Dienstreise - richtig beantragen und abrechnen

Mobilität ist im Wirtschaftsleben das Schlagwort des Jahrtausends. Es liegt nicht gar so lange zurück, da ging eine Dienstreise tatsächlich gerade mal „ums Eck “. Heute geht sie um den ganzen Erdball und wieder zurück. Waren früher schon 1000 Km eine kleine Weltreise, geht es ab da gerade mal los. Die Globalisierung ändert viel und wirft Fragen auf: wo und wann fängt die Reise an, wo hört sie auf? Wie lange darf sie dauern? Wer bezahlt die Zeit? Lesen Sie in diesem Artikel eine Zusammenfassung, kurz und bündig.

Definition: Was gilt als Dienstreise?

Dienstreise (© jotily / fotolia.com)Eine Dienstreise hat klare Definitionen:

• es liegt ein beruflicher Grund vor
• es ist eine Tätigkeit, die vorübergehend außerhalb der Arbeitsstätte (der ersten Tätigkeitsstätte) zu verrichten ist
• sie wurde von einer dazu berechtigten Person angeordnet und genehmigt
• es ist kein Dienstgang (bspw. kurze Strecke innerhalb des gleichen Stadtteils)

So klar und einfach das klingt, ist es nicht immer. Vor allem dann, wenn im Unternehmen die Durchführungsbestimmungen nicht klar geregelt sind. Das beginnt beim Transportmittel und endet mit Zeitgutschrift. Dazwischen tut sich eine breite Palette von Möglichkeiten auf, die zu Streitigkeiten führen und deshalb Anwälte und Gerichte bemühen. Eine Dienstreise ist aus verschiedenen Gesichtspunkten zu betrachten:

• was ist versicherungsrechtlich zu beachten
• wie ist die Vergütung geregelt
• welche Regelungen gibt es hinsichtlich der Arbeitszeit

Dienstreise im Arbeitsrecht / Arbeitszeitgesetz

Im Normalfall zählen Reisen nicht zu den vertraglichen Hauptleistungspflichten von Arbeitnehmern. Davon ausgenommen sind einige Berufsgruppen wie Kraftfahrer oder Außendienstmitarbeiter. Diese beiden Gruppen stehen beispielhaft für alle, die ihre geschuldete Arbeitsleistung nicht ohne dauernde Reisetätigkeit erbringen können.

Laut Arbeitszeitgesetz ist Arbeitszeit der Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer die im Arbeitsvertrag festgelegte Arbeit auszuführen hat. Solange die Dienstreise in der festgelegten Arbeitszeit erfolgt, erübrigt sich jede Diskussion: das ist Arbeitszeit.

Jedem Arbeitnehmer steht im Anschluss an die Regelarbeitszeit eine 11 stündige Ruhepause zu. In diese kann auch eine Dienstreise fallen, vor allem wenn sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgt.

Ein explizites Gesetz, das Dienstreisen regelt existiert nicht. Allerdings kann in manchen Belangen eine Anlehnung an das Bundesreisekostengesetz (BRKG) helfen.

Ist Dienstreise Arbeitszeit?

In den letzten Jahren beschäftigten sich Behörden und Gerichte intensiv mit der Frage, ob eine dienstlich veranlasste Reise zur Arbeitszeit zählt und wann nicht. Wer zahlt die Kosten, wie werden Überstunden verrechnet?

Grundsätzlich ist eine Dienstreise keine Arbeitszeit. Tatsächlich kommt es auf den Auftrag an, der mit der Reise verbunden ist und mit welchen Verkehrsmitteln der Zielort erreicht wird. So kann die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln, der Ruhezeit lt. Arbeitszeitgesetz (§5 ArbZG) angerechnet werden.

Es sei denn, der Arbeitnehmer arbeitet während der Reise. Allerdings nicht freiwillig, sondern auf Anordnung. Dies kann die Vorbereitung auf eine Messe, einen Vortrag sein, das Studium von Unterlagen. Dann ist die Reise Arbeitszeit, weil der Dienstnehmer nicht frei über seine Zeit verfügen kann.

Ebenso ist eine Dienstreise Arbeitszeit, wenn mit einem PKW gefahren wird, denn der Dienstnehmer steuert. Er kann während dieser Zeit keine privaten Interessen verfolgen, sondern muss sich auf den Verkehr konzentrieren. Für eventuelle Beifahrer hingegen, ist das schon wieder Freizeit oder Ruhezeit.

Überstunden bei Dienstreisen

Alle Arbeitszeiten, die die Regelarbeitszeit übersteigen fallen unter Mehrarbeit oder Überstunden. Es gilt in dem Fall die konkrete Vereinbarung im Arbeits- oder Dienstvertrag.

Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise

Genehmigt Stempel im Büro (© DOC RABE Media / fotolia.com)Wie das Genehmigungsverfahren innerbetrieblich geregelt ist, sollte Inhalt von Arbeitsverträgen und / oder Betriebsvereinbarungen sein. Geltende Grundsätze sind:

• Form der Beantragung (schriftlich, elektronisch, mündlich)
• bei wem ist der Antrag einzubringen und mit welcher Vorlaufzeit
• welche Unterlagen sind dem Antrag beizufügen
• Folgen einer nicht genehmigten Dienstreise

Abrechnung

Üblicherweise übernimmt die Kosten der Reise der Auftraggeber, Dienstgeber. Die konkreten Kosten werden in einer Reisekostenabrechnung aufgeschlüsselt.

Fahrtkosten und Beförderungsmittel ordnen sich den konkreten Bestimmungen des Arbeitsvertrages unter. In diesem wird zu regeln sein, welche Verkehrsmittel, für welche Reisen, in welcher Form benutzt werden dürfen (PKW, Bahn, Bus, Flug, Klasse).

Für Fahrten mit dem PKW des Dienstnehmers kommt im Regelfall das amtliche Kilometergeld zur Abrechnung. Werden diese Kosten nicht erstattet, kann sie der Dienstnehmer als Werbungskosten steuermindernd geltend machen.

Gehört das Fahrzeug zur Flotte des Arbeitgebers, sind die Kosten mittels Beleg nachzuweisen (Tanken, Service, etc.).

Tagegeld Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale richtet sich nach Reisedauer und Reiseland und kommt zum Tragen, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten nicht übernimmt. Es wird damit der Verpflegskostenmehraufwand geltend gemacht. Dabei handelt es sich nicht um einen Ersatz der Kosten, sondern nur um den Ausgleich des Mehraufwandes, der auf Geschäftsreisen entstehen kann. Seit der Reisekostenreform 2014 gelten folgende Pauschalregelungen, die bei allen Dienstreisen im Inland oder ins Ausland zum Tragen kommen:

• Kleine Pauschale: Reisen über 8 bis 24 Stunden, sowie die An- und Abreise bei mehrtägigen Geschäftsreisen
• Große Pauschale: für jeden vollen Abwesenheitstag über 24 Stunden

Die Verpflegungspauschale wird nur ausbezahlt, wenn der dienstliche Aufenthalt am gleichen Ort, die Dauer von drei Monaten nicht übersteigt. Dies trifft auch dann zu, wenn der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum immer wieder denselben Ort anfährt.

Reisekosten

Reisekosten werden in der Regel mit Abrechnungen nachgewiesen (vom Dienstgeber beigestellte Vordrucke), die die angefallen Kosten aufschlüsseln:

• Transport
• Übernachtung
• Verpflegung
• Nebenkosten

Alle entstandenen Kosten sind mit Belegen nachzuweisen.

Kilometerpauschale bei Dienstreise mit eigenem PKW

Seit der Reisereform 2014 ist auch die Kilometerpauschale gesetzlich normiert und gilt für PKW und motorgetriebene Fahrzeuge:

• KFZ: 0,3 EUR pro gefahrenem Kilometer
• Motorrad, Roller, Moped, Mofa: 0,2 EUR pro gefahrenem Kilometer

Übernachtung bei mehrtägiger Dienstreise

Übernachtungen im Inland werden durch die Übernachtungspauschale von EUR 20,-- pro Nacht abgegolten. Für den Mitarbeiter erfolgt die Auszahlung steuerfrei, für das Unternehmen fallen diese Kosten nicht unter Betriebsausgaben. Im Ausland gelten andere, unterschiedliche Pauschalen.

Die zweite Möglichkeit ist, dass der Arbeitgeber die vollen Kosten der Übernachtung übernimmt, die dann als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Für den Dienstnehmer fallen keine Abgaben (Lohnsteuer, Sozialversicherung) an.

Steuer / Steuererklärung

Falls der Arbeitgeber die Kosten nicht voll oder nur teilweise übernimmt, können für Dienstreisen die Mehrkosten an Verpflegung und Übernachtung, sowie Fahrtkosten im Wege des Steuerausgleichs geltend gemacht werden.

Dienstreise - Häufige Fragen (FAQ)

Was ist eine Dienstreise und wie ist sie definiert?

Eine Dienstreise ist eine geschäftlich bedingte Reisetätigkeit, die außerhalb des üblichen Arbeitsortes stattfindet und im Auftrag des Arbeitgebers durchgeführt wird. Sie wird meist für Meetings, Kundenbesuche oder zur Teilnahme an Veranstaltungen unternommen.

Gemäß § 675 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) sind Dienstreisen ein Geschäftsbesorgungsvertrag, bei dem der Arbeitnehmer eine Dienstleistung für den Arbeitgeber erbringt. Der Arbeitnehmer ist dabei verpflichtet, die Weisungen des Arbeitgebers zu befolgen und die Interessen des Arbeitgebers zu wahren.

Beispiel: Ein Mitarbeiter wird von seinem Arbeitgeber auf eine Dienstreise geschickt, um an einer Konferenz teilzunehmen und dort das Unternehmen zu repräsentieren.

Welche Kosten werden bei einer Dienstreise erstattet?

Die Kostenerstattung bei Dienstreisen ist gesetzlich in § 670 BGB geregelt. Demnach hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen zu erstatten, die diesem bei der Ausführung der Dienstreise entstehen. Hierzu zählen z.B.:

• Reisekosten: Kosten für Beförderungsmittel (z.B. Flugzeug, Bahn, öffentliche Verkehrsmittel), Mietwagen oder Kilometergeld bei Nutzung des eigenen PKWs
• Unterkunft: Kosten für Hotel oder sonstige Übernachtungsmöglichkeiten
• Verpflegung: Pauschalen für Frühstück, Mittag- und Abendessen
• Nebenkosten: Telefonkosten, Internetzugang, Parkgebühren, etc.

Die genaue Höhe der Erstattungen richtet sich nach den betrieblichen Regelungen des Arbeitgebers oder einem anzuwendenden Tarifvertrag. Es ist daher wichtig, sich vor Antritt der Dienstreise über die geltenden Regelungen zu informieren.

Wie werden Dienstreisen arbeitszeitrechtlich behandelt?

Die Arbeitszeit während einer Dienstreise richtet sich nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Gemäß § 2 Abs. 1 ArbZG ist Arbeitszeit die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. Bei Dienstreisen zählt die reine Reisezeit in der Regel als Arbeitszeit, sofern sie während der üblichen Arbeitszeiten erfolgt.

Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit gelten in der Regel nicht als Arbeitszeit, es sei denn, der Arbeitgeber hat dies ausdrücklich angeordnet oder es besteht eine entsprechende Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag. Die Zeit, die für die eigentliche Arbeitstätigkeit während der Dienstreise aufgewendet wird, ist ebenfalls als Arbeitszeit anzusehen.

• Reisezeit innerhalb der Arbeitszeiten: zählt als Arbeitszeit
• Reisezeit außerhalb der Arbeitszeiten: zählt in der Regel nicht als Arbeitszeit, es sei denn, es gibt eine entsprechende Regelung oder Anordnung
• Arbeitstätigkeit während der Dienstreise: zählt als Arbeitszeit

Beispiel: Ein Arbeitnehmer reist während seiner üblichen Arbeitszeit zu einer Konferenz. Die Reisezeit sowie die Zeit, die er auf der Konferenz verbringt, zählen als Arbeitszeit.

Welche arbeitsrechtlichen Pflichten bestehen während einer Dienstreise?

Während einer Dienstreise hat der Arbeitnehmer bestimmte arbeitsrechtliche Pflichten gegenüber dem Arbeitgeber. Diese ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag, dem BGB, dem ArbZG und eventuellen betrieblichen Regelungen.

• Weisungsgebundenheit: Der Arbeitnehmer hat die Weisungen des Arbeitgebers zu befolgen und die Interessen des Arbeitgebers zu wahren (§ 611a BGB).
• Arbeitszeit: Der Arbeitnehmer hat die Arbeitszeiten einzuhalten, die im ArbZG, im Arbeitsvertrag oder in betrieblichen Regelungen festgelegt sind.
• Sorgfaltspflicht: Der Arbeitnehmer hat die ihm übertragenen Aufgaben sorgfältig auszuführen (§ 241 Abs. 2 BGB).
• Verschwiegenheitspflicht: Der Arbeitnehmer hat über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Stillschweigen zu bewahren (§ 17 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb).

Beispiel: Während einer Dienstreise ist ein Arbeitnehmer verpflichtet, die Anweisungen seines Arbeitgebers bezüglich der zu erledigenden Aufgaben zu befolgen und die vorgegebenen Arbeitszeiten einzuhalten.

Was passiert, wenn während einer Dienstreise ein Unfall geschieht?

Wenn während einer Dienstreise ein Arbeitsunfall geschieht, ist dieser grundsätzlich durch die gesetzliche Unfallversicherung abgedeckt. Dabei ist es wichtig, dass der Unfall im direkten Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit steht.

• Meldepflicht: Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, den Unfall unverzüglich seinem Arbeitgeber und der zuständigen Berufsgenossenschaft zu melden.
• Leistungen der Unfallversicherung: Die gesetzliche Unfallversicherung übernimmt die Kosten für Heilbehandlungen, Rehabilitation und gegebenenfalls Rentenleistungen.
• Arbeitgeberpflichten: Der Arbeitgeber hat den Unfall bei der Berufsgenossenschaft zu melden und für die korrekte Dokumentation zu sorgen.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat auf einer Dienstreise einen Verkehrsunfall während der Fahrt zu einem Kunden. Da der Unfall im Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit steht, ist er durch die gesetzliche Unfallversicherung abgedeckt.