Minusstunden bei Kündigung – darf der Arbeitgeber sie verrechnen?

Die Kündigung eines Mitarbeiters ist eine heikle Angelegenheit und wird dementsprechend nicht leichtfertig getroffen. Es sind viele Faktoren zu berücksichtigen, bevor eine Kündigung ausgesprochen wird. Einer davon ist die Frage der Minusstunden. Da es keine eindeutige gesetzliche Regelung gibt, wie mit Minusstunden bei Kündigungen umzugehen ist, ist der Raum für Interpretationen einigermaßen hoch und Fehler können mit weitreichenden Folgen verbunden sein.

Was passiert mit Minusstunden bei Kündigung?

Arbeitszeit (© fotomek - stock.adobe.com)Minusstunden sind Stunden, die der Arbeitnehmer auf seinem vereinbarten Arbeitszeitkontingent angesammelt hat. Für diese Zeit ist der Arbeitgeber mit dem Gehalt in Vorlage gegangen, der Arbeitnehmer schuldet daher eine noch zu erbringende Leistung.

Definition von Minusstunden

In der Regel hat ein Arbeitnehmer ein bestimmtes Stundenkontingent pro Woche zu arbeiten, dessen Ausmaß in einem Arbeitsvertrag geregelt ist. In Deutschland liegt die Normarbeitszeit zwischen 37,5 und 40 Stunden pro Woche (Vollzeitanstellung). Eine Überschreitung des Kontingents führt zu Überstunden (mehr Stunden als vertraglich vereinbart) oder zu Mehrarbeit, wenn die gesetzliche Arbeitszeitgrenze von 8 Stunden pro Tag überschritten wird.

Leistet der Arbeitnehmer weniger Stunden als vereinbart, fallen der Definition gemäß Minusstunden an.

Wie werden Minusstunden nachgewiesen?

Um mit Minusstunden gesetzeskonform umzugehen, ist ein Arbeitszeitkonto erforderlich. Darunter sind Tools und Methoden zu verstehen, die Arbeitszeiten pro Mitarbeiter aufzeichnen und speichern (Arbeitszeiterfassung). Zur Einführung bedarf es in aller Regel einer Betriebsvereinbarung, denn jeder Arbeitnehmer muss der Verwendung eines Arbeitszeitkontos nachweislich zustimmen und die Möglichkeit haben, jederzeit Einsicht darin zu nehmen.

Voraussetzungen für den Ausgleich von Minusstunden

Die auf dem Arbeitszeitkonto erfassten Minusstunden sind auszugleichen, wenn folgende Voraussetzungen zutreffen:

• Es wurde eine gleichbleibende Vergütung vereinbart und bezahlt. Das bedeutet, der Arbeitgeber hat die fehlenden Stunden auf dem Arbeitszeitkonto bereits abgegolten.
• Der Arbeitnehmer konnte in der Vergangenheit über seine Arbeitszeit und die geleisteten Stunden frei disponieren, z. B. Gleitzeit.
• Der Ausgleich von Minusstunden bedarf einer gesonderten Vereinbarung (Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung). Rein auf der Basis des Arbeitszeitkontos ist eine Saldierung nicht möglich. Diese Vereinbarung bezieht sich nicht nur auf die Führung des Arbeitszeitkontos. Es bedarf auch einer Klarstellung zwischen Langzeit- und Kurzzeitkonten.
• Die Vereinbarung hat auch die Abweichung von der regulären Arbeitszeit zu klären (Anzahl der zulässigen Minus- oder Mehrstunden).
• Die Ausgleichsregelungen sollten ebenfalls schriftlich niedergelegt sein.

Unterschied zwischen Langzeit- und Kurzzeitkonten

• beziehen sich auf einen Zeitraum unter einem Jahr, die Verrechnung hat innerhalb dieses Zeitraums stattzufinden.
• sind für langfristige Stundenansammlungen vorgesehen und oft an besondere Ereignisse gebunden (frühzeitiger Ruhestand, Sabbatical).

Fachanwalt.de-Tipp: Das Vorhandensein eines Arbeitszeitkontos bietet dem Arbeitgeber keine ausreichende Basis für einen Lohnabzug im Falle von Minusstunden. Es bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Mitarbeiters, dass die Vorwegleistung des Arbeitgebers zu einem anderen / späteren Zeitpunkt verrechnet werden kann. Bei Unsicherheiten kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht weiterhelfen.

Wie viele Minusstunden sind zulässig?

Es existiert keine pauschale Regelung zur Anzahl der maximalen Minusstunden. Grundlage ist deshalb immer der Arbeitsvertrag und die darin enthaltenen Vereinbarungen. Er enthält die Anzahl der möglichen Fehlstunden und den Zeitrahmen, in dem diese nachzuarbeiten sind. Fehlen derartige Vertragsbestimmungen, verletzt der Arbeitnehmer seine vertraglichen Pflichten auch bei nur kurzfristigen Abwesenheiten. Abmahnung und ggf. Kündigung wären die Folgen.

Abzug nur bei Verschulden des Arbeitnehmers

Insgesamt kann der Arbeitgeber nur einen Lohnabzug vornehmen oder eine Nacharbeit verlangen, wenn die Minusstunden im Verschulden des Arbeitnehmers begründet sind und es ihm dem Grunde nach möglich war, die nun fehlenden Stunden zu leisten.

Ein Ausgleich ist nicht realisierbar, wenn die Minusstunden durch ein dem Betriebsrisiko zurechenbares Ereignis entstanden sind. Nach § 615 BGB trägt der Arbeitgeber das wirtschaftliche Risiko und kann die Folgen daraus nicht dem Arbeitnehmer anlasten.

Beispiele:

• Die Stromversorgung im Betrieb war für einige Zeit unterbrochen, dadurch war die Erbringung der Arbeitsleistung nicht möglich.
• Der Ausfall basiert auf einem Rückgang der Auftragslage.
• Der Arbeitgeber kam in Annahmeverzug, er konnte dem Arbeitnehmer keine Arbeit zuteilen oder hat ihn aus dem Firmengelände ausgesperrt.
• Ein Saisonbetrieb wird früher geschlossen als vorgesehen.

In besonderen Fällen kann der Arbeitgeber Minusstunden anordnen. Dazu bedarf es einer entsprechenden Vereinbarung. Beispielsweise fallen im Tourismus in der Nebensaison weniger Stunden an. Die so angesammelten Minusstunden sind in der Hauptsaison durch Überstunden / Mehrarbeit auszugleichen.

Wann fallen keine Minusstunden an?

Minusstunden fallen nur an, wenn der Mitarbeiter dafür verantwortlich ist. Das ist in der Regel nicht der Fall:

• Bei Teilnahme an einer angeordneten Fortbildung in der regulären Arbeitszeit.
• Bildungsurlaub ist bezahlte Freistellung, es fallen deshalb keine Minusstunden an.
• Aufgrund dessen, dass Auszubildende in keinem regulären Arbeitsverhältnis stehen, können auch keine Minusstunden anfallen. Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass die entsprechende Arbeitszeit geleistet wird. Nicht erbrachte Stunden fallen unter die Kategorie bezahlte Freistunden.
• An Tagen, die üblicherweise arbeitsfrei sind (Feiertage). Wird an diesen Tagen auf Wunsch des Arbeitgebers gearbeitet, könnte im Gegenteil ein Zuschlag fällig werden.
• Bei ordnungsgemäßer Krankmeldung und ärztlicher Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit dürfen für diese Zeit keine Minusstunden angerechnet werden. Der Arbeitgeber hat in diesen Fällen Entgeltfortzahlung zu leisten (§ 3 EntgFG).
• Die Konsumation des gesetzlichen Anspruchs auf Urlaub darf zu keinen Minusstunden führen.
• Für Frauen, die vor dem Mutterschutz Minusstunden angesammelt haben, gilt, dass diese nur vom Lohn abgezogen werden dürfen.

Fachanwalt.de-Tipp: Eine Vereinbarung über den Ausgleich von Minusstunden muss zwingend den Zeitrahmen enthalten, in dem das Arbeitszeitkonto auszugleichen ist. Dieser wiederum hängt davon ab, ob es sich um ein Kurzzeit- oder Langzeitkonto handelt. Beim Abbau der Minusstunden sind die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes (§ 3) zu beachten.

Muss man Minusstunden bei Kündigung nacharbeiten?

Minusstunden bei Kündigung? (© ermetico - stock.adobe.com)Um zu verhindern, dass Minusstunden vom Lohn abgezogen werden, kann mit dem Arbeitgeber eine Vereinbarung über die Nacharbeitung (Überstunden, Mehrarbeit) und das Ausmaß der Minusstunden geschlossen werden. Dazu bedarf es einer konkreten Regelung zum Zeitraum des Ausgleichs und eine vertraglich vereinbarte Frist. Falls die Fehlzeiten nicht bis zum Ende der Kündigungsfrist zu saldieren sind, erfolgt der Ausgleich über den Lohnabzug mit der letzten Gehaltszahlung. Voraussetzung dafür ist, dass der Anfall von Minusstunden in der Verantwortung des Arbeitnehmers lag.

Im Regelfall finden sich diese Vereinbarungen in Arbeits- oder Tarifverträgen oder sind Teil einer Betriebsvereinbarung.

Wenn ein Arbeitgeber das Gehalt rechtmäßig wegen Minusstunden kürzt, so hat er dabei zu beachten, dass das Existenzminimum des Arbeitnehmers nicht unterschritten wird. Eventuelle Unterhaltsverpflichtungen sind zu berücksichtigen.

Muss man Minusstunden zurückzahlen bzw. dürfen sie vom Gehalt / Lohn abgezogen werden?

Minusstunden, die zur Gänze in die Verantwortung des Arbeitnehmers fallen und nicht im vereinbarten Ausgleichszeitraum aufgelöst wurden, kann der Arbeitgeber vom Gehalt abziehen. Dazu ist es erforderlich, dass es sich nur um Stunden handelt, die aufgrund der konkreten Vereinbarung erbracht wurden und die vertraglich erlaubt waren.

Minusstunden mit Urlaub verrechnen

Der gesetzlich geregelte Urlaub dient dem Zweck der Erholung des Arbeitnehmers und diese haben einen vertraglichen Anspruch darauf. Er kann nur künftig, nicht aber rückwirkend gewährt werden. Minusstunden dürfen deshalb nicht mit Urlaubstagen verrechnet werden.

Können Minusstunden verfallen?

Die Minusstunden werden so wie Überstunden auch in eine neue Rechnungsperiode übernommen, wenn es keine andere Regelung auf Basis des Arbeitsvertrages oder einer Betriebsvereinbarung gibt.

Sonderfälle für den Anfall von Minusstunden

• Arbeitnehmer, die auch an Wochenenden arbeiten, haben Anspruch auf Ersatzruhetage. Fällt so ein Tag auf einen Feiertag (Achtung: unterschiedliche Regelungen in den Bundesländern), dann kommen dadurch keine Über- bzw. Plusstunden zusammen. Der Arbeitnehmer ist nicht berechtigt einen zusätzlichen freien Tag zu konsumieren, weil der „Ausgleichstag“ auf einen Feiertag fällt. Ebenso können an einem Feiertag keine Minusstunden abgebaut werden, falls er als Ersatzruhetag gilt.
• Zeit- oder Leiharbeit: Grundsätzlich können Arbeitgeber (Personaldienstleister) Zeiten in den kein Arbeitseinsatz zu leisten war, dem Arbeitnehmer nicht als Minusstunden anlasten. Auch für Leiharbeiter gilt der Grundsatz des Annahmeverzugs durch den Arbeitgeber (§ 615 BGB).   Einzelvertragliche Bestimmungen können diesen gesetzlichen Anspruch nicht außer Kraft setzen. Nach einer arbeitsgerichtlichen Entscheidung (Landesarbeitsgericht Hessen (Az. 9 Sa 1287/15)) tragen Leiharbeitgeber das wirtschaftliche Risiko der Nichtbeschäftigung.
• Fristlose Kündigung oder Freistellung bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses:  Scheinen zum Zeitpunkt der Kündigung noch Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters auf, dann hat er in diesen Fällen nicht mehr die Möglichkeit sie auszugleichen. Der Arbeitgeber verliert damit das Recht diese einzufordern (LArbG Nürnberg, Urteil v. 19.05.2021 – 4 Sa 423/20).

Wie kann ein Anwalt für Arbeitsrecht helfen?

Zeiterfassung prüfen (© rdnzl - stock.adobe.com)Ein Fachanwalt für Arbeitsrecht kann Arbeitnehmer vor unberechtigten Forderungen des Arbeitgebers schützen. Dazu wird er prüfen:

• Sind die Stunden aufgrund einer Vereinbarung, eines Vertrages geleistet worden?
• Liegt eine ausdrückliche Zustimmung zum Arbeitskonto vor und sieht der Arbeitsvertrag die Möglichkeit vor, Minusstunden anzusammeln?
• Basiert die Forderung auf einer vertraglich festgelegten Ausgleichsvereinbarung?
• Liegen die betreffenden Stunden allein in der Verantwortung des Mitarbeiters?

Mit den Ergebnissen der fachanwaltlichen Prüfung und einer daraus resultierenden positiven Stundenbilanz kann der Ausgleich vom Arbeitgeber eingefordert werden. Falls er sich weigert, wird der Anwalt die erforderlichen Klagevorbereitungen treffen und den Arbeitnehmer bei einem allfälligen Prozess vor dem Arbeitsgericht vertreten.

Hier finden Sie einen Fachanwalt für Arbeitsrecht in Ihrer Nähe, der Ihnen im Falle einer Kündigung weiterhelfen kann.

Fazit und Zusammenfassung: Minusstunden bei Kündigung

Als Minusstunden werden vom Arbeitnehmer nicht erbrachte Arbeitszeiten bezeichnet. Sie fallen nur an, wenn die Abwesenheit im Verschulden des Arbeitnehmers liegt, ein Arbeitszeitkonto geführt wird und eine vertragliche Vereinbarung über den Umgang mit Minusstunden vorliegt.

Als Instrument zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten und dem Nachweis von Minusstunden dienen Arbeitszeitkonto und Arbeitszeiterfassung. Mitarbeiter, die neu in den Betrieb eintreten, müssen der Verwendung zustimmen.

Falls Minusstunden nicht durch Nacharbeit auszugleichen sind (bspw. wegen Kündigung) hat der Arbeitgeber das Recht für eine Saldierung im Wege der Gehaltszahlung zu sorgen (Abzug).

Fachanwalt.de-Tipp: Minusstunden können sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber problematisch sein. Bei einer Kündigung dürfen offene Minusstunden in angemessener Höhe vom letzten Lohn oder Gehalt abgezogen werden. Arbeitnehmer sollten jedoch prüfen lassen, ob der Abzug von Minusstunden tatsächlich zulässig ist. Arbeitgeber können Minusstunden vermeiden, indem sie klare Regelungen zur Arbeitszeit und zum Umgang mit Fehlzeiten treffen.