Dienstreise - richtig beantragen und abrechnen

Mobilität ist im Wirtschaftsleben das Schlagwort des Jahrtausends. Es liegt nicht gar so lange zurück, da ging eine Dienstreise tatsächlich gerade mal „ums Eck “. Heute geht sie um den ganzen Erdball und wieder zurück. Waren früher schon 1000 Km eine kleine Weltreise, geht es ab da gerade mal los. Die Globalisierung ändert viel und wirft Fragen auf: wo und wann fängt die Reise an, wo hört sie auf? Wie lange darf sie dauern? Wer bezahlt die Zeit? Lesen Sie in diesem Artikel eine Zusammenfassung, kurz und bündig.

Definition: Was gilt als Dienstreise?

Dienstreise (© jotily / fotolia.com)
Dienstreise (© jotily / fotolia.com)
Eine Dienstreise hat klare Definitionen:

  • es liegt ein beruflicher Grund vor
  • es ist eine Tätigkeit, die vorübergehend außerhalb der Arbeitsstätte (der ersten Tätigkeitsstätte) zu verrichten ist
  • sie wurde von einer dazu berechtigten Person angeordnet und genehmigt
  • es ist kein Dienstgang (bspw. kurze Strecke innerhalb des gleichen Stadtteils)

So klar und einfach das klingt, ist es nicht immer. Vor allem dann, wenn im Unternehmen die Durchführungsbestimmungen nicht klar geregelt sind. Das beginnt beim Transportmittel und endet mit Zeitgutschrift. Dazwischen tut sich eine breite Palette von Möglichkeiten auf, die zu Streitigkeiten führen und deshalb Anwälte und Gerichte bemühen. Eine Dienstreise ist aus verschiedenen Gesichtspunkten zu betrachten:

  • was ist versicherungsrechtlich zu beachten
  • wie ist die Vergütung geregelt
  • welche Regelungen gibt es hinsichtlich der Arbeitszeit

Dienstreise im Arbeitsrecht / Arbeitszeitgesetz

Im Normalfall zählen Reisen nicht zu den vertraglichen Hauptleistungspflichten von Arbeitnehmern. Davon ausgenommen sind einige Berufsgruppen wie Kraftfahrer oder Außendienstmitarbeiter. Diese beiden Gruppen stehen beispielhaft für alle, die ihre geschuldete Arbeitsleistung nicht ohne dauernde Reisetätigkeit erbringen können.

Laut Arbeitszeitgesetz ist Arbeitszeit der Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer die im Arbeitsvertrag festgelegte Arbeit auszuführen hat. Solange die Dienstreise in der festgelegten Arbeitszeit erfolgt, erübrigt sich jede Diskussion: das ist Arbeitszeit.

Jedem Arbeitnehmer steht im Anschluss an die Regelarbeitszeit eine 11 stündige Ruhepause zu. In diese kann auch eine Dienstreise fallen, vor allem wenn sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgt.

Ein explizites Gesetz, das Dienstreisen regelt existiert nicht. Allerdings kann in manchen Belangen eine Anlehnung an das Bundesreisekostengesetz (BRKG) helfen.

Fachanwalt.de-Tipp: Bei der Ausarbeitung der Dienstreisevorschriften sollte ein Fachanwalt für Arbeitsrecht beigezogen werden.

Ist Dienstreise Arbeitszeit?

In den letzten Jahren beschäftigten sich Behörden und Gerichte intensiv mit der Frage, ob eine dienstlich veranlasste Reise zur Arbeitszeit zählt und wann nicht. Wer zahlt die Kosten, wie werden Überstunden verrechnet?

Grundsätzlich ist eine Dienstreise keine Arbeitszeit. Tatsächlich kommt es auf den Auftrag an, der mit der Reise verbunden ist und mit welchen Verkehrsmitteln der Zielort erreicht wird. So kann die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln, der Ruhezeit lt. Arbeitszeitgesetz (§5 ArbZG) angerechnet werden.

Es sei denn, der Arbeitnehmer arbeitet während der Reise. Allerdings nicht freiwillig, sondern auf Anordnung. Dies kann die Vorbereitung auf eine Messe, einen Vortrag sein, das Studium von Unterlagen. Dann ist die Reise Arbeitszeit, weil der Dienstnehmer nicht frei über seine Zeit verfügen kann.

Ebenso ist eine Dienstreise Arbeitszeit, wenn mit einem PKW gefahren wird, denn der Dienstnehmer steuert. Er kann während dieser Zeit keine privaten Interessen verfolgen, sondern muss sich auf den Verkehr konzentrieren. Für eventuelle Beifahrer hingegen, ist das schon wieder Freizeit oder Ruhezeit.

Überstunden bei Dienstreisen

Alle Arbeitszeiten, die die Regelarbeitszeit übersteigen fallen unter Mehrarbeit oder Überstunden. Es gilt in dem Fall die konkrete Vereinbarung im Arbeits- oder Dienstvertrag.

Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise

 Genehmigt Stempel im Büro (© DOC RABE Media / fotolia.com)
Genehmigt Stempel im Büro (© DOC RABE Media / fotolia.com)
Wie das Genehmigungsverfahren innerbetrieblich geregelt ist, sollte Inhalt von Arbeitsverträgen und / oder Betriebsvereinbarungen sein. Geltende Grundsätze sind:

  • Form der Beantragung (schriftlich, elektronisch, mündlich)
  • bei wem ist der Antrag einzubringen und mit welcher Vorlaufzeit
  • welche Unterlagen sind dem Antrag beizufügen
  • Folgen einer nicht genehmigten Dienstreise

Abrechnung

Üblicherweise übernimmt die Kosten der Reise der Auftraggeber, Dienstgeber. Die konkreten Kosten werden in einer Reisekostenabrechnung aufgeschlüsselt.

Fahrtkosten und Beförderungsmittel ordnen sich den konkreten Bestimmungen des Arbeitsvertrages unter. In diesem wird zu regeln sein, welche Verkehrsmittel, für welche Reisen, in welcher Form benutzt werden dürfen (PKW, Bahn, Bus, Flug, Klasse).

Für Fahrten mit dem PKW des Dienstnehmers kommt im Regelfall das amtliche Kilometergeld zur Abrechnung. Werden diese Kosten nicht erstattet, kann sie der Dienstnehmer als Werbungskosten steuermindernd geltend machen.

Gehört das Fahrzeug zur Flotte des Arbeitgebers, sind die Kosten mittels Beleg nachzuweisen (Tanken, Service, etc.).

Tagegeld Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale richtet sich nach Reisedauer und Reiseland und kommt zum Tragen, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten nicht übernimmt. Es wird damit der Verpflegskostenmehraufwand geltend gemacht. Dabei handelt es sich nicht um einen Ersatz der Kosten, sondern nur um den Ausgleich des Mehraufwandes, der auf Geschäftsreisen entstehen kann. Seit der Reisekostenreform 2014 gelten folgende Pauschalregelungen, die bei allen Dienstreisen im Inland oder ins Ausland zum Tragen kommen:

  • Kleine Pauschale: Reisen über 8 bis 24 Stunden, sowie die An- und Abreise bei mehrtägigen Geschäftsreisen
  • Große Pauschale: für jeden vollen Abwesenheitstag über 24 Stunden

Die Verpflegungspauschale wird nur ausbezahlt, wenn der dienstliche Aufenthalt am gleichen Ort, die Dauer von drei Monaten nicht übersteigt. Dies trifft auch dann zu, wenn der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum immer wieder denselben Ort anfährt.

Reisekosten

Reisekosten werden in der Regel mit Abrechnungen nachgewiesen (vom Dienstgeber beigestellte Vordrucke), die die angefallen Kosten aufschlüsseln:

  • Transport
  • Übernachtung
  • Verpflegung
  • Nebenkosten

Alle entstandenen Kosten sind mit Belegen nachzuweisen.

Kilometerpauschale bei Dienstreise mit eigenem PKW

Seit der Reisereform 2014 ist auch die Kilometerpauschale gesetzlich normiert und gilt für PKW und motorgetriebene Fahrzeuge:

  • KFZ: 0,3 EUR pro gefahrenem Kilometer
  • Motorrad, Roller, Moped, Mofa: 0,2 EUR pro gefahrenem Kilometer

Übernachtung bei mehrtägiger Dienstreise

Übernachtungen im Inland werden durch die Übernachtungspauschale von EUR 20,-- pro Nacht abgegolten. Für den Mitarbeiter erfolgt die Auszahlung steuerfrei, für das Unternehmen fallen diese Kosten nicht unter Betriebsausgaben. Im Ausland gelten andere, unterschiedliche Pauschalen.

Die zweite Möglichkeit ist, dass der Arbeitgeber die vollen Kosten der Übernachtung übernimmt, die dann als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Für den Dienstnehmer fallen keine Abgaben (Lohnsteuer, Sozialversicherung) an.

Steuer / Steuererklärung

Falls der Arbeitgeber die Kosten nicht voll oder nur teilweise übernimmt, können für Dienstreisen die Mehrkosten an Verpflegung und Übernachtung, sowie Fahrtkosten im Wege des Steuerausgleichs geltend gemacht werden.

Fachanwalt.de-Tipp: Es kommt immer wieder zur Diskussion über sogenannte Bonusmeilen oder ähnliche Prämien, die der Dienstnehmer auf Reisen erwirbt. Diese „Vorteile aus Dienstreisen“ hat der Arbeitnehmer an den Dienstgeber abzutreten, wenn dieser es verlangt.



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