besonderen Bedürfnissen (nicht mobil)

Vorteile auf Arbeitgeberseite

• Arbeitgeberattraktivität wird gesteigert, besseres Humanpotenzial wird angezogen
• Geringere Fahrtkosten, Entfall möglicher Nachtarbeiten
• Wiedereingliederungsmaßnahmen (z.B. nach Elternzeit) können entfallen
• Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter wird erhöht

Nachteile für Arbeitnehmer

• Gefahr der sozialen Isolation
• Verlust von innerbetrieblichen Informationen (Fort- und Weiterbildung, Veranstaltungen, etc.)
• Beruf und Privatleben kann nicht getrennt, auseinandergehalten werden
• Ausstattung des Arbeitsplatzes wird nicht evaluiert, ist technisch und ergonomisch nicht auf dem neuesten Stand
• Abgleiten in die „Scheinselbständigkeit“ (oft auf Anraten des Arbeitgebers) möglich

Nachteile für Arbeitgeber

• Relativ lange Anlaufzeit und hohe Startkosten (Projektphase, Kosten für Erstausstattung, usw.)
• Keine Möglichkeit die tatsächliche Kosteneinsparung zu realisieren
• Fehlende / nicht effektive Kontroll- und Überwachungsmöglichkeiten

FAQ zur Telearbeit

Was versteht man unter Telearbeit?

Telearbeit, auch als Homeoffice oder Fernarbeit bezeichnet, bedeutet, dass Arbeitnehmer ihre Arbeit von einem anderen Ort als dem traditionellen Arbeitsplatz ausführen. Der Arbeitsplatz kann zum Beispiel das eigene Zuhause, ein Café oder ein Coworking-Space sein. Der Arbeitnehmer nutzt dabei moderne Informations- und Kommunikationstechnologien wie Telefon, E-Mail und Videokonferenzen, um mit dem Arbeitgeber und Kollegen zu kommunizieren.

Welche rechtlichen Regelungen gibt es für Telearbeit?

Die rechtlichen Regelungen für Telearbeit ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag und dem Arbeitsrecht. Es gibt jedoch auch spezielle Regelungen, die das Arbeitsschutzgesetz und das Betriebsverfassungsgesetz betreffen. Diese Regelungen beziehen sich auf den Arbeitsschutz, die Arbeitszeit und die Überwachung der Arbeitnehmer.

Welche Vorteile hat Telearbeit?

Telearbeit kann für Arbeitnehmer und Arbeitgeber viele Vorteile bieten. Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, von zu Hause oder einem anderen Ort aus zu arbeiten und sparen dadurch Zeit und Kosten für den Arbeitsweg. Arbeitgeber können von einer höheren Arbeitsmotivation, einer besseren Work-Life-Balance und einer höheren Produktivität profitieren.

Welche Nachteile hat Telearbeit?

Telearbeit kann jedoch auch Nachteile mit sich bringen. Einige Arbeitnehmer haben Schwierigkeiten, ihre Arbeit und ihr Privatleben voneinander zu trennen, was zu Stress und Überforderung führen kann. Auch die soziale Isolation und die Schwierigkeit, den Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten aufrechtzuerhalten, können Nachteile darstellen.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber bei Telearbeit?

Arbeitgeber haben bei Telearbeit verschiedene Pflichten. Zum einen müssen sie sicherstellen, dass die Arbeitnehmer alle notwendigen Informationen und Ressourcen haben, um ihre Arbeit ausführen zu können. Zum anderen müssen sie sicherstellen, dass die Arbeitsbedingungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere was den Arbeitsschutz betrifft. Arbeitgeber müssen auch sicherstellen, dass die Arbeitnehmer in angemessener Weise überwacht und unterstützt werden.

Welche Pflichten haben Arbeitnehmer bei Telearbeit?

Arbeitnehmer haben bei Telearbeit auch Pflichten. Sie müssen sicherstellen, dass sie ihre Arbeit in angemessener Weise ausführen und den Anweisungen des Arbeitgebers folgen. Sie müssen auch sicherstellen, dass sie die notwendigen Arbeitsmaterialien und Ressourcen haben, um ihre Arbeit ausführen zu können. Arbeitnehmer müssen auch sicherstellen, dass sie sich an die gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften halten, insbesondere was den Arbeitsschutz betrifft.

Wie sieht es mit der Arbeitszeit bei Telearbeit aus?

Die Arbeitszeit bei Telearbeit wird durch den Arbeitsvertrag und das Arbeitsrecht geregelt. Arbeitnehmer müssen sich an die im Arbeitsvertrag vereinbarten Arbeitszeiten halten und auch die gesetzlichen Vorschriften einhalten. Es ist jedoch wichtig, zu beachten, dass es bei Telearbeit oft schwieriger sein kann, die Arbeitszeit zu kontrollieren. Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu überwachen und sicherzustellen, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

Wie wird die Privatsphäre der Arbeitnehmer bei Telearbeit geschützt?

Die Privatsphäre der Arbeitnehmer bei Telearbeit muss gewährleistet sein. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten und sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer bei der Telearbeit nicht überwacht oder ausspioniert werden. Arbeitnehmer sollten auch sicherstellen, dass sie ihre persönlichen Daten und Arbeitsmaterialien sicher aufbewahren und angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Privatsphäre zu schützen.

Welche Auswirkungen hat die COVID-19-Pandemie auf Telearbeit?

Die COVID-19-Pandemie hat die Telearbeit stark beeinflusst und dazu geführt, dass viele Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten. Die Pandemie hat gezeigt, dass Telearbeit eine wirksame Maßnahme zur Eindämmung der Verbreitung von Krankheiten sein kann. Viele Arbeitgeber haben ihre Geschäftsmodelle angepasst, um die Telearbeit zu unterstützen, und es wird erwartet, dass die Telearbeit auch nach der Pandemie weiterhin eine wichtige Rolle spielen wird.