Arbeitszeiterfassung - das gilt es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu beachten!

Die Arbeitszeit ist die Leistung, die der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber aufgrund des Arbeitsvertrags schuldet. Auf beiden Seiten sollte das Gefühl bestehen, dass dieses Verhältnis ausgeglichen ist. Deshalb sind Systeme zur Zeiterfassung von entscheidendem Nutzen, da sie Transparenz und die Möglichkeit der Kontrolle schaffen. Dahinter steht ein breites Regelwerk, denn das Pendel schwingt zwischen möglichst hoher Selbstbestimmung bis zur gänzlichen Überwachung der Mitarbeiter*innen. Arbeitszeiterfassung kompakt betrachtet für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeit

Die rechtliche Basis und den Rahmen liefert hauptsächlich das Arbeitszeitgesetz (ArbZG).

Arbeitszeiterfassung (© rdnzl – stock.adobe.com)In ihm sind sowohl allgemeine als auch branchenbezogene Arbeitszeiten geregelt. Alles zu Höchstzeiten, Pausen und Überstunden sind zu finden:

• § 3 ArbZG: Regelung der werktäglichen Arbeitszeit
• § 4 ArbZG: Ruhepausen und Überstunden
• § 16 Abs. 2 ArbZG: Aufzeichnung der werktäglichen Arbeitszeit
• § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz: Verpflichtung zur Führung eines Nachweises

Gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung

Aus § 16, Abs. 2 ArbZG geht hervor, dass sich die Aufzeichnungspflicht nur auf jene Zeiten bezieht, die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 ArbZG hinausgehen, und zwar nur bei jenen Arbeitnehmern, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit nach § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben.

Eine weitere Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit ist aus dem § 2 Abs. 1 des Nachweisgesetzes abzuleiten. Dort wird dem Arbeitgeber die Verpflichtung auferlegt, die vereinbarte Arbeitszeit zu dokumentieren.

Kommt der Unternehmer diesen Verpflichtungen nicht nach, dann drohen hohe Strafen.

Ausnahmen zur Arbeitszeitaufzeichnung

Im Folgenden finden Sie einige Ausnahmen hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung:

• Angestellte, der Bruttogehalt über der aktuellen Beitragsbemessungsgrenze liegt, müssen keine Zeiten erfassen. Es wird davon ausgegangen, dass dieses Gehalt, die geleisteten Überstunden inkludiert und auch rechtfertigt. Damit entfällt die Pflicht zur Zeiterfassung, nicht jedoch die Verpflichtung zur Einhaltung der Maximalarbeitszeit nach ArbZG.
• Besondere Berufsgruppen (Dienste höherer Art): Dabei setzen die besonderen Fähigkeiten der betroffenen Personen ein gewisses Maß an Überstunden voraus. Beispiele:

·         Ärzte

·         Rechtsanwälte

·         Steuerberater

·         Architekten

·         Politiker

Es steht jedoch jedem Unternehmer frei, gemeinsam mit der Personalvertretung, eine

Vereinbarung über die Zeiterfassung zu treffen (Betriebsvereinbarung).

Normarbeitszeit

Arbeitszeit (© fotomek / fotolia.com)Beschäftigte, die Mindestlohn beziehen, bzw. deren Arbeitgeber müssen seit 1.1.2015 die Arbeitszeiten der Mitarbeiter minutengenau erfassen und so dokumentieren.

Sowohl für Fahrer als auch Beifahrer (Berufskraftfahrer) sind nach § 21a Abs. 7,8 ArbZG Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Dies gilt auch für Kurier- und Lieferdienste.

Standpunkt der EU

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil erlassen, dass alle EU-Staaten verpflichtet, Systeme zur ganzheitlichen Arbeitszeiterfassung einzuführen, und zwar unabhängig, ob es sich um Überstunden handelt oder um Normalarbeitszeit. Dabei ist die betriebliche Situation zu berücksichtigen (Kleinbetriebe, große Unternehmen, Konzerne).

Es muss sich, so der Text des Urteils sinngemäß, um "ein objektives, verlässliches und zugängliches System handeln, mit dem die von jedem Arbeitnehmer täglich geleistete Arbeitszeit gemessen werden kann". Dieses Urteil ist noch nicht in das nationale Recht eingeflossen, die Verpflichtung dazu besteht jedoch mit der Einschränkung, dass "dabei ... den Besonderheiten des jeweiligen Tätigkeitsbereiches oder Eigenheiten ... bestimmter Unternehmen Rechnung ... zu tragen ist".

Wird dieses Urteil in nationales Recht übergeführt, dann kann dies dazu führen, dass mehr Arbeitgeber als bisher der Dokumentationspflicht unterliegen. Weitere Auswirkungen sind möglich:

• Unbezahlte Mehrarbeit wird zurückgehen. Die klassischen Kundentelefonate am Heimweg oder am Abend, kurze Besprechungen nach der eigentlichen Arbeitszeit, Kundenbesuche am Wochenende: Studien ist zu entnehmen, dass mehr als zwei Drittel aller Arbeitnehmer*innen regelmäßig unbezahlt länger arbeiten. Die Aufzeichnungen betroffener Arbeitnehmer haben ungleich höhere Beweiskraft.
• Das Modell der Vertrauensarbeitszeit wird Geschichte, doch der bürokratische Aufwand steigt, unbezahlte Überstunden gehen gegen Null. Zwei Faktoren, die bei hauptsächlich bei kleineren Unternehmen nicht unwesentlich sind.
• Überstunden sind leichter gerichtlich durchsetzbar. Wenn es eine generelle Aufzeichnungspflicht gibt verschiebt sich die Beweislast (angeordnet; geleistet) in Richtung Arbeitgeber.

Aktuelle Arbeitszeitmodelle

Es gibt derzeit keine Verordnung, die eine Arbeitszeiterfassung vorschreibt, es sei denn es werden Überstunden geleistet. Um das zu dokumentieren ist allerdings eine Aufzeichnung der Arbeitszeiten erforderlich. Es haben sich deshalb Arbeitszeitmodelle etabliert, die die eher dieser unscharfen Gesetzeslage geschuldet sind.

• 
  Arbeitszeitmodelle (© Kana Design Image / fotolia.com)Vertrauensarbeitszeit: Der Arbeitnehmer teilt sich seine Arbeitszeit selbständig so ein, dass er die anstehenden Aufträge ordnungsgemäß erledigen kann. Üblicherweise wird dies durch einen eigenen Arbeitsvertrag geregelt.
• Gleitzeit: Mitarbeiter teilen sich ihre Arbeitszeit (Beginn / Ende) nach eigenem Ermessen ein, müssen jedoch in der Kernarbeitszeit anwesend sein.
• Zeitbudget: Für anstehende Projekte wird ein Zeitrahmen zur Verfügung gestellt.
• Verwendungsbezogene Zeiterfassung: Eine, sich aus der Aufgabe ergebende Zeiterfassung.

Allen Modellen gemein ist, dass der Arbeitgeber die Verpflichtung hat, darauf zu achten, dass Arbeits- und Pausenzeiten eingehalten werden. Ist das nicht der Fall muss der Arbeitgeber, seiner Fürsorgepflicht folgend, einschreiten.

Eine Feststellung von Verstößen bedarf aber wiederum einer Aufzeichnung der Arbeitszeiten, da im Falle nachträglich festgestellter Verletzungen erhebliche Strafen drohen.

Arbeitszeitaufzeichnung und Datenschutz

Zur Form der Arbeitsaufzeichnung liefert das ArbZG keine Vorgaben. Allerdings sind die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung 2018 als Regulativ zu beachten. Dies ganz besonders dann, wenn die Aufzeichnungen auf elektronischem Weg (digital, automatisiert) erfolgen. Die Vorgänge der automatisierten Erhebung personenbezogener Daten sind so zu gestalten, dass sie den Anforderungen des Datenschutzes gerecht werden (Anlage zu § 8 BDSG).

Eindeutige Verwendung personenbezogener Daten

Dabei gewinnt die Bestimmung, dass Daten je nach Verwendungszweck unterschiedlich und getrennt zu verarbeiten sind, besondere Bedeutung. Demzufolge sind Daten, die zur Arbeitszeitaufzeichnung erhoben wurden, besonders vor Missbrauch zu schützen und dürfen für keine anderen Zwecke verwendet werden, wie beispielsweise Zugangs- oder Zutrittskontrollen, Leistungsüberprüfungen.

Maßnahmen, um Missbrauch zu verhindern

Die DSGVO ist hier sehr klar und regelt die Schutzprinzipien personenbezogener Daten:

• Anlagen zur Datenverarbeitung müssen gegen unbefugte Nutzung und Zutritt geschützt sein.
• Weitergabe und Übertragung in andere Systeme sind nicht gestattet.
• 
  DSGVO (© stockpics / fotolia.com)Nachvollziehbarkeit erfasster, geänderter, gelöschter Daten ist gegeben.
• Weisung zur Verarbeitung personenbezogener Daten gilt als erteilt.
• Schutz vor teilweiser oder gänzlicher Zerstörung ist vorhanden und sicher.
• Getrennte Verarbeitung aufgrund getrennter Zwecke ist garantiert.

Zusammengefasst sind die folgenden Punkte eine Notwendigkeit, um den Vorgaben des Datenschutzes gerecht zu werden:

• Mitarbeiter*in weiß über die Zeiterfassung Bescheid und kennt den Zuständigen / Verantwortlichen.
• Sowohl Mitarbeiter als auch Personalabteilung haben Zugriff auf die Daten der Arbeitszeiterfassung.
• Zusätzlich sind lediglich Behörden, wie bspw. der Zoll befugt auf die Daten zuzugreifen (Kontrolle der "Schwarzarbeit").

Formen der Arbeitszeitaufzeichnung

Grundsätzlich gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Form. Eine einheitliche Vorlage zu schaffen, wäre schon aus Gründen der Vielfalt der Arbeitsverhältnisse schwierig bis unmöglich. Dem Unternehmen steht es frei, welche Hilfsmittel es einsetzt und wie die Prozesse der Aufzeichnung gestaltet sind, solange sie sich im gesetzlichen Rahmen (ArbZG; DSGVO; BDSG) bewegen.

Manuelle Erfassung mit Stundenzettel

Das ist die einfachste Form der Erfassung, meist durch ein Formular, das händisch ausgefüllt wird. Die Arbeitszeiten werden, üblicherweise in Tabellenform notiert, und eine Prüfung, ob es zu einer relevanten Überschreitung der Arbeitszeit gekommen ist, ist durch Sichtkontrolle leicht möglich. Klarerweise ist dieses System nur bei einer geringen Anzahl von Mitarbeitern sinnvoll einsetzbar. Für die so erfassten analogen Daten gilt die Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren.

Elektronische Erfassung der Arbeitszeit

Elektronische Erfassung der Arbeitszeit (© ermetico / fotolia.com)Der Markt für diese Systeme ist in den letzten Jahrzehnten enorm gewachsen. Dank schneller und leistungsfähiger Geräte, Cloud Computing, Smart-Phoning und innovativer Programme (Apps) haben sich eine Menge unterschiedlicher Systeme entwickelt.

Nicht nur die Technik hat sich mit Riesenschritten entwickelt, auch die Art der Arbeitserbringung befindet sich im 21. Jahrhundert in einem vollkommenen Umbruch. Hoch verfügbare Bandbreiten im Internet, Cloud-Computing, intelligente Chipformate, Synchronisierung der Endgeräte, sind nur einige Schlagworte, die als Treiber für die Entwicklung neuer Arbeitsformen verantwortlich sind. Alles in allem sind die Möglichkeiten der Datenerfassung umfassender geworden, es können Bewegungen nachvollzogen werden, Arbeitsunterbrechungen, sogar Rauchpausen und Toilettenbesuche. Ein weites Feld, um Datenschutzverletzungen zu generieren, aber auch eine permanente Herausforderung für die Arbeitsvertreter und Betriebsräte, um entsprechende Gegenstrategien zu entwickeln.

Terminal oder Stechuhr - Erfassung mit Chip oder Karte

Was früher die Stechuhr war, ist heute durch ein intelligentes Terminal ersetzt. Meist am Eingang / Ausgang des Unternehmensstandortes angebracht, bestätigen die Beschäftigten Anfang und Ende ihrer Arbeitszeit, indem sie am Terminal eine Karte durchziehen. Neuere Modelle unterstützen bereits berührungslose Buchung, es genügt daran vorbeizugehen. Die erfassten Daten werden in ein eigenes System übertragen und dort bestimmungsgemäß verarbeitet. Im Terminal selbst bleiben sie nur kurze Zeit gespeichert.

Web-Anwendung oder App

Die "neuen" Möglichkeiten, die im speziellen für Home-Office an Bedeutung zunehmen. Mitarbeitern wird ein Arbeitszeitkonto zugewiesen, in dass sie sich einloggen und über Start- und Stopp-Buttons Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit bekanntgeben. Auf gleiche Weise können Sie sich auch zu Pausen abmelden oder die Wiederaufnahme der Arbeit anzeigen. Nachteilig kann die mangelnde Kontrolle sein, denn üblicherweise wird von Unternehmen nicht die Anwesenheit bezahlt, sondern die Leistung. Arbeitgeber werden bereit sein müssen, diesen Vertrauensvorschuss einzuräumen.

Biometrische Daten

Ob Iris-Scan, Stimmerkennung, Finger- oder Handabdruck: Mitarbeiter checken zu Arbeitsbeginn ein und am Ende aus. In vielen Fällen dienen diese biometrischen Daten auch als Türschlüssel.

Excel Vorlage zur Arbeitszeiterfassung

Im Folgenden finden Sie eine Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung, die kostenlos zur Nutzung zur Verfügung steht. Es besteht bei der Verwendung kein Rechtsanspruch auf die Richtigkeit; die Haftung ist insofern ausgeschlossen.

Hier noch einige Hinweise im Rahmen der Nutzung:

Die Jahreszeitaufzeichnung ist relativ einfach zu bedienen und bietet einige Features:

• Auf dem Blatt „Einstellungen“ kann man die persönlichen Daten eingeben und das Bundesland auswählen (ist wichtig für die Feiertage). Darunter ist auch die Statistik zu finden.
• Auf den Monatsblättern kann man in der Spalte „Arbeitsform“ auswählen: Normal, Krank, Urlaub, Zeitausgleich, Ersatzruhetag (beide wichtig, da sonst die Zeiten nicht abgezogen werden), Home-Office, Feiertag.
• In der Spalte „KA%“ kann man eintragen, ob es eine Kurzarbeitsvereinbarung gibt.
• Die Spalten „Beginn“ und „Ende“  unter Normalarbeitszeit sind für die normalen Arbeitszeiten vorgesehen und werden bei bestimmten Tagen (Samstag, Sonntag, Feiertag) auf ‚Null‘ gesetzt. Gesteuert wird dies von den Monatszeiten am Ende jeder Monatstabelle. Dort kann man auch einstellen, wenn man Sonntags und Feiertags arbeitet. Zuschläge werden allerdings nicht berechnet, nur die reine Arbeitszeit.
• Die Spalten „Beginn“ und „Ende“ und ‚Zeitausgleich ….‘ sind für Zeitausgleich und Ersatzruhezeit vorgesehen.

Sie können hier eine Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung herunterladen

Zeiten von Corona und Home-Office

Home-Office ist nicht nur seit Corona ein Thema, allerdings erfolgte die Einführung in Deutschland eher schleppend. Covid-19 hat dem eine nicht vorhersehbare Dynamik verliehen. Oft sind die gebräuchlichen Werkzeuge der Datenerfassung nicht zugänglich (Terminal, Stechuhr), Ersatz muss geschaffen werden, der klassische Stundenzettel erlebt eine Renaissance.

Des einen Leid, des anderen Freud: die Personalabteilungen stehen vor neuen Herausforderungen. Statt automatisierter, bereits digital erfasster Zeitangaben, finden Sie nun bergeweise Listen (analog, elektronisch) auf ihren Schreibtischen, die mehr oder weniger aufwändig nachverarbeitet werden müssen.

Unübersichtlichkeit ist vorprogrammiert: Dokumentationen sind ungenau, bei der Übertragung passieren Fehler, die wiederum zu Fehlern in der Lohnabrechnung führen. Vertrauen versus Verlust der Kontrolle sind die Pole, zwischen dem das Pendel gesetzeskonforme Zeitaufzeichnung schwingt.

Die ersten Urteile wegen mangelnder Zeiterfassung sind schon gefallen, die Rechtsprechung wartet nicht auf die Gesetzgebung. Stellt sich bei einem Rechtsstreit heraus, dass Mehr- oder Überstunden wegen eines Mangels am Zeiterfassungssystem nicht korrekt aufgezeichnet wurden, wird es teuer für den Arbeitgeber: Nachträgliche Vergütung und horrende Bußgeldzahlungen drohen.

Neue Formen im Home - Office

COVID-19 und Home-Office, Arbeit von zuhause, bedingen neue Formen der Arbeitszeiterfassung. Terminal und Stundenzettel werden durch "Stempeluhr-Apps" abgelöst. Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber steigen die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Die Übertragung erfolgt auf elektronischem Weg ins firmeneigene Personalsystem. Ein Vorteil für den Arbeitgeber: Er kann der Beweispflicht bei einer möglichen rechtlichen Auseinandersetzung, in vollem Umfang Genüge tun.

Checkliste

Wenn Home-Office eine der Möglichkeiten ist, den Betrieb aufrechtzuerhalten, dann sollte sichergestellt sein, dass die Einhaltung der rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen sichergestellt ist:

• Besteht eine Home-Office Vereinbarung? Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf Home-Office, deshalb sollte die beiderseitige Zustimmung in einer schriftlichen Vereinbarung festgehalten werden. Dies trifft in besonderem Maße auf die Regelungen der Arbeitsaufzeichnungen zu.
• Ist der Schutz der Daten nach DSGVO sichergestellt?
• Im Home-Office gilt das Arbeitszeitgesetz ebenso wie im Betrieb. Es gilt daher sicherzustellen, dass die tägliche Normarbeitszeit eingehalten wird. Auch die Pausen und Arbeitsunterbrechungen sind zu dokumentieren und in der Zeiterfassung festzuhalten.
• Legen Sie die Regeln fest, in welcher Art die Zeiterfassung im Home-Office erfolgt. Üblicherweise sind es drei Arten:
• Echtzeit-Zeiterfassung (Live): Der Mitarbeiter loggt sich zu Beginn der Arbeit ein, stoppt, wenn er eine Pause einlegt oder aus sonstigem Grund die Arbeit unterbricht und setzt die Aufzeichnung fort, wenn er wieder zu arbeiten anfängt.
• Gutschrift als bezahlte Nichtarbeitszeit: es werden nur Mehrarbeit und Überstunden erfasst, die tatsächlich geleistete Normarbeitszeit nicht.
• Nachträgliche Zeiterfassung: Der Mitarbeiter erfasst die Zeiten am Ende des Tages im Nachhinein.

Vorbeugung gegen Betrug

Leider lassen sich immer wieder "schwarze Schafe" finden, die Systeme nur zu ihrem Vorteil einsetzen.

Betrug bei der Arbeitszeit (© Elnur / fotolia.com)Ob es Arbeitgeber sind, die zu vergütende Mehrleistung oder Überstunden "unter den Tisch" fallen lassen, oder Arbeitnehmer, die ihre Arbeitszeit anders verbringen als im Arbeitsvertrag vorgesehen. So können Zeiterfassungssysteme helfen, Arbeitszeitbetrug (auf beiden Seiten) nachzuweisen.

Beispiele was möglich sein kann:

• Angabe falscher Arbeitszeiten
• Manipulation von Terminals, Stempeluhren. Software
• Privatfahrten werden als Dienstreisen deklariert
• führen von privaten Telefonen oder chatten während der Arbeitszeit

Für beide Seiten kann Arbeitszeitbetrug teuer werden. Für den Arbeitgeber durch Nachzahlungen und Bußgelde, für den Arbeitnehmer durch Verlust des Arbeitsplatzes.

Was moderne Systeme leisten sollten

Covid-19 und Home-Office sind die Treiber, die die Entwicklung von neuen Systemen pushen. Aus heutiger Sicht sollten moderne Systeme vor allem auf folgende Punkte den Fokus richten:

• Unterstützung individueller, vom Wochentag unabhängiger Arbeitszeitmodelle: Kombinierbarkeit verschiedener Voll- und Teilzeitmodelle, die vom Mitarbeiter selbst konfiguriert werden können.
• Definition eigener Arten der Arbeitszeit: Fehlzeiten, Urlaub, Krankenstand und andere Zeiten, in denen keine Leistungserbringung erfolgt. Können vom Arbeitgeber vorgegeben werden und sind üblicherweise vom Mitarbeiter zu ergänzen.
• Anlegen von unterschiedlichen Dienstplänen und Befüllung aus der Arbeitszeiterfassung.
• Berechnen der Mehr- und Überstunden.
• Anlegen unterschiedlicher Arbeitszeitregeln: Ruhepausen, Gleit- und Kernzeiten.
• Anlegen von automatischen Pausen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
• Abrechnen von Kurzarbeit: Besonders wegen Covid-19 von hoher Bedeutung. Erspart dem Arbeitgeber hohen Verwaltungsaufwand, durch automatisierte Berechnung der Arbeitszeiten für Kurzarbeit. Im Zweifel muss der Nachweis erbracht werden, dass es tatsächlich zu Arbeitsausfällen gekommen ist.

Fazit und Zusammenfassung

Zwar ist die gesetzliche Regelung einigermaßen klar, die Arbeitszeiten dürfen nicht nur, sie müssen erfasst werden, damit der Arbeitgeber eine Kontrolle darüber hat, ob die Normarbeitszeiten eingehalten werden. Unklar ist und offenbleibt, wie die Zeiterfassungssysteme künftig ausgestattet sein müssen, um den Anforderungen an die Beweislast zu genügen.

Klar ist, wenn auch die Mindestruhezeiten erfasst und überprüft werden müssen, ist nicht nur die tägliche Arbeitszeit zu erfassen, sondern tatsächlicher Beginn und das Ende. Umstritten ist, ob auch Pausen in die Aufzeichnung einfließen müssen.

Innerhalb dieser Vorgaben hat der Arbeitgeber die freie Wahl, jenes System einzusetzen, welches seinen Bedürfnissen und Gegebenheiten am meisten entgegenkommt. Dann ist er für die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben gut gerüstet, wenn die europäische Vorgabe in nationales Recht übergeführt wird.

Im Home-Office ändert sich die Führungskultur. Führung auf Distanz, andere Zielvorgaben, mehr Vertrauen, aber auch mehr Kontrolle, sind die Keypoints dazu. Reine Anwesenheit ist noch keine Leistung.

Mehr denn je müssen Führungskräfte dem Leistungswillen vertrauen, denn die reine Arbeitsaufzeichnung ist dazu kein Indikator. Eine Verbindung mit Systemen zur gleichzeitigen Messung der Produktivität wäre wahrscheinlich wünschenswert, rechtlich aber bedenklich.

Virtuelle Führung und neue Meeting Kultur, Feedback trotz Entfernung, regelmäßige Bewertungen trotz Distanz: Die Frage ist, wie vereinbar ist die "neue Zeit mit und nach Corona" mit der "alten" Unternehmenskultur. Kontrollzwang und mobiles Arbeiten sind meist diametrale Pole, die sich gerade im Bereich der Arbeitszeiterfassung zu veritablen Konfliktherden auswachsen können.

FAQ zur Arbeitszeiterfassung

Was versteht man unter Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung umfasst die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit von Arbeitnehmern. Die Erfassung kann manuell, z.B. durch Stundenzettel, oder elektronisch erfolgen. Die Arbeitszeiterfassung dient dazu, die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und tariflichen Regelungen zu überwachen und die Entlohnung der Arbeitnehmer zu gewährleisten.

Müssen Arbeitgeber eine Arbeitszeiterfassung führen?

Grundsätzlich müssen Arbeitgeber in Deutschland laut Arbeitszeitgesetz eine Arbeitszeiterfassung führen. Die Art der Erfassung ist jedoch nicht vorgeschrieben. Es gibt sowohl manuelle als auch elektronische Systeme, die genutzt werden können. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst wird, um die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze zu überwachen. § 16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG): "Der Arbeitgeber hat Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren."

Gibt es Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassungspflicht?

Ja, es gibt Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassungspflicht. Kleine Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern sowie leitende Angestellte sind von der Arbeitszeiterfassungspflicht ausgenommen. Auch bei bestimmten Tätigkeiten, wie zum Beispiel Vertrauensarbeitszeit, ist eine Arbeitszeiterfassung nicht erforderlich. § 17 ArbZG: "Die §§ 16 und 21 finden keine Anwendung auf leitende Angestellte im Sinne des § 5 Absatz 3 Betriebsverfassungsgesetz und auf Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Unternehmen mit in der Regel nicht mehr als zehn im Sinne des § 5 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz wahlberechtigten Arbeitnehmern, wenn keine tarifvertraglichen oder betrieblichen Regelungen zur Arbeitszeit bestehen."

Was sind die Folgen bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht?

Arbeitgeber, die gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht verstoßen, können mit Bußgeldern oder Geldstrafen belegt werden. Auch können Arbeitnehmer Anspruch auf Schadensersatz haben, wenn sie aufgrund fehlender Arbeitszeiterfassung nicht korrekt bezahlt wurden. Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter korrekt erfasst werden. § 23 Absatz 2 ArbZG: "Ordnungswidrigkeitshandlungen nach Absatz 1 können mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden."

Welche Vorteile bietet eine elektronische Arbeitszeiterfassung?

Eine elektronische Arbeitszeiterfassung bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Zum einen ist die Erfassung schneller und effizienter als eine manuelle Erfassung. Zum anderen können elektronische Systeme Arbeitszeitdaten automatisch verarbeiten und auswerten. Dadurch können Arbeitgeber zum Beispiel Überstunden oder Fehlzeiten schneller erkennen und entsprechend reagieren. Auch können elektronische Systeme den Arbeitsaufwand für die Personalabteilung verringern.

Welche Datenschutzbestimmungen müssen bei einer elektronischen Arbeitszeiterfassung beachtet werden?

Bei der elektronischen Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber die Datenschutzbestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeitdaten nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden und ausreichend geschützt sind. Auch müssen Arbeitnehmer über die Erfassung und Verarbeitung ihrer Daten informiert werden. § 26 BDSG: "Der Verantwortliche hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten."

Wie können Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten überwachen?

Arbeitnehmer können ihre Arbeitszeiten mithilfe von Stundenzetteln oder elektronischen Systemen überwachen. Auch haben Arbeitnehmer das Recht, ihre Arbeitszeitdaten einzusehen. Wenn Arbeitnehmer der Ansicht sind, dass ihre Arbeitszeiten nicht korrekt erfasst werden, können sie dies ihrem Arbeitgeber mitteilen. Auch können Arbeitnehmer bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht rechtliche Schritte einleiten. § 7 Arbeitszeitgesetz (ArbZG): "Der Arbeitgeber hat bei der Festlegung der Arbeitszeitwünsche der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer deren berechtigte Interessen zu berücksichtigen."